Administrasi General Affair

Tujuan: Memahami struktur organisasi, ruang lingkup kerja GA, alur administrasi, dan tata kelola dokumen. Materi pembelajaran: 1. Pengenalan organisasi, unit kerja, dan alur koordinasi rumah sakit. 2. Tugas, tanggung jawab, dan KPI Admin GA. 3. Pengelolaan surat masuk, surat keluar, memo, dan disposisi. 4. Pengarsipan dokumen fisik dan digital. 5. Penyusunan laporan administrasi harian, mingguan, dan bulanan. 6. Etika komunikasi, pelayanan internal, dan kerahasiaan informasi. 7. Pengenalan SOP dan pengendalian dokumen.

Tujuan: Mampu mengelola data aset, perlengkapan umum, dan administrasi pengadaan. Materi pembelajaran: 1. Pendataan dan klasifikasi aset tetap serta barang inventaris. 2. Pengelolaan ATK dan perlengkapan rumah tangga. 3. Stock opname, kartu stok, dan rekonsiliasi persediaan. 4. Pencatatan aset masuk, mutasi, peminjaman, dan penghapusan. 5. Administrasi permintaan barang (purchase requisition). 6. Pengelolaan dokumen pembelian, penerimaan, dan serah terima barang. 7. Pembuatan laporan stok minimum dan kebutuhan pengadaan

Materi: 1. Pengolahan data menggunakan Excel. 2. Penggunaan sort, filter, IF, COUNTIF, dan lookup. 3. Pembuatan rekapitulasi dan PivotTable. 4. Penyusunan laporan harian, mingguan, dan bulanan. 5. Validasi data dan identifikasi duplikasi. 6. Pembuatan grafik serta dashboard sederhana. Praktik: Membuat laporan bulanan aktivitas administrasi GA.

Tujuan: Mampu mengelola administrasi vendor, kontrak, dan pengendalian biaya operasional GA. Materi pembelajaran: 1. Database vendor dan dokumen legalitas administrasi. 2. Administrasi kontrak jasa kebersihan, keamanan, laundry, dan pengelolaan limbah sesuai pembagian tugas. 3. Monitoring masa berlaku kontrak dan perizinan yang relevan. 4. Pencatatan SLA, keluhan layanan, dan evaluasi kinerja vendor. 5. Pemeriksaan kelengkapan dokumen tagihan dan berita acara pekerjaan. 6. Dasar penyusunan anggaran operasional GA. 7. Monitoring realisasi biaya terhadap anggaran. 8. Analisis efisiensi biaya dan penyusunan laporan vendor.

Tujuan: Memahami aspek keselamatan, kepatuhan, kebersihan lingkungan, dan administrasi layanan pendukung rumah sakit. Materi pembelajaran: 1. Dasar K3 rumah sakit dan keselamatan lingkungan kerja. 2. Pengenalan sistem tanggap darurat dan jalur evakuasi. 3. Administrasi inspeksi APAR dan sarana keselamatan sesuai kewenangan. 4. Administrasi layanan kebersihan, keamanan, dan pengelolaan linen. 5. Pengenalan pemilahan serta alur administrasi limbah medis dan nonmedis bersama unit terkait. 6. Dokumentasi inspeksi fasilitas dan tindak lanjut temuan. 7. Pengenalan standar akreditasi rumah sakit yang relevan dengan fungsi GA.

Tujuan: Mengintegrasikan seluruh kompetensi untuk menjalankan pekerjaan Admin GA secara mandiri. Materi pembelajaran: 1. Microsoft Excel untuk pengolahan data, filter, lookup, dan PivotTable. 2. Penyusunan dashboard aset, stok, pemeliharaan, vendor, dan anggaran. 3. Pengelolaan database digital dan kontrol masa berlaku dokumen. 4. Penyusunan KPI dan analisis pencapaian. 5. Teknik identifikasi masalah dan tindak lanjut administrasi. 6. Simulasi audit dokumen GA. 7. Praktik kerja mandiri dengan studi kasus rumah sakit. 8. Presentasi proyek akhir dan evaluasi kompetensi.