Administration Sales Intern

Peserta memahami profil dan struktur perusahaan, alur bisnis penjualan, SOP, SLA, KPI, serta pengetahuan dasar produk dan spesifikasi barang sebagai fondasi pekerjaan Administration Sales. Tujuan: Memahami perusahaan, alur bisnis, SOP, dan tanggung jawab Administration Sales. M1: Company orientation, struktur organisasi, produk, layanan, dan job description. M2: Sales process, alur inquiry–quotation–PO–delivery–invoice. M3: SOP, SLA, KPI, etika kerja, komunikasi, dan standar pengarsipan. M4: Pengenalan produk industri, pembacaan spesifikasi, part number, merek, dan satuan.

Peserta mampu menerima dan mencatat inquiry, berkomunikasi secara profesional, mengelola database, serta melakukan pengarsipan dokumen secara terstruktur dan akurat. Minggu 5–8 · Penguasaan administrasi Tujuan: Mampu mengelola data, dokumen, dan permintaan pelanggan secara terstruktur. - M5: Penerimaan inquiry/RFQ, pencatatan kebutuhan, dan pemeriksaan kelengkapan informasi. - M6: Email bisnis, komunikasi internal, korespondensi customer/vendor, dan follow-up. - M7: Excel/Google Sheets dasar, database customer, vendor, dan master item. - M8: Document control, penamaan file, version control, dan pengarsipan digital.

Peserta mampu menyiapkan quotation, memahami komponen harga dan prosedur approval, melakukan koordinasi dengan vendor, serta memantau status dan revisi penawaran dengan supervisi. Minggu 9–12 · Penawaran dan koordinasi pembelian Tujuan: Mampu memproses penawaran dengan akurat dan memahami koordinasi purchasing. - M9: Pembuatan quotation menggunakan template perusahaan. - M10: Pengecekan harga beli, selling price, margin, pajak, ongkir, dan approval. - M11: Vendor inquiry, perbandingan penawaran, stok, lead time, dan estimasi pengiriman. - M12: Quotation revision, follow-up penawaran, validitas quotation, dan pemeriksaan akhir. Output: quotation siap direview, vendor comparison, dan quotation tracker.

Peserta mampu memeriksa dokumen PO, berkoordinasi dengan divisi terkait, memperbarui project tracker, serta memantau kendala pengadaan dan keterlambatan penyelesaian pekerjaan. Minggu 13–16 · Pengelolaan pesanan dan project Tujuan: Memahami administrasi pesanan yang sudah disetujui hingga pemantauan penyelesaian project. - M13: Pemeriksaan PO customer, kesesuaian item, harga, kuantitas, dan tanggal. - M14: Koordinasi Sales, Purchasing, Warehouse, Finance, dan vendor. - M15: Project tracker, deadline, dokumen tender, aanwijzing, submit dokumen, dan registrasi customer. - M16: PO issue tracking, overdue, kendala pengadaan, eskalasi, dan pembaruan target penyelesaian. Output: PO monitoring, project tracker, dan issue log.

Peserta mampu mengolah data menggunakan Excel, menyusun dashboard monitoring, mengevaluasi KPI dan SLA, serta mengidentifikasi masalah dan memberikan usulan perbaikan proses kerja. Minggu 17–20 · Monitoring dan analisis kinerja Tujuan: Mampu mengukur produktivitas, memantau risiko keterlambatan, dan membuat laporan. - M17: Excel intermediate: IF, IFERROR, COUNTIF(S), SUMIF(S), dan lookup. - M18: Conditional formatting, validasi data, pivot table, dan dashboard monitoring. - M19: Pengukuran KPI, SLA, quotation accuracy, on-time completion, dan overdue. - M20: Analisis kesalahan berulang, root cause sederhana, dan usulan perbaikan proses. Output: dashboard KPI dan laporan improvement.

Tujuan: Mengintegrasikan semua kompetensi dalam pekerjaan nyata dengan supervisi. - M21: Menangani inquiry, quotation, dan follow-up berdasarkan penugasan. - M22: Memperbarui PO/project tracker, mengidentifikasi issue, dan menyusun laporan. - M23: Final project: simulasi proses lengkap dari inquiry sampai monitoring order. - M24: Presentasi hasil, ujian praktik, evaluasi KPI, dan rekomendasi kelulusan. Output: portofolio pekerjaan, final report, dan hasil evaluasi.