Admin Operasional

Melaksanakan simulasi proses administrasi mulai dari menerima dokumen/data, melakukan pencatatan, memeriksa kelengkapan, memperbarui monitoring, berkoordinasi untuk tindak lanjut, hingga menyusun laporan dan mengarsipkan dokumen

Memahami profil Perusahaan, struktur organisasi, bidang layanan konstruksi, fungsi administrasi, serta alur koordinasi operasional

Menginput dan memperbarui data administrasi operasional, data proyek, daftar dokumen, atau data pendukung lain sesuai format dan arahan pembimbing

Membantu pencatatan kebutuhan barang/jasa, memeriksa kelengkapan informasi permintaan, dan memperbarui status administrasi sesuai proses internal

Membantu pencatatan dokumen penerimaan/pengiriman barang, daftar barang, bukti serah terima, serta pembaruan status administrasi sesuai penugasan

Memelihara daftar monitoring dokumen, tenggat administrasi, status permintaan, dan tindak lanjut berdasarkan informasi dari PIC yang berwenang

Menyelesaikan studi kasus seperti dokumen tidak lengkap, perbedaan data, keterlambatan pembaruan status, atau dokumen yang sulit ditelusuri dengan arahan pembimbing

Membantu mencatat surat masuk dan keluar, menyiapkan draft surat sederhana, mendistribusikan dokumen, serta memantau status tindak lanjut

Mempelajari prosedur kerja, alur persetujuan dokumen, pembagian tanggung jawab, etika kerja, dan tata cara komunikasi administrasi sesuai ketentuan perusahaan

Membantu merapikan data vendor dan mengarsipkan dokumen penawaran, pesanan, pengiriman, atau dokumen pendukung lain apabila digunakan dalam proses perusahaan

Menyusun laporan atau rekap rutin dari data yang tersedia, memeriksa kelengkapan informasi, dan menyajikannya menggunakan format perusahaan

Memeriksa kesesuaian data antar dokumen, mengidentifikasi informasi yang kosong atau tidak konsisten, serta mengeskalasi temuan kepada pembimbing tanpa mengubah data sumber tanpa persetujuan

Menyusun laporan hasil magang, rangkuman tugas, contoh rekap atau alat monitoring yang dibuat, kendala dan pembelajaran, serta mempresentasikan hasil kepada pembimbing

Menyusun dan mengelompokkan dokumen proyek berdasarkan proyek, tanggal, jenis dokumen, atau kategori yang ditetapkan perusahaan

Mengenali jenis dokumen yang dapat digunakan dalam administrasi proyek dan operasional, seperti surat-menyurat, form permintaan, dokumen pengiriman, daftar barang, dan laporan pekerjaan sesuai praktik perusahaan

Membuat daftar monitoring dokumen yang belum lengkap atau membutuhkan tindak lanjut dan mengoordinasikan pembaruan status kepada PIC terkait

Melatih komunikasi profesional untuk meminta kelengkapan data, menyampaikan status dokumen, dan menindaklanjuti kebutuhan administrasi dengan tim terkait

Merapikan struktur folder atau indeks dokumen dan menyusun daftar arsip agar dokumen mudah dicari kembali sesuai ketentuan perusahaan

Mempelajari penamaan file, penyimpanan dokumen fisik/digital, pengendalian versi, kemudahan penelusuran dokumen, serta menjaga kerahasiaan data perusahaan

Membuat rekap data berkala dan memeriksa konsistensi informasi berdasarkan dokumen sumber

Menggunakan Excel untuk input data, tabel, filter, sort, rumus dasar seperti SUM dan IF, serta pencarian data untuk mendukung rekap operasional