General Affair Staff

Rincian Aktivitas: 1. Melakukan observasi dan pemetaan (asset mapping) terhadap infrastruktur dan aset fisik perusahaan, baik di area perkantoran (office) maupun lantai produksi, guna memahami klasifikasi dan tata cara registrasi aset (asset tagging). 2. Mempelajari standar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) internal, dilanjutkan dengan inspeksi lapangan untuk memvalidasi kelengkapan, posisi, dan visibilitas rambu peringatan bahaya (safety signage) di seluruh area operasional. 3. Mengkaji Standar Operasional Prosedur (SOP) terkait perawatan fasilitas (facility maintenance), termasuk memahami perbedaan antara perbaikan reaktif (corrective maintenance) dan perawatan pencegahan (preventive maintenance) pada utilitas gedung. 4. Mendampingi tim GA dalam pelaksanaan patroli fasilitas rutin untuk mengidentifikasi potensi bahaya (hazard identification), memastikan jalur evakuasi tidak terhalang, dan memverifikasi kelayakan fasilitas umum karyawan. 5. Mempelajari sistem pelaporan dan dokumentasi GA, khususnya tata cara merekapitulasi temuan anomali pada aset atau kekurangan elemen K3 ke dalam log perbaikan agar dapat ditindaklanjuti oleh teknisi. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu mengklasifikasikan jenis-jenis aset perusahaan dan menjelaskan alur pencatatan inventaris secara terstruktur. 2. Peserta terbukti mampu melakukan audit visual K3 dasar secara mandiri, dibuktikan dengan keberhasilan mengidentifikasi titik-titik area di pabrik atau kantor yang kekurangan rambu keselamatan (safety warning). 3. Peserta memahami alur koordinasi pelaporan perawatan fasilitas dari fase identifikasi kerusakan hingga proses pendelegasian tugas ke pihak pemeliharaan gedung (building maintenance).

Rincian Aktivitas: 1. Mengeksekusi proses audit fisik (Stock Opname) secara berkala terhadap seluruh inventaris Office Supplies (ATK) dan consumables (barang habis pakai) guna memastikan kesesuaian antara stok aktual di lapangan dengan data pencatatan sistem. 2. Melakukan uji kelayakan operasional (functionality check) terhadap utilitas gedung dan aset elektronik kantor (seperti mesin pendingin/AC, printer, proyektor, hingga dispenser) guna mengidentifikasi tingkat degradasi mesin atau potensi malfungsi. 3. Menganalisis temuan lapangan dari hasil pengecekan kelayakan, kemudian mengklasifikasikan tingkat kerusakan aset ke dalam skala prioritas untuk dimasukkan ke dalam log permintaan perbaikan (maintenance request log). 4. Memonitor rekam jejak distribusi dan tingkat konsumsi ATK dari masing-masing departemen untuk mengidentifikasi pola penggunaan, sebagai dasar acuan (baseline) efisiensi pengadaan bulan berikutnya. 5. Memutakhirkan basis data manajemen aset (Asset Management Database) dengan melakukan penandaan status (status tagging), memisahkan antara aset yang masih optimal, membutuhkan kalibrasi/servis, atau aset yang sudah layak afkir (disposal). Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mendemonstrasikan tingkat ketelitian yang tinggi dengan meminimalisasi diskrepansi (selisih data) antara jumlah stok fisik inventaris dan angka pada laporan sistem. 2. Peserta terbukti proaktif dalam mendeteksi aset utilitas yang mulai mengalami penurunan fungsi (degradasi) sebelum terjadi kerusakan total (breakdown), sehingga operasional karyawan tetap berjalan lancar. 3. Peserta berhasil merumuskan laporan hasil stock opname dan status kondisi aset secara terstruktur, yang siap digunakan sebagai rujukan data teknis oleh tim Procurement (Pengadaan) untuk pembelian barang.

Rincian Aktivitas: 1. Mengelola dan memvalidasi formulir Permintaan Pembelian (Purchase Request) yang masuk dari berbagai departemen spesifik untuk area perkantoran (office non-production), seperti infrastruktur IT (laptop, komputer, printer) hingga utilitas gedung (AC tambahan). 2. Menjalankan proses Vendor Sourcing (pencarian pemasok) dengan menyeleksi dan mengkurasi calon vendor atau kontraktor penyedia barang/jasa (termasuk vendor katering) berdasarkan legalitas, portofolio kerja, dan kapasitas pemenuhan (fulfillment capacity). 3. Menerbitkan dan mendistribusikan dokumen Request for Quotation (RFQ) kepada vendor terpilih untuk meminta rincian penawaran harga, spesifikasi teknis, serta garansi purnajual. 4. Menyusun matriks komparasi penawaran harga (Bid Comparison Matrix) yang membandingkan minimal 3 (tiga) vendor berbeda dengan mengacu pada parameter efisiensi biaya (cost efficiency), kualitas barang, dan Service Level Agreement (SLA). 5. Mengawal proses serah terima (handover) dan instalasi aset setelah pengiriman, serta memastikan vendor (seperti teknisi AC atau penyedia IT) menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan standar spesifikasi yang disepakati perusahaan. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang sukses merumuskan matriks komparasi vendor yang objektif dan komprehensif, memfasilitasi pihak manajemen dalam mengambil keputusan pengadaan yang paling efisien secara anggaran (cost-effective). 2. Peserta terbukti mampu melakukan negosiasi dasar dan mendapatkan minimal 3 (tiga) quotation valid untuk setiap proyek pengadaan utilitas office, memperluas basis data vendor potensial perusahaan. 3. Peserta berhasil memastikan lead time (waktu tunggu) proses pengadaan—mulai dari tahap penerbitan RFQ hingga kedatangan atau instalasi aset (seperti laptop atau AC)—terpenuhi sesuai dengan tenggat waktu (deadline) yang dibutuhkan oleh User.

Rincian Aktivitas: 1. Melakukan supervisi langsung di lapangan terhadap proses serah terima dan pengangkutan limbah perusahaan (domestik maupun sisa operasional) dari area Tempat Penyimpanan Sementara (TPS) oleh pihak ketiga (vendor transporter). 2. Mempersiapkan, memvalidasi, dan menerbitkan dokumen administratif logistik, khususnya Surat Jalan (Delivery Notes) atau Manifes Limbah, guna memastikan keakuratan pencatatan tonase/volume barang sebelum kendaraan diizinkan keluar dari fasilitas. 3. Menjalankan fungsi koordinasi silang (cross-functional coordination) antara pihak internal (tim operasional dan Security area) dengan pihak eksternal (vendor pengangkut) untuk mengatur jadwal ritase (scheduling) pengambilan limbah agar tidak mengganggu arus lalu lintas logistik utama. 4. Memonitor proses pengangkutan (loading) agar tetap mematuhi protokol Keselamatan, Kesehatan Kerja, dan Lingkungan (K3L), mencegah terjadinya tumpahan kotoran atau potensi pencemaran di area pabrik/kantor. 5. Mengelola tata kelola arsip (document control) untuk seluruh salinan Surat Jalan dan bukti timbang (weighbridge ticket) sebagai jejak audit (audit trail) dan dasar rekonsiliasi tagihan (invoice) dari vendor di akhir bulan. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang sukses memastikan proses pengangkutan limbah berjalan tepat waktu sesuai jadwal, mencegah terjadinya penumpukan kapasitas berlebih (overcapacity) di area penyimpanan sementara perusahaan. 2. Peserta mendemonstrasikan ketelitian administratif tingkat tinggi, terbukti dari tidak adanya diskrepansi (selisih data) antara dokumen Surat Jalan yang diterbitkan dengan laporan tonase dari pihak vendor. 3. Peserta menunjukkan kemampuan komunikasi operasional yang tegas dan taktis dalam mengkoordinasikan akses keluar-masuk kendaraan vendor dengan pihak Security, memastikan seluruh prosedur keamanan perusahaan dipatuhi.

Rincian Aktivitas: 1. Mengelola tata laksana mobilitas perusahaan (fleet management) dengan merencanakan, memvalidasi, dan mengatur jadwal penugasan pengemudi (driver) berdasarkan skala prioritas dan urgensi operasional dari berbagai departemen. 2. Mengkoordinasikan proses pemenuhan fasilitas perlengkapan kerja karyawan (employee entitlements), yang meliputi pengukuran, pencatatan, dan distribusi seragam perusahaan serta sepatu keselamatan (safety shoes) secara akurat sesuai matriks kebutuhan. 3. Mengelola registrasi dan dokumentasi visual identitas korporat, termasuk pemotretan dan pencetakan ID Card untuk karyawan baru atau penggantian kartu rusak, guna memastikan protokol keamanan akses gedung tetap terjaga. 4. Melaksanakan patroli audit visual 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke / Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) secara berkala di seluruh area perusahaan (perkantoran hingga area fasilitas umum) untuk mengontrol tingkat pengorganisasian tempat kerja. 5. Mendokumentasikan dan menganalisis temuan audit 5S serta log penggunaan armada ke dalam bentuk laporan evaluasi GA bulanan, kemudian berkoordinasi dengan kepala departemen terkait untuk menindaklanjuti area yang tingkat kerapian dan kepatuhannya menurun. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mendemonstrasikan kemampuan penjadwalan (dispatching) yang taktis, memastikan seluruh permintaan rute mobilitas driver terakomodasi tanpa adanya bentrok jadwal (overlapping) yang menghambat operasional perusahaan. 2. Peserta mencapai tingkat akurasi 100% dalam proses pencatatan dan distribusi seragam, sepatu, serta ID Card, tanpa adanya komplain terkait salah ukuran atau kesalahan data identitas karyawan. 3. Peserta sukses menjalankan fungsi pengawasan area kerja secara tegas, dibuktikan dengan kemampuan mengidentifikasi titik-titik pelanggaran 5S dan memberikan rekomendasi perbaikan visual (seperti penataan ulang barang atau pembersihan area) kepada departemen terkait.

Rincian Aktivitas: 1. Bertindak sebagai kontak garda terdepan (First Line of Contact) dalam layanan GA Helpdesk, memusatkan dan mencatat seluruh laporan keluhan operasional fasilitas (seperti AC bermasalah, utilitas air, hingga penerangan) dari seluruh departemen. 2. Melakukan klasifikasi insiden (triaging) dan menetapkan skala prioritas penanganan berdasarkan tingkat urgensi (misalnya: apakah kerusakan tersebut berdampak langsung pada keselamatan kerja atau berpotensi menghentikan lini produksi). 3. Mengeksekusi penanganan tahap awal (first-level troubleshooting) dengan melakukan inspeksi langsung ke lokasi kerusakan untuk memvalidasi kendala, serta melakukan perbaikan mandiri taktis jika insiden masih berada dalam kapasitas teknis GA. 4. Mengeskalasi dan mendelegasikan perbaikan tingkat lanjut kepada teknisi Maintenance internal atau vendor eksternal secara tanggap apabila kendala membutuhkan intervensi ahli (Subject Matter Expert). 5. Mengelola komunikasi berkesinambungan (Stakeholder Management) dengan karyawan pelapor, memberikan pembaruan status perbaikan secara transparan, hingga menutup tiket laporan (closing ticket) setelah kendala dipastikan tuntas 100%. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang berhasil merespons dan menindaklanjuti setiap keluhan operasional fasilitas sesuai dengan tenggat waktu atau Service Level Agreement (SLA) yang telah ditetapkan oleh manajemen. 2. Peserta mendemonstrasikan ketangkasan (agility) dan kemampuan problem-solving yang tinggi di lapangan, terbukti dari mampunya memilah mana kendala yang bisa diselesaikan secara mandiri dan mana yang wajib dieskalasi dengan cepat. 3. Peserta mampu menjaga tingkat kepuasan karyawan (internal customer satisfaction) melalui gaya komunikasi yang empatik, profesional, dan responsif selama proses perbaikan kendala berlangsung.