Penata Layanan Operasional Bagian PBJ

Mengenal fungsi pengadaan barang/jasa dalam mendukung kegiatan kantor dan pelatihan, serta gambaran umum proses pengadaan.

Mempelajari cara kebutuhan barang/jasa diidentifikasi berdasarkan kegiatan kantor atau pelatihan, termasuk jumlah, fungsi, dan waktu kebutuhan.

Membantu merapikan data kebutuhan dan dokumen awal pengadaan sesuai arahan mentor.

Mengenal fungsi surat pesanan, SPK atau kontrak sesuai jenis pengadaan, serta informasi umum yang tercantum di dalamnya.

Mengenal bukti penerimaan, berita acara, tanda terima, atau dokumen lain yang digunakan sesuai jenis transaksi.

Menyusun rekap sederhana kebutuhan/paket, nilai atau harga yang tercantum dalam dokumen, status pemesanan/pelaksanaan, dan kelengkapan berkas.

Mengenal contoh kebutuhan belanja seperti alat tulis kantor, bahan pelatihan, perlengkapan kerja, konsumsi, pemeliharaan, dan jasa pendukung.

Belajar membaca spesifikasi sederhana, satuan, jumlah/volume, dan daftar kebutuhan barang/jasa agar data mudah dipahami.

Mengenal secara umum cara barang/jasa diperoleh, mulai dari permintaan informasi harga hingga proses pemesanan atau pemilihan penyedia sesuai ketentuan.

Mengenal pencatatan jadwal pengiriman barang atau pelaksanaan jasa, serta dokumen pendukung yang menyertainya.

Mengenal dokumen tagihan seperti kuitansi, invoice, dan dokumen pendukung pembayaran sesuai kebutuhan transaksi.

Menyusun dokumen per paket atau transaksi secara berurutan agar mudah ditemukan kembali.

Mengenal contoh dokumen seperti surat permintaan kebutuhan, spesifikasi, daftar barang/volume, penawaran harga, surat pesanan atau kontrak, dan bukti serah terima.

Belajar mencari referensi harga dan membandingkan informasi harga/penawaran secara sederhana untuk memahami kewajaran harga.

Mengenal isi penawaran atau quotation, antara lain nama barang/jasa, spesifikasi, jumlah, harga, waktu pengiriman, dan identitas penyedia.

Berlatih mencocokkan nama barang/jasa, jumlah, satuan, dan spesifikasi pada dokumen dengan data atau barang yang diterima di bawah pengawasan mentor.

Mengenal secara umum bahwa transaksi tertentu dapat memiliki unsur pajak dan dokumen perpajakan, tanpa melakukan penetapan atau perhitungan pajak secara mandiri.

Mengenal format rekap atau laporan sederhana yang digunakan untuk menyampaikan perkembangan administrasi pengadaan kepada mentor.

Belajar mengelompokkan, memberi nama, menyusun, dan menyimpan dokumen pengadaan secara rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Mengenal gambaran rencana kebutuhan dan jadwal pengadaan serta hubungan antara rencana belanja dengan pelaksanaan kegiatan.

Berlatih membuat tabel sederhana berisi nama kebutuhan/paket, jumlah, perkiraan atau penawaran harga, penyedia, dan status dokumen.

Mengenal cara pencatatan perubahan jadwal atau kebutuhan dan penataan korespondensi terkait, tanpa mengambil keputusan pengadaan.

Berlatih memeriksa kelengkapan berkas menggunakan daftar periksa sederhana dan menyampaikan kekurangan kepada mentor.