Sales Administration & Lead Management

Pengenalan perusahaan / hotel, fasilitas hotel, jenis tamu sasaran, struktur organisasi, dan kebijakan kerja. Memahami peran tim Sales & Marketing serta koordinasinya dengan Reservations, Front Office, dan departemen lain. Mengenal format email, template quotation, formulir sales, aturan pengarsipan, dan penamaan dokumen yang disetujui.

Mempelajari data yang diperlukan untuk mencatat inquiry: tanggal diterima, kontak/sumber, jenis permintaan, tanggal kebutuhan, status, PIC, dan tindakan berikutnya.

Mengidentifikasi follow-up yang melewati jadwal dan mengingatkan anggota tim sesuai arahan supervisor. Berlatih menyusun draf email dan pesan rutin untuk menerima inquiry, meminta informasi yang belum lengkap, atau mengonfirmasi penerimaan dokumen.

Membantu menyiapkan draf quotation, proposal, fact sheet hotel, catatan pertemuan klien, dan dokumen sales rutin lainnya menggunakan template yang disetujui. Membantu mengarsipkan dokumen sales berdasarkan klien, inquiry, acara, atau kategori lain yang disetujui.

Melaksanakan tugas rutin dengan supervisi: memperbarui log inquiry, memelihara data klien, memantau tanggal follow-up, mengatur dokumen, dan menyiapkan draf komunikasi. Menyusun ringkasan mingguan sederhana tentang jumlah inquiry, status inquiry, follow-up tertunda, dan informasi yang belum lengkap menggunakan data yang disetujui. Memeriksa hasil kerja sendiri dari sisi ketepatan waktu, kelengkapan, dan akurasi.

Memilih satu proyek kecil dengan persetujuan supervisor, seperti memperbaiki format log inquiry, membuat checklist follow-up, menstandarkan penamaan file, atau menyiapkan daftar perapian database klien. Mendokumentasikan proses saat ini, mengidentifikasi perbaikan praktis, dan menyiapkan contoh atau rekomendasi sederhana tanpa mengubah sistem aktif tanpa persetujuan. Mengikuti evaluasi akhir yang mencakup akurasi, kerapian, komunikasi, kerja sama, kerahasiaan, dan respons terhadap umpan balik.