Administration Intern

Peserta fokus mengobservasi dan mempelajari teori manajerial di PT. Indomas Sarana Medika. Materi meliputi penerapan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) perkantoran sesuai unit kompetensi SKKNI, pengenalan Standar Operasional Prosedur (SOP) tata kelola perusahaan, etika komunikasi bisnis, serta dasar kerahasiaan informasi. Peserta juga memetakan alur dokumen perdagangan perusahaan (dari hulu ke hilir) agar mengerti siklus bisnis secara utuh.

Peserta mulai bertugas menyusun draf surat menyurat bisnis (korespondensi), membalas surel (email) profesional, dan menerbitkan memo internal antar divisi. Peserta juga berlatih menangani panggilan telepon masuk/keluar perusahaan (handling calling). Praktik ini melatih penggunaan tata bahasa baku, kejelasan informasi, dan profesionalisme kerja sesuai unit kompetensi komunikasi di tempat kerja pada SKKNI.

Peserta bertanggung jawab penuh atas tata kelola arsip. Praktik meliputi proses penyortiran, klasifikasi penomoran, indeksasi, dan penyimpanan dokumen ke dalam filling cabinet serta sistem cloud/database perusahaan. Fokus evaluasi ada pada kecepatan temu-kembali (document retrieval) dan kemampuan peserta dalam merawat keutuhan serta kerahasiaan arsip fisik maupun elektronik.

Memasuki fase krusial bisnis, peserta bertugas memverifikasi, menginput, dan merekapitulasi dokumen operasional perdagangan seperti Purchase Order (PO), Delivery Order (DO), Invoice, dan Surat Jalan. Peserta mempraktikkan entri data ke dalam sistem informasi perusahaan, memastikan tidak ada selisih angka antara dokumen fisik dan data digital (data accuracy).

Peserta dilatih untuk memberikan pelayanan prima kepada tamu, klien, atau mitra dagang yang berkunjung ke perusahaan. Selain itu, peserta akan mempraktikkan fungsi administratif rapat, seperti menyusun agenda pertemuan, mempersiapkan ruangan dan materi presentasi, serta mencatat notulensi rapat (meeting minutes) yang akurat.

Pada bulan penutup, tugas utama peserta adalah mengompilasi data harian menjadi laporan administrasi bulanan yang siap diserahkan kepada manajemen. Sisa waktu kerja akan diisi dengan perapian portofolio hasil magang. Tim HRD kemudian akan mengadakan simulasi uji praktik dan wawancara mandiri yang mengadopsi persis instrumen penilaian BNSP skema Staf Administrasi Perkantoran, untuk memastikan peserta siap 100% menghadapi sertifikasi.