Pengadministrasi Persuratan dan Kearsipan - Subbagian Tata Usaha, Direktorat Sistem dan Strategi Pembangunan Perumahan Perkotaan

Mempelajari tugas dan fungsi unit kerja, ketentuan tata naskah dinas, serta prosedur pengelolaan surat masuk, surat keluar, dan dokumen kedinasan. Membantu menerima, mencatat, mengagendakan, mengelompokkan, dan mendistribusikan surat sesuai arahan pembimbing serta membantu penyiapan dokumen administrasi persuratan direktorat.

Membantu pelaksanaan administrasi surat masuk dan surat keluar, meliputi pencatatan, pengagendaan, penomoran sesuai kewenangan petugas, pendistribusian, dan pengarsipan dokumen. Membantu memeriksa kelengkapan administrasi persuratan, memperbarui buku agenda atau sistem pencatatan surat, serta menyusun rekapitulasi administrasi persuratan untuk mendukung kelancaran kegiatan direktorat.

Mempelajari prinsip dan ketentuan pengelolaan arsip dinamis, termasuk klasifikasi arsip, pemberkasan, penataan, dan penyimpanan dokumen. Membantu mengidentifikasi dan mengelompokkan arsip berdasarkan jenis, klasifikasi, dan periode dokumen, melakukan penataan arsip fisik, serta menyusun daftar arsip untuk mendukung tertib administrasi dan kemudahan penelusuran dokumen.

Membantu pelaksanaan digitalisasi arsip melalui pemindaian dokumen, pemeriksaan kualitas hasil pemindaian, penamaan berkas, pengelompokan, dan penyimpanan dokumen elektronik sesuai ketentuan. Membantu memperbarui daftar arsip digital, melakukan pencocokan antara arsip fisik dan elektronik, serta mendukung pengelolaan dokumen digital dengan memperhatikan keamanan, kerahasiaan, dan keteraturan penyimpanan informasi.

Membantu melakukan pencatatan dan pemutakhiran daftar dokumen administrasi, penelusuran keberadaan arsip, serta pencarian dan penyiapan dokumen sesuai kebutuhan unit kerja. Membantu pengadministrasian peminjaman dan pengembalian arsip, memeriksa kesesuaian dokumen dengan daftar arsip, serta mendukung penyediaan dokumen secara tepat waktu sesuai dengan aturan dan ketentuan yang ada.

Membantu mengonsolidasikan data administrasi persuratan, daftar arsip fisik dan elektronik, serta catatan penelusuran dan penyediaan dokumen. Membantu memeriksa kelengkapan dan keteraturan dokumen, mengidentifikasi kendala dalam pengelolaan persuratan dan kearsipan, serta menyusun bahan laporan hasil kegiatan dan rekomendasi perbaikan untuk mendukung peningkatan tertib administrasi direktorat.