Pengadministrasi Pengadaan Barang dan Jasa

Pengenalan lingkungan kerja, tata tertib, keselamatan kerja, kerahasiaan dokumen, integritas, anti konflik kepentingan, serta komunikasi dengan mentor dan unit kerja.

Mempelajari alur identifikasi kebutuhan, rencana kebutuhan, prioritas, spesifikasi awal, serta hubungan kebutuhan dengan anggaran dan rencana pengadaan.

Latihan pencarian produk, pencatatan informasi produk, penyusunan rekap perbandingan, dokumentasi proses, dan pengarsipan bukti transaksi sesuai kewenangan.

Memahami unsur administrasi kontrak/surat pesanan, para pihak, nilai, jangka waktu, ruang lingkup, ketentuan pembayaran, jaminan, dan dokumen terkait.

Membuat dan memperbarui database penyedia, daftar paket, histori transaksi, status kontrak, dan dokumen pendukung secara tertib.

Peserta menangani administrasi satu paket simulasi/riil secara menyeluruh mulai dari identifikasi dokumen, register, monitoring proses, kontrak, serah terima, hingga pengarsipan.

Memahami tujuan, prinsip, etika, pelaku PBJP, jenis pengadaan, sumber pembiayaan, serta alur umum proses pengadaan.

Memahami data yang diperlukan untuk RUP, melakukan pengecekan kelengkapan data, serta membantu penyusunan dan pemutakhiran administrasi RUP sesuai arahan pejabat terkait.

Membantu menyiapkan, mengelompokkan, dan memeriksa kelengkapan dokumen proses pemilihan penyedia serta membuat daftar monitoring tahapan.

Membuat monitoring jadwal, progres, korespondensi, perubahan dokumen, pemenuhan kewajiban penyedia, dan status administrasi kontrak.

Mengolah data menjadi rekap bulanan, monitoring progres, daftar kontrak, status pembayaran, dan dashboard sederhana menggunakan Excel/Spreadsheet.

Menyusun draft alur kerja, checklist kelengkapan, daftar kontrol dokumen, dan format monitoring yang dapat digunakan unit kerja.

Mempelajari kerangka regulasi PBJP, termasuk Perpres 16/2018 sebagaimana telah diubah terakhir dengan Perpres 46/2025, kebijakan LKPP, serta SOP internal instansi.

Latihan mengidentifikasi kelengkapan KAK/spesifikasi teknis, volume, output, jadwal, persyaratan mutu, dan dokumen pendukung tanpa mengambil keputusan yang menjadi kewenangan pejabat pengadaan.

Mengenali dokumen legalitas, administrasi, teknis, harga, profil penyedia, dan dokumen pendukung lain serta melakukan checklist kelengkapan.

Mempelajari dokumen pemeriksaan, BAST, checklist kesesuaian, bukti penerimaan, dokumentasi pekerjaan, dan alur penyelesaian administrasi.

Mengidentifikasi risiko ketidaklengkapan dokumen, keterlambatan, kesalahan data, konflik dokumen, serta menyusun checklist pengendalian dan tindak lanjut.

Mengerjakan proyek administrasi PBJ yang ditetapkan mentor, mengolah data, menyusun dokumen pendukung, dan melakukan perbaikan berdasarkan evaluasi.

Mengenali surat permintaan, nota dinas, dokumen perencanaan, spesifikasi/KAK, HPS, dokumen pemilihan, kontrak, berita acara, dan dokumen pembayaran.

Mempelajari struktur HPS, sumber data harga, bukti survei/penawaran, dokumentasi pembanding, dan penyusunan tabel data harga untuk kebutuhan administrasi.

Membuat register paket, nomor dokumen, tanggal proses, status, PIC, dan tindak lanjut untuk mendukung pengendalian administrasi.

Mengecek kelengkapan administrasi tagihan berdasarkan dokumen pendukung, kontrak, BAST, faktur, kuitansi, dan dokumen lain sesuai SOP instansi.

Melakukan penelusuran satu paket pengadaan dari perencanaan sampai pembayaran dan memastikan hubungan antar-dokumen dapat dibuktikan.

Menyusun laporan akhir, daftar output, dokumentasi pekerjaan, lesson learned, rekomendasi perbaikan administrasi, dan serah terima hasil kepada mentor.

Latihan Word, Excel/Spreadsheet, pengelolaan folder, penamaan file, input data, tabel monitoring, serta pengendalian versi dokumen.

Membuat checklist kelengkapan dokumen, daftar kekurangan, status tindak lanjut, dan rekap kesiapan paket pengadaan.

Menata dokumen kontrak sampai pembayaran secara sistematis agar mudah ditelusuri untuk monitoring, audit, dan pertanggungjawaban.

Melakukan pencatatan, pengelompokan, pemberkasan, penyimpanan fisik/digital, dan penelusuran dokumen pengadaan di bawah supervisi mentor.