Admin Logistic Intern

Peserta dikenalkan dengan alur kerja SCM dan Logistics di perusahaan, mulai dari pesanan customer, proses pengadaan, penerimaan dan penyimpanan barang, sampai pengiriman ke tujuan. Peserta juga mengenal dokumen yang biasa digunakan, seperti PO, surat jalan, delivery order, dan bukti penerimaan barang. Pada bulan ini peserta mulai belajar cara mencatat data pekerjaan menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.

Peserta berlatih memasukkan dan memperbarui data PO customer maupun supplier, seperti nomor PO, nama barang, jumlah, tanggal pesanan, tujuan, dan target pengiriman. Peserta membantu memeriksa apakah data sudah sesuai dengan dokumen pendukung dan memastikan file tersimpan dengan rapi. Peserta juga belajar menggunakan filter, sorting, dan rumus dasar spreadsheet untuk mencari serta memantau data PO.

Peserta mempelajari pencatatan barang masuk dan keluar serta cara memperbarui data stok. Dalam praktiknya, peserta membantu mencocokkan catatan dengan dokumen penerimaan atau pengeluaran barang, membuat rekap stok, dan mencatat jika ada jumlah atau informasi yang tidak sesuai. Peserta juga belajar menyimpan dokumen warehouse agar mudah dicari saat diperlukan.

Peserta membantu memantau pengiriman barang dari persiapan dokumen sampai barang diterima. Data yang dicatat antara lain nama ekspedisi, nomor resi, estimasi tiba, tanggal kirim, dan tanggal barang diterima. Peserta memperbarui status pengiriman berdasarkan informasi yang tersedia, memantau pesanan yang mendekati tenggat waktu, serta mencatat kendala atau keterlambatan untuk dilaporkan kepada staf terkait.

Peserta membantu mengumpulkan dan merekap informasi penawaran supplier serta tarif pengiriman dari ekspedisi. Peserta belajar membandingkan ongkos kirim berdasarkan tujuan, berat atau volume barang, jenis layanan, dan perkiraan waktu pengiriman. Peserta juga membantu mencatat biaya yang sudah terjadi dan membandingkannya dengan estimasi jika datanya tersedia. Hasil rekap digunakan sebagai bahan pemeriksaan oleh staf yang bertanggung jawab; keputusan pemilihan supplier atau ekspedisi tetap dilakukan oleh pihak berwenang.

Peserta berlatih menyusun rekap data PO, stok, dan pengiriman barang. Laporan dapat mencakup pesanan yang sudah selesai, pesanan yang masih berjalan, pengiriman terlambat, serta biaya logistik. Peserta menggunakan Excel atau Google Sheets untuk merapikan data, memeriksa bagian yang belum lengkap, dan menyajikan hasilnya dalam tabel atau grafik sederhana. Di akhir bulan, peserta membantu menyiapkan rangkuman pekerjaan dan kendala yang ditemukan selama magang.