Pengelola Arsip dan Perpustakaan

Peserta magang memahami pengertian, tujuan, prinsip, tahapan, dan manfaat penyusutan arsip dalam pengelolaan kearsipan.

Peserta magang mendata arsip yang telah memenuhi atau mendekati masa retensi berdasarkan jenis, tahun, volume, kondisi, dan lokasi penyimpanan.

Peserta magang mempelajari nilai guna arsip dan melakukan penilaian terhadap arsip yang telah mencapai masa retensi.

Peserta magang mempelajari dan membantu proses pemindahan arsip yang telah memasuki masa inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan.

Peserta magang mengidentifikasi arsip yang telah habis masa retensinya berdasarkan JRA untuk dilakukan proses lebih lanjut.

Peserta magang melaksanakan simulasi/pendampingan penyusutan arsip mulai dari identifikasi, pemeriksaan JRA, penilaian, verifikasi, sampai penyusunan daftar arsip.

Peserta magang mempelajari ketentuan dan kebijakan yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip serta kewenangan dalam proses penyusutan.

Peserta magang mengelompokkan arsip berdasarkan kode klasifikasi dan ketentuan retensi yang tercantum dalam JRA.

Peserta magang mengidentifikasi arsip yang masih memiliki nilai administrasi, hukum, keuangan, informasi, penelitian, atau nilai guna lainnya.

Peserta magang melakukan penataan arsip ke dalam boks arsip berdasarkan klasifikasi dan urutan yang telah ditetapkan.

Peserta magang memeriksa kembali kelengkapan, kesesuaian JRA, nilai guna, dan status arsip sebelum diusulkan untuk dimusnahkan atau ditetapkan sesuai ketentuan.

Membantu menyiapkan dokumen dan daftar pendukung kegiatan penyusutan sesuai prosedur yang berlaku.

Peserta magang mempelajari JRA, jenis arsip, jangka waktu simpan, masa aktif, masa inaktif, dan keterangan akhir arsip.

Peserta magang membandingkan usia arsip dengan ketentuan JRA untuk menentukan status retensi arsip.

Peserta magang melakukan pemeriksaan kesesuaian antara arsip fisik, daftar arsip, kode klasifikasi, tahun, dan ketentuan retensi.

Peserta magang memberikan label, nomor boks, kode, tahun, dan informasi lainnya untuk memudahkan pengendalian serta temu kembali arsip.

Peserta magang membantu menyusun daftar arsip yang telah memenuhi persyaratan untuk diusulkan dalam proses pemusnahan.

Peserta magang mengevaluasi hasil kegiatan, ketepatan identifikasi, kesesuaian dengan JRA, kerapian administrasi, dan kendala yang ditemukan.

Peserta magang melakukan identifikasi awal terhadap arsip berdasarkan tahun, jenis arsip, kegiatan, kode klasifikasi, dan kondisi arsip.

Peserta magang menyusun daftar arsip yang telah diperiksa sebagai dasar proses penyusutan lebih lanjut.

Peserta magang membantu menyusun daftar arsip yang berdasarkan hasil pemeriksaan dapat diusulkan untuk dipindahkan atau diproses sesuai ketentuan.

Peserta magang membuat dan memperbarui daftar arsip inaktif sesuai hasil pemindahan dan penataan.

Peserta magang melakukan dokumentasi kegiatan, pencatatan volume arsip, kondisi arsip, serta administrasi pendukung kegiatan penyusutan.

Menyusun laporan hasil kegiatan penyusutan arsip selama enam bulan, termasuk capaian, volume arsip, kendala, dan rekomendasi.

Peserta magang mempresentasikan hasil magang dalam kegiatan penyusutan arsip.