Arsiparis Terampil

Peserta mampu melakukan alih media arsip fisik ke format digital, pemberian metadata, dan mengoperasikan aplikasi kearsipan instansi. Materi Pokok: Standar operasional alih media (scanning): Resolusi (DPI), format file (PDF/Searchable PDF), dan kelayakan fisik dokumen. Pembentukan standar penamaan file (Naming Convention) dan pengisian metadata. Pengenalan dan pengoperasian Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (misalnya SRIKANDI atau e-Arsip lokal). Keamanan data dan hak akses dokumen digital.

Peserta mampu menjalankan prosedur pelayanan peminjaman arsip fisik/digital secara cepat, tepat, dan aman. Materi Pokok: Prosedur dan etika pelayanan peminjaman arsip dinamis. Penggunaan sarana peminjaman: Formulir/Lembar Peminjaman Arsip dan Outslip (kartu pengganti arsip). Teknik pencarian cepat (Retrieval) menggunakan Daftar Arsip dan Sistem Aplikasi. Pengawasan masa pinjam, pengembalian, serta menjaga kerahasiaan informasi arsip.

Peserta memahami konsep retensi arsip, identifikasi arsip yang habis masa simpan, serta penyiapan proses penyusutan arsip. Materi Pokok: Pengenalan Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan Sistem Klasifikasi Keamanan & Hak Akses Arsip (SKKAD). Prosedur penyusutan arsip: Pemindahan, Pemusnahan, dan Penyerahan Arsip. Identifikasi dan verifikasi arsip usul musnah vs. arsip nilai guna permanen (usul serah). Penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah dan Daftar Arsip Usul Serah.

Tata Naskah Dinas & Kode Klasifikasi: Pemahaman regulasi tata naskah dinas, jenis-jenis surat dinas, penentuan indeks, dan pemberian kode klasifikasi kearsipan. Registrasi & Pencatatan Surat: Prosedur penerimaan, pencatatan surat masuk/keluar pada buku agenda/lembar disposisi/aplikasi, serta pengoperasian prosedur pendistribusian. Melakukan verifikasi kelengkapan naskah dinas. Mengisi Lembar Disposisi dan mencatat transaksi surat pada registrasi harian. Mendistribusikan naskah dinas ke unit kerja tujuan.

Peserta mampu melakukan pengelompokan, penataan fisik, dan penyusunan instrumen penemuan kembali untuk arsip aktif di unit kerja/unit pengolah. Prinsip dasar pemberkasan (Filing System): Asas Asal-Usul (Principle of Provenance) dan Asas Keutuhan Aturan Asli (Principle of Original Order). Teknik penataan berkas berbasis Sistem Masalah (Subject Classification). Penggunaan sarana pemberkasan: folder, hanging folder, guide (sekat primer, sekunder, tersier), dan filing cabinet. Teknik pembuatan Daftar Arsip Aktif.

Peserta mampu mengelola arsip yang frekuensi pengunaannya telah menurun (inaktif), menata ruang simpan, dan membuat sarana penemuan kembali. Kriteria dan prosedur pemindahan arsip aktif menjadi arsip inaktif. Teknik penataan berkas ke dalam boks arsip dan pelabelan boks. Manajemen tata ruang simpan arsip inaktif (Record Center): Pengaturan rak, lemari, baris, dan boks. Penyusunan Daftar Arsip Inaktif (DAI) dan Peta Lokasi Simpan.