Administrasi

Peserta mempelajari dasar-dasar tata kelola perkantoran dan standar operasional prosedur (SOP) perusahaan. Pada bulan pertama, peserta dibekali keterampilan mengoperasikan perangkat lunak penyunting teks (word processing) dan lembar kerja (spreadsheet) dasar untuk kebutuhan administrasi harian. Peserta belajar menyusun surat dinas/bisnis standar, mengelola email profesional dengan tata bahasa yang baik, serta menerapkan etika komunikasi dalam lingkungan kerja formal maupun saat menerima tamu/telepon. Selain itu, peserta menguasai keterampilan mengoperasikan peralatan kantor (printer, scanner, dan mesin fotokopi) secara mandiri.

Peserta mempelajari metodologi pengarsipan baku (seperti sistem abjad, subjek, kronologis, dan nomor) untuk memastikan aksesibilitas data secara cepat dan terstruktur. Keterampilan yang diperoleh mencakup pembuatan log pencatatan surat masuk/keluar, pengelolaan direktori penyimpanan awan (cloud storage seperti Google Drive/OneDrive) dengan struktur folder yang sistematis, serta pelaksanaan prosedur retention (retensi) dan digitalisasi dokumen fisik melalui pemindaian terindeks. Peserta juga dilatih melakukan verifikasi keabsahan dan kelengkapan berkas operasional.

Peserta menguasai keterampilan pengolahan data numerik dan deskriptif untuk mendukung keputusan operasional. Peserta dilatih mengompilasi data mentah menjadi laporan mingguan/bulanan yang rapi, melakukan validasi data untuk meminimalkan kesalahan (human error), serta menyajikan ringkasan data visual sederhana menggunakan grafik atau tabel rekapitulasi. Peserta juga mampu mengelola data persediaan alat tulis kantor (ATK) dan inventaris operasional secara terintegrasi.

Peserta mempelajari prosedur administrasi keuangan tingkat dasar sesuai dengan aturan akuntabilitas perusahaan. Keterampilan yang didapat meliputi pencatatan alokasi dan realisasi dana kas kecil, pemeriksaan dan pencocokan nota/faktur/kwitansi dengan catatan operasional, penyusunan laporan pertanggungjawaban kas kecil, serta pembuatan dokumen pendukung seperti Formulir Pengajuan Dana (Payment Requisition) dan Nota Internal secara akurat.

Peserta menguasai keterampilan koordinasi lintas unit kerja. Peserta belajar mengatur jadwal kegiatan pimpinan atau tim, memesan dan mengoordinasikan fasilitas rapat (ruangan, komsumsi, media presentasi), serta menyusun dan mendistribusikan Notula Rapat (Minutes of Meeting) yang memuat poin penting serta action plan secara tepat waktu. Selain itu, peserta dibekali keterampilan mengatur logistik perjalanan dinas, mulai dari pemesanan akomodasi, transportasi, hingga penyusunan rencana perjalanan (itinerary).

Pada bulan terakhir, peserta diuji dalam mengidentifikasi potensi hambatan dalam alur kerja administrasi harian dan memberikan usulan perbaikan (improvement). Peserta menguasai keterampilan menyusun laporan evaluasi kerja secara menyeluruh, mempresentasikan hasil kerja selama masa magang, serta mempraktikkan manajemen tugas mandiri dengan prioritas tinggi (multi-tasking dan time management). Peserta juga dibimbing untuk menyusun dokumen portofolio hasil kerja administratif yang siap digunakan untuk rekam jejak profesional.