Human Resource Staff

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari struktur hierarki organisasi perusahaan dan memahami alur proses bisnis di departemen Human Resources (HR), mulai dari perencanaan tenaga kerja hingga program pengenalan (onboarding) karyawan baru. 2. Membedah teori dan prosedur audit kehadiran (attendance audit), termasuk pemahaman mengenai regulasi jam kerja, manajemen cuti, kedisiplinan, serta dampaknya terhadap siklus operasional dan kepersonaliaan. 3. Mengobservasi dan mengkaji fungsi dasar Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS) yang digunakan perusahaan dalam mengelola sentralisasi data karyawan, rekapitulasi waktu kerja, dan digitalisasi administrasi. 4. Mempelajari tahapan siklus rekrutmen (recruitment pipeline), mulai dari teknik penyaringan profil (CV screening), parameter seleksi, hingga metode wawancara awal (pre-talk screening) untuk menyaring kecocokan kompetensi kandidat. 5. Mengkaji alur program pelatihan (training) dan pengembangan kompetensi karyawan, termasuk observasi tentang bagaimana tim HR mengkoordinasikan jadwal pelatihan dan mengidentifikasi kebutuhan peningkatan keahlian di berbagai departemen. • Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menguraikan kembali siklus rekrutmen secara komprehensif, dari tahapan screening hingga onboarding, sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) perusahaan. 2. Peserta memahami dan dapat menjelaskan fungsi menu/fitur utama di dalam platform HRIS perusahaan, serta mengerti korelasinya dengan manajemen audit kehadiran karyawan. 3. Peserta berhasil menjelaskan teori dasar manajemen kepersonaliaan, termasuk alur koordinasi training dan regulasi dasar absensi, tanpa adanya miskonsepsi (kesalahan pemahaman).

Rincian Aktivitas: 1. Mengoperasikan modul Time and Attendance pada platform Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS) untuk memantau, mengekstrak, dan memvalidasi data presensi harian karyawan. 2. Melakukan proses verifikasi terhadap pengajuan ketidakhadiran (seperti cuti tahunan, izin sakit, atau cuti khusus) melalui portal HRIS, memastikan bahwa setiap persetujuan (approval) sesuai dengan sisa kuota dan regulasi ketenagakerjaan perusahaan. 3. Menganalisis dan mengidentifikasi anomali data presensi (contoh: missed punch/lupa absen, rekam waktu tidak valid, atau jadwal shift yang bentrok) dan melakukan investigasi awal sebelum melakukan penyesuaian sistem. 4. Melaksanakan proses rekonsiliasi data kehadiran menjelang periode cut-off dengan melakukan pengecekan silang (cross-check) antara sistem HRIS dan bukti pendukung (surat keterangan dokter, formulir lembur terotorisasi) agar data siap untuk proses administrasi selanjutnya. 5. Menarik data mentah (raw data) dari dashboard HRIS untuk merumuskan draf laporan analitik mengenai tingkat kehadiran (attendance rate) atau tingkat absenteisme yang akan dievaluasi oleh supervisor HR. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mendemonstrasikan kelancaran navigasi teknis dalam memproses data di dalam sistem HRIS, secara spesifik pada modul kehadiran dan cuti. 2. Peserta terbukti mampu mendeteksi anomali data kehadiran dan berhasil melakukan rekonsiliasi menjelang periode cut-off dengan tingkat akurasi tinggi (bebas dari kesalahan input/human error). 3. Peserta sukses merangkum tarikan data sistem menjadi sebuah draf laporan absensi yang terstruktur dan mudah dibaca oleh manajemen operasional.

Rincian Aktivitas: 1. Mengelola dan memutakhirkan (update) basis data kepersonaliaan (HR Database) dengan melakukan rekam data terstruktur atas informasi demografis, data diri, dan dokumen administratif karyawan ke dalam sistem secara akurat. 2. Mengeksekusi proses finalisasi dan validasi akhir data kehadiran harian seluruh karyawan, memastikan tidak ada diskrepansi (selisih) atau anomali data sebelum beranjak ke tahapan persiapan penggajian (payroll preparation). 3. Mengkoordinasikan administrasi benefit konsumsi karyawan dengan mengkalkulasi dan mengeksekusi pemesanan makan harian yang disesuaikan secara presisi dengan jumlah aktual kehadiran fisik di lapangan. 4. Bertindak sebagai narahubung internal untuk memfasilitasi komunikasi operasional dengan pihak vendor katering, termasuk melakukan rekonsiliasi data pesanan harian dengan tagihan bulanan (invoice) guna mengontrol kesesuaian anggaran. 5. Menjalankan fungsi tata kelola pengarsipan (filing management) secara fisik maupun digital untuk dokumen personal karyawan, memastikan seluruh berkas terklasifikasi rapi dengan menjunjung tinggi prinsip kerahasiaan data pribadi. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang berhasil mengeksekusi sinkronisasi data kehadiran aktual dengan pesanan benefit konsumsi (katering) secara presisi, meminimalisasi pemborosan anggaran atau risiko kekurangan jatah makan karyawan. 2. Peserta mendemonstrasikan tingkat akurasi yang tinggi (minim human error) dalam melakukan pemutakhiran basis data profil karyawan, sekaligus mematuhi protokol kerahasiaan informasi perusahaan. 3. Peserta mampu mengorganisir tata kelola pengarsipan berkas kepersonaliaan menjadi sistem yang terstruktur, sehingga waktu pencarian kembali dokumen (retrievability) menjadi lebih cepat dan efisien saat dibutuhkan oleh manajemen.

Rincian Aktivitas: 1. Mengelola strategi sourcing kandidat dengan merancang dan mempublikasikan iklan lowongan kerja (job posting) di berbagai portal rekrutmen, bursa kerja, atau mitra institusi pendidikan sesuai dengan spesifikasi kebutuhan User. 2. Mengeksekusi tahapan penyaringan profil (CV screening) secara komprehensif, mencocokkan latar belakang pendidikan, pengalaman, dan keahlian pelamar dengan matriks kualifikasi yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Melakukan wawancara tahap awal (pre-talk screening / phone screening) guna memvalidasi motivasi kerja, ekspektasi, dan ketersediaan kandidat, serta mengkoordinasikan penjadwalan wawancara lanjutan dengan User atau Manajer HR. 4. Memfasilitasi jalannya tahapan seleksi teknis atau psikotes dasar (jika diperlukan), sekaligus memverifikasi keabsahan dokumen persyaratan administratif kandidat yang diproyeksikan masuk ke tahap penawaran kerja (offering). 5. Menjalankan prosedur onboarding secara terstruktur bagi karyawan baru, yang meliputi presentasi pengenalan profil perusahaan, orientasi kebijakan HR (termasuk absensi dan tata tertib), hingga proses serah terima karyawan ke departemen terkait. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menghasilkan daftar pendek (shortlist) kandidat yang relevan dan berkualitas, dibuktikan dengan tingginya persentase kecocokan profil kandidat yang direkomendasikan untuk maju ke tahap wawancara User. 2. Peserta mendemonstrasikan keluwesan komunikasi dan etika profesional yang tinggi saat menjadi representasi perusahaan (HR) dalam menghubungi kandidat melalui sesi pre-talk maupun korespodensi penjadwalan. 3. Peserta sukses mengeksekusi sesi onboarding secara mandiri, informatif, dan komunikatif, sehingga karyawan baru dapat memahami regulasi dasar perusahaan dan operasional HRIS dengan cepat.

Rincian Aktivitas: 1. Membantu tahapan awal Training Need Analysis (TNA) dengan mengumpulkan data permintaan pelatihan dari berbagai departemen guna mengidentifikasi celah kompetensi (competency gap) karyawan. 2. Berkoordinasi dengan Trainer (baik internal Subject Matter Expert maupun vendor eksternal) terkait penentuan silabus, penyusunan materi presentasi, dan kesesuaian target pembelajaran dengan kebutuhan perusahaan. 3. Mengelola tata laksana operasional (training logistics) pelaksanaan program pelatihan, meliputi penjadwalan undangan kalender, persiapan fasilitas (ruangan/proyektor/zoom link), absensi peserta, hingga penyediaan modul cetak/digital. 4. Mengukur efektivitas program pelatihan melalui pengumpulan dan rekapitulasi data hasil Pre-test dan Post-test, serta menyebarkan formulir umpan balik (feedback/satisfaction form) kepada peserta. 5. Melakukan pemutakhiran matriks pelatihan (Training Matrix) di dalam basis data HRIS untuk mendokumentasikan riwayat pengembangan kompetensi setiap karyawan dan memastikan pemenuhan target jam pelatihan bulanan. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang berhasil memfasilitasi jalannya agenda pelatihan end-to-end secara terstruktur, dibuktikan dengan kelancaran koordinasi bersama Trainer dan kelengkapan fasilitas operasional. 2. Peserta terbukti mampu menyusun draf laporan evaluasi pasca-pelatihan (berdasarkan data pre-test/post-test dan kuesioner) untuk mengukur tingkat kepuasan serta peningkatan pemahaman materi para peserta. 3. Peserta mendemonstrasikan kedisiplinan dan akurasi tinggi dalam mengarsipkan dokumen riwayat pelatihan karyawan ke dalam sistem Training Matrix perusahaan tanpa ada data yang tertinggal.

Rincian Aktivitas: 1. Melaksanakan tahapan penggalian informasi (requirement gathering) dengan mewawancarai User (Kepala Departemen terkait) guna memahami urgensi, latar belakang, serta beban kerja dari posisi baru yang akan dibentuk. 2. Melakukan riset pasar tenaga kerja (external benchmarking) untuk membandingkan standar tugas, tanggung jawab, dan kualifikasi posisi serupa di industri agar struktur jabatan tetap relevan dan kompetitif. 3. Menganalisis dan memetakan matriks kompetensi jabatan (KSA: Knowledge, Skills, Abilities) yang mutlak dibutuhkan kandidat untuk dapat menjalankan fungsionalitas posisi baru tersebut secara optimal. 4. Merumuskan dan merancang draf Job Description (Uraian Tugas) serta Job Specification (Kualifikasi Jabatan) ke dalam format dokumen baku HR perusahaan secara mendetail dan terstruktur. 5. Mempresentasikan draf Job Analysis kepada Manajer HR dan User untuk proses validasi, revisi, dan persetujuan akhir (final approval) sebelum dokumen tersebut diintegrasikan sebagai pedoman pembukaan lowongan kerja (Job Posting). Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang berhasil memproduksi dokumen Job Description dan Job Specification yang komprehensif, terstandarisasi, dan tervalidasi oleh User serta manajemen HR. 2. Peserta mendemonstrasikan ketajaman analitis dan komunikasi asertif saat menggali kebutuhan bisnis dari kepala departemen guna mendefinisikan ruang lingkup posisi baru. 3. Draf analisis jabatan yang disusun terbukti aplikatif dan siap digunakan sebagai landasan fundamental (blueprint) untuk proses rekrutmen atau penyusunan Key Performance Indicator (KPI) kandidat di masa mendatang.