Asisten Administrasi Perkantoran dan Kesekretariatan - Subdirektorat Wilayah I

Mempelajari tugas dan fungsi Direktorat Pengembangan Kawasan Permukiman dan Subdirektorat Wilayah, alur koordinasi, SE tata naskah dinas, serta ketentuan dan SOP dasar administrasi perkantoran dan kesekretariatan.

Mempelajari ketentuan perjalanan dinas, prosedur penugasan, persyaratan penyusunan Surat Perintah Tugas (SPT), serta dokumen pendukung administrasi perjalanan dinas.

Mempelajari ketentuan, jenis bukti pendukung, dan persyaratan administrasi Surat Pertanggungjawaban (SPJ) perjalanan dinas sesuai peraturan dan SOP yang berlaku.

Mempelajari ketentuan pengelolaan arsip, keamanan dokumen, tata cara inventarisasi, serta prosedur penyiapan dokumen administrasi untuk kebutuhan pelaporan dan pemeriksaan.

Memahami kembali SOP administrasi perjalanan dinas, alur penyelesaian SPJ, mekanisme pencatatan dokumen, serta kebutuhan administrasi dalam penyiapan laporan dan pemeriksaan oleh BPK.

Melaksanakan rangkaian pekerjaan kesekretariatan secara berkelanjutan di bawah supervisi mentor, meliputi pengelolaan e-Office, penyiapan SPT, koordinasi perjalanan dinas, pengelolaan SPJ, digitalisasi, pengarsipan, dan pemantauan kelengkapan dokumen. Peserta menerapkan prosedur kerja, ketelitian, keteraturan, dan ketepatan waktu dalam penyelesaian tugas.

Melaksanakan pengelolaan surat masuk dan keluar melalui e-Office, pencatatan dan pemantauan disposisi, penyiapan konsep surat, pengelolaan dokumen kedinasan, serta pengarsipan fisik dan digital. Kegiatan ini menjadi pekerjaan rutin yang dilaksanakan sepanjang masa magang

Melanjutkan pengelolaan persuratan dan e-Office, sekaligus membantu penyusunan SPT, pencatatan data penugasan, koordinasi pemesanan tiket dan reservasi hotel, serta penyiapan dokumen perjalanan dinas.

Melaksanakan pekerjaan rutin persuratan, e-Office, dan administrasi perjalanan dinas; membantu pengumpulan serta pemeriksaan kelengkapan SPJ, melakukan pemindaian dokumen, dan mengarsipkan berkas secara fisik maupun digital.

Melanjutkan pengelolaan surat, SPT, dan SPJ; melakukan pemindaian dan pengarsipan, memperbarui daftar kendali melalui spreadsheet, serta memantau status kelengkapan dan penyelesaian dokumen pertanggungjawaban.

Melaksanakan pekerjaan rutin persuratan, SPT, SPJ, dan pengarsipan; membantu inventarisasi serta pencocokan daftar dokumen dengan arsip yang tersedia, mencatat status pemenuhan dokumen, dan menyiapkan berkas sesuai permintaan serta arahan mentor.

Menyusun rekapitulasi pekerjaan, dokumentasi hasil kegiatan, dan laporan pelaksanaan magang yang menggambarkan pengalaman serta keterampilan dalam administrasi perkantoran dan kesekretariatan. Peserta juga memaparkan hasil pembelajaran, kendala yang dihadapi, dan usulan perbaikan sederhana dalam pengelolaan administrasi.