Project & Event Management

Sesi orientasi untuk memperkenalkan peserta pada lingkungan kerja perusahaan, budaya organisasi, struktur Divisi Project & Event Management, standar operasional (SOP), target pembelajaran bulan pertama, serta penjelasan mengenai peran Project Officer dalam mengelola sebuah event. Peserta juga dikenalkan dengan mentor, sistem pelaporan, indikator penilaian, dan proyek yang akan diikuti selama bulan pertama.

Sesi pembuka yang berfokus pada penyelarasan target pembelajaran bulan kedua, pembagian proyek, penjelasan peran peserta dalam proses perencanaan event, serta pemahaman mengenai standar kualitas perencanaan proyek. Pada sesi ini peserta juga mendapatkan arahan mengenai target kompetensi, pembagian mentor, dan penugasan yang akan dikerjakan selama satu bulan.

Sesi pembuka yang berfokus pada penyelarasan target pembelajaran bulan ketiga, pembagian peran peserta dalam proyek yang sedang berjalan, serta pemahaman mengenai pentingnya koordinasi lintas divisi dan pengelolaan stakeholder. Mentor juga menjelaskan target kompetensi, indikator keberhasilan, serta tantangan yang akan dihadapi selama proses koordinasi proyek.

Sesi pembuka yang bertujuan menyelaraskan target pembelajaran bulan keempat, pembagian peran dalam pelaksanaan event, penjelasan alur operasional lapangan, prosedur koordinasi selama acara berlangsung, serta standar pelayanan kepada klien dan tamu. Peserta juga mendapatkan briefing mengenai manajemen risiko, komunikasi darurat, dan etika profesional selama bertugas di lapangan.

Sesi pembuka yang berfokus pada penyelarasan target pembelajaran bulan kelima, pentingnya evaluasi dalam manajemen proyek, penyampaian indikator keberhasilan event, serta pembagian tugas untuk proyek yang akan dijadikan bahan evaluasi dan pengembangan inovasi. Peserta juga diberikan arahan mengenai metode evaluasi, penyusunan laporan, dan penyampaian rekomendasi kepada klien maupun manajemen.

Sesi pembuka yang menandai dimulainya proyek akhir peserta. Mentor menjelaskan ruang lingkup Capstone Project, target kompetensi, standar keberhasilan, mekanisme pendampingan, pembagian proyek, indikator penilaian, serta jadwal pelaksanaan. Peserta juga menyusun rencana kerja (Project Action Plan) sebagai panduan pelaksanaan proyek selama satu bulan.

Peserta mempelajari dasar-dasar industri Event Organizer, jenis-jenis event, siklus penyelenggaraan event, peran setiap divisi dalam organisasi, serta prinsip dasar pelayanan kepada klien. Materi ini menjadi fondasi agar peserta memahami bagaimana sebuah event dirancang dan dijalankan secara profesional.

Peserta mempelajari tahapan awal perencanaan event, mulai dari analisis kebutuhan klien, penyusunan konsep acara, penentuan tujuan, identifikasi target audiens, hingga penyusunan timeline kerja sebagai dasar pelaksanaan proyek.

Peserta mempelajari komunikasi profesional dalam dunia kerja, teknik koordinasi lintas divisi, etika berkomunikasi dengan klien dan vendor, serta mekanisme pelaporan progres pekerjaan.

Peserta mempelajari proses operasional pelaksanaan event, termasuk persiapan venue, pemasangan perlengkapan, koordinasi kru, pengendalian rundown, serta pengenalan manajemen risiko dasar dalam pelaksanaan acara.

Sesi evaluasi bulanan bersama mentor untuk meninjau perkembangan kompetensi peserta, hasil praktik, kedisiplinan, kemampuan komunikasi, dan pemahaman terhadap materi bulan pertama. Peserta juga menerima umpan balik dan rekomendasi pengembangan untuk bulan berikutnya.

Peserta mempresentasikan pengalaman belajar selama bulan pertama, membagikan tantangan dan solusi yang ditemukan selama praktik, serta menyampaikan refleksi terhadap kompetensi yang telah diperoleh. Sesi ini juga menjadi sarana berbagi praktik baik (best practices) antar peserta sebelum memasuki materi bulan berikutnya.

Peserta mempelajari teknik mengidentifikasi kebutuhan klien, memahami tujuan penyelenggaraan event, mengenali karakteristik audiens, serta menyusun konsep acara yang sesuai dengan tujuan, tema, dan anggaran yang telah ditetapkan.

Peserta mempelajari teknik menyusun perencanaan proyek secara terstruktur melalui penyusunan timeline, Work Breakdown Structure (WBS), pembagian tugas, penentuan prioritas pekerjaan, serta pengelolaan waktu agar seluruh persiapan event dapat berjalan sesuai jadwal.

Peserta mempelajari proses pemilihan vendor, komunikasi profesional dengan mitra kerja, penyusunan kebutuhan logistik, serta koordinasi operasional untuk memastikan seluruh kebutuhan event dapat dipenuhi sesuai standar kualitas perusahaan.

Peserta mempelajari penyusunan dokumen proyek sebagai acuan pelaksanaan event, termasuk proposal teknis, event brief, rundown, daftar kebutuhan, serta dokumentasi administrasi yang mendukung kelancaran proyek.

Sesi evaluasi untuk mengukur kemampuan peserta dalam menyusun perencanaan proyek, memahami kebutuhan klien, mengelola dokumen proyek, serta berkoordinasi dengan vendor dan tim internal. Mentor memberikan umpan balik dan menetapkan target pengembangan kompetensi pada bulan berikutnya.

Peserta mempresentasikan hasil pembelajaran dan pengalaman selama proses perencanaan proyek, berbagi praktik terbaik (best practices), mendiskusikan tantangan yang dihadapi, serta menyusun refleksi sebagai bekal memasuki tahap koordinasi dan pelaksanaan event pada bulan ketiga.

Peserta mempelajari konsep stakeholder management, teknik membangun komunikasi profesional dengan klien, vendor, sponsor, talent, dan mitra kerja, serta strategi menjaga hubungan kerja yang efektif untuk mendukung keberhasilan proyek.

Peserta mempelajari teknik mengoordinasikan pekerjaan tim, pembagian tugas berdasarkan kompetensi, monitoring progres pekerjaan, serta pengelolaan jadwal agar setiap tahapan proyek dapat berjalan sesuai target.

Peserta mempelajari teknik mengidentifikasi potensi risiko, menyusun langkah mitigasi, serta menyelesaikan berbagai kendala yang muncul selama proses persiapan event melalui pengambilan keputusan yang cepat, tepat, dan terukur.

Peserta mempelajari proses monitoring kesiapan proyek menjelang hari pelaksanaan, termasuk pengecekan kelengkapan kebutuhan event, kesiapan vendor, kesiapan kru, serta kesesuaian seluruh pekerjaan dengan timeline yang telah disusun.

Sesi evaluasi untuk mengukur kemampuan peserta dalam mengelola koordinasi proyek, membangun komunikasi dengan stakeholder, memonitor progres pekerjaan, serta menyelesaikan kendala yang muncul selama proses persiapan event. Mentor memberikan umpan balik terhadap aspek kepemimpinan, komunikasi, tanggung jawab, dan kemampuan koordinasi peserta.

Peserta mempresentasikan pengalaman selama mengelola koordinasi proyek, berbagi pembelajaran, tantangan, serta solusi yang diterapkan dalam menghadapi berbagai situasi di lapangan. Sesi ini menjadi sarana refleksi sekaligus persiapan memasuki tahap pelaksanaan event secara penuh pada bulan keempat.

Peserta mempelajari seluruh proses persiapan teknis menjelang pelaksanaan event, mulai dari pengecekan venue, instalasi perlengkapan, koordinasi vendor, hingga pelaksanaan technical meeting dan technical rehearsal untuk memastikan seluruh kebutuhan acara siap digunakan.

Peserta mempelajari teknik mengelola operasional di lapangan, mengendalikan jalannya acara sesuai rundown, mengoordinasikan kru, vendor, dan talent, serta memastikan seluruh aktivitas berlangsung tepat waktu dan sesuai standar pelayanan perusahaan.

Peserta mempelajari teknik penanganan situasi darurat, penyelesaian kendala teknis maupun nonteknis, pengambilan keputusan cepat, serta koordinasi lintas tim untuk menjaga kelancaran penyelenggaraan event tanpa mengurangi kualitas pelayanan kepada klien.

Peserta mempelajari teknik pengendalian mutu penyelenggaraan event, memastikan setiap layanan diberikan sesuai standar perusahaan, serta membangun pengalaman positif bagi klien, tamu, dan seluruh pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan acara.

Sesi evaluasi untuk menilai kemampuan peserta dalam melaksanakan operasional event, mengelola koordinasi lapangan, menangani kendala, serta memberikan pelayanan kepada klien sesuai standar perusahaan. Evaluasi dilakukan melalui penilaian mentor, refleksi peserta, dan pembahasan hasil pelaksanaan event.

Peserta mempresentasikan pengalaman selama terlibat dalam pelaksanaan event, berbagi praktik terbaik, tantangan yang dihadapi di lapangan, serta solusi yang diterapkan. Forum ini bertujuan memperkuat pembelajaran berbasis pengalaman sekaligus mempersiapkan peserta memasuki tahap evaluasi proyek, inovasi, dan peningkatan kualitas pada bulan kelima.

Peserta mempelajari metode evaluasi penyelenggaraan event melalui analisis ketercapaian tujuan, ketepatan waktu, efektivitas operasional, kepuasan klien, serta kinerja tim. Materi ini bertujuan agar peserta mampu menilai keberhasilan suatu event secara objektif dan terukur.

Peserta mempelajari konsep pengendalian mutu (quality assurance) dalam penyelenggaraan event, teknik mengukur kepuasan klien, serta strategi meningkatkan kualitas layanan melalui perbaikan proses kerja dan standar operasional.

Peserta mempelajari dasar kepemimpinan dalam manajemen proyek, teknik pengambilan keputusan, delegasi tugas, serta pengelolaan tim dalam menghadapi berbagai tantangan selama penyelenggaraan event.

Peserta mempelajari pentingnya inovasi dalam industri event, mulai dari pemanfaatan teknologi, pengembangan konsep kreatif, efisiensi operasional, hingga peningkatan pengalaman klien (client experience) agar perusahaan mampu bersaing di industri yang dinamis.

Sesi evaluasi untuk mengukur kemampuan peserta dalam melakukan analisis proyek, menyusun rekomendasi perbaikan, menerapkan kepemimpinan, dan menghasilkan inovasi yang dapat meningkatkan kualitas penyelenggaraan event. Mentor memberikan umpan balik sebagai persiapan memasuki proyek akhir pada bulan keenam.

Peserta mempresentasikan hasil evaluasi proyek dan inovasi yang telah dirancang di hadapan mentor dan tim. Sesi ini menjadi forum berbagi pembelajaran, refleksi, serta penyempurnaan rencana implementasi sebagai bekal menghadapi proyek akhir pada bulan keenam.

Peserta menyusun perencanaan proyek secara mandiri berdasarkan kebutuhan klien atau proyek internal perusahaan. Materi berfokus pada penyusunan strategi pelaksanaan, pembagian tugas, identifikasi risiko, pengelolaan sumber daya, dan penyelarasan target proyek.

Peserta memimpin proses implementasi proyek dengan mengoordinasikan seluruh tim, memastikan setiap pekerjaan berjalan sesuai timeline, serta mengelola komunikasi dengan klien, vendor, dan seluruh pemangku kepentingan.

Peserta bertanggung jawab atas pelaksanaan event secara menyeluruh, termasuk memastikan seluruh rangkaian acara berjalan sesuai rundown, mengendalikan operasional lapangan, menyelesaikan kendala, dan menjaga kualitas pelayanan kepada klien.

Peserta mempelajari proses penutupan proyek (project closing), penyusunan laporan akhir, evaluasi pencapaian proyek, dokumentasi hasil kerja, serta penyusunan portofolio profesional sebagai bekal memasuki dunia kerja.

Sesi asesmen akhir yang bertujuan mengevaluasi pencapaian kompetensi peserta selama enam bulan. Penilaian dilakukan berdasarkan kemampuan mengelola proyek, kepemimpinan, komunikasi, penyelesaian masalah, kualitas pelaksanaan event, serta laporan akhir dan portofolio yang dihasilkan.

Sesi penutupan program magang yang berisi refleksi perjalanan pembelajaran selama enam bulan, penyampaian pengalaman terbaik, apresiasi atas capaian peserta, pembekalan karier, serta penyerahan sertifikat magang. Pada sesi ini peserta juga memperoleh masukan mengenai kesiapan memasuki dunia kerja dan peluang pengembangan profesional di industri Event Organizer.