Asisten Arsiparis Biro Sumber Daya Manusia dan Organisasi Kementerian Koordinator Bidang Pangan

Memahami fungsi arsip, alur dokumen, dan prosedur kerja unit kearsipan. Materi: - Pengertian, fungsi, dan jenis arsip. - Pengenalan arsip dinamis aktif, inaktif, dan arsip statis. - Pengenalan SOP, tata naskah dinas, dan alur surat masuk/keluar. - Etika kerja, kerahasiaan, serta keamanan informasi.

Mampu mengelompokkan dan menata arsip berdasarkan pedoman instansi. Materi: - Penerimaan dan pemeriksaan kelengkapan dokumen. - Pencatatan nomor, tanggal, asal, perihal, dan lokasi arsip. - Klasifikasi berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi. - Pengindeksan, pemberian kode, pelabelan, dan penyusunan berkas. - Penataan fisik arsip serta pengisian daftar arsip.

Memahami pengelolaan penyimpanan dan mampu menemukan kembali arsip secara efisien. Materi: - Sistem penyimpanan berdasarkan klasifikasi dan indeks. - Penempatan arsip dalam folder, boks, lemari, atau ruang arsip. - Pencatatan lokasi penyimpanan. - Peminjaman, pengembalian, dan pelacakan arsip. - Pengenalan arsip vital dan pengendalian akses.

Mampu membantu digitalisasi arsip serta mengelola file digital secara tertib. Materi: - Persiapan dokumen untuk pemindaian. - Pemindaian, pemeriksaan keterbacaan, dan penamaan file. - Pengisian metadata dan pengelompokan folder digital. - Pengendalian versi, pencadangan, dan penyimpanan file. - Pengenalan aplikasi pengelolaan arsip elektronik, termasuk SRIKANDI jika digunakan instansi.

Memahami perlindungan arsip dan membantu proses pengelolaan siklus hidup arsip sesuai kewenangan. Materi: - Penanganan arsip fisik secara aman. - Pengenalan faktor kerusakan dan kondisi ruang penyimpanan. - Pengamanan informasi, pembatasan akses, dan kerahasiaan data. - Pengenalan Jadwal Retensi Arsip (JRA). - Identifikasi arsip yang memasuki masa retensi dan penyusunan daftar usulan penyusutan.

Mengintegrasikan kompetensi kearsipan dalam proyek kerja yang dapat dievaluasi. Materi: - Layanan permintaan dan penelusuran arsip. - Penyusunan laporan kegiatan dan rekapitulasi data. - Pemeriksaan kelengkapan dan konsistensi inventaris. - Evaluasi kendala dan usulan perbaikan alur kerja. - Presentasi hasil magang.