Tenaga Pengelola Dokumen

Mempelajari pedoman Tata Naskah Dinas dan aturan kearsipan di lingkungan Ditjen Sumber Daya Air Kementerian PU, termasuk struktur kode klasifikasi surat dinas dan alur disposisi pimpinan. Peserta magang diajarkan tata cara pencatatan harian pada buku agenda/master spreadsheet registrasi surat masuk dan surat keluar, memeriksa kelengkapan lembar disposisi, serta mempraktikkan alur pendistribusian salinan surat ke unit kerja terkait di BWS Sumatera VII Bengkulu secara tertib.

Melakukan pemindaian (scanning) fisik dokumen administrasi dan laporan teknis kegiatan keairan (seperti nota dinas, surat keputusan, laporan kemajuan fisik, dan surat masuk/keluar). Peserta magang mempelajari serta menerapkan standar penamaan file (naming convention) berbasis tanggal, kode klasifikasi, dan perihal surat, kemudian mengunggah berkas terdigitalisasi ke dalam direktori penyimpanan digital (cloud/folder storage) instansi agar tersusun sistematis dan mudah diakses.

Melakukan pemantauan dan pengisian lembar kendali/matriks tracking status surat disposisi di lingkungan BWS Sumatera VII Bengkulu. Peserta magang mengidentifikasi alur dan posisi berkas yang sedang diproses di tiap subbagian/seksi, mencatat tanggal penyelesaian tindak lanjut surat, serta memverifikasi kelengkapan berkas lampiran pendukung sebelum dokumen akhir disimpan ke dalam basis data kearsipan.

Mempelajari tata kelola ruang penyimpanan arsip fisik (depo arsip) dan melakukan pemilahan berkas sesuai seksi atau jenis kegiatan. Peserta magang melabeli map, odner, dan boks arsip menggunakan kode klasifikasi kearsipan resmi, menata posisi boks pada rak arsip sesuai nomor urut dan tahun, serta memisahkan dokumen berkategori aktif dan inaktif agar tata letak fisik arsip di depo menjadi rapi dan terorganisir.

Mengolah dan mendata inventaris berkas inaktif ke dalam spreadsheet untuk menyusun draf Daftar Pertelaan Arsip (DPA). Peserta magang melakukan pemutakhiran (updating) basis data kearsipan digital, mencocokkan ketersediaan fisik berkas terhadap daftar inventaris, serta melakukan uji coba pencarian kembali (retrieval) berkas fisik maupun digital guna memastikan dokumen dapat ditemukan dalam waktu singkat saat dibutuhkan oleh unit kerja.

Mengulas kembali seluruh hasil penataan dokumen yang telah dikerjakan selama 6 bulan untuk memastikan tidak ada berkas yang salah tempat atau belum terdata. Peserta magang menyusun petunjuk ringkas (quick guide) pencarian dokumen digital bagi staf internal, menyusun laporan rekapitulasi kegiatan magang, serta memproses serah terima (handover) seluruh basis data dan kearsipan kepada mentor pembimbing di BWS Sumatera VII Bengkulu.