Digital Archive & Information Management Assistant

Peserta mempelajari profil organisasi, tugas dan fungsi BPBPK Maluku Utara, serta gambaran umum alur administrasi dan dokumentasi kegiatan di lingkungan unit kerja. Peserta melakukan identifikasi terhadap jenis dokumen yang dihasilkan dan digunakan oleh organisasi, seperti surat-menyurat, dokumen perencanaan dan penganggaran, dokumen pengadaan, dokumen pelaksanaan kegiatan, laporan, berita acara, dokumentasi teknis, serta dokumen pendukung lainnya. Inventarisasi dilakukan untuk mengetahui jenis, format, lokasi penyimpanan, kondisi, dan kebutuhan pengelolaan dokumen. Hasil kegiatan berupa daftar inventarisasi arsip dan pemetaan awal kebutuhan digitalisasi dokumen.

Peserta melakukan pembelajaran mandiri mengenai prinsip dasar kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta tata cara penyimpanan dan penemuan kembali dokumen. Materi juga mencakup pemahaman mengenai digitalisasi dokumen, metadata, pengindeksan, standar penamaan berkas, format penyimpanan digital, serta prinsip keamanan dan perlindungan informasi. Peserta mengeksplorasi penggunaan perangkat lunak pendukung pengelolaan dokumen, seperti aplikasi pemindai dokumen, pengolah PDF, spreadsheet, dan perangkat pengelolaan arsip digital lainnya sebagai bekal untuk mengembangkan sistem pengarsipan yang terstruktur.

Peserta menerapkan pengetahuan yang telah diperoleh untuk melakukan digitalisasi dokumen fisik yang telah memperoleh persetujuan untuk diproses. Kegiatan mencakup pemindaian dokumen, pemeriksaan keterbacaan hasil digitalisasi, pengaturan format dan kualitas berkas, serta penyusunan nama berkas berdasarkan standar penamaan yang disepakati. Peserta juga melakukan pengindeksan dokumen melalui pencatatan informasi penting, seperti nomor dokumen, tanggal, jenis dokumen, unit pengolah, tahun, dan klasifikasi arsip. Hasil kegiatan berupa kumpulan dokumen digital yang terstruktur dan dilengkapi informasi indeks untuk memudahkan pencarian kembali.

Peserta menyusun rancangan struktur penyimpanan arsip digital berdasarkan jenis dokumen, klasifikasi, tahun, unit pengolah, dan kebutuhan penelusuran informasi. Kegiatan diarahkan pada pengembangan sistem folder yang konsisten, pengaturan metadata, serta penyusunan basis data atau katalog arsip menggunakan perangkat lunak yang sesuai dengan kemampuan peserta. Peserta juga melakukan pengujian terhadap konsistensi penamaan, kelengkapan metadata, dan keterhubungan antara informasi indeks dengan berkas digital yang disimpan. Hasil kegiatan berupa struktur penyimpanan dan basis data arsip digital yang dapat digunakan sebagai dasar pengelolaan dokumen secara lebih tertib dan sistematis.

Peserta mengembangkan mekanisme penelusuran dokumen digital berdasarkan informasi indeks yang telah disusun pada tahap sebelumnya. Kegiatan mencakup pengembangan fitur pencarian berdasarkan nomor dokumen, tanggal, jenis dokumen, tahun, kata kunci, atau kategori lainnya sesuai kebutuhan organisasi. Peserta juga mengidentifikasi kebutuhan pengaturan hak akses, pencadangan data (backup), pengendalian versi dokumen, dan pemeliharaan arsip digital agar dokumen dapat ditemukan serta digunakan secara tepat. Apabila memungkinkan, peserta dapat mengembangkan prototipe katalog atau antarmuka sederhana untuk membantu proses pencarian dokumen tanpa harus menelusuri folder penyimpanan secara manual.

Peserta melakukan penyempurnaan dan finalisasi seluruh hasil proyek yang telah dikembangkan, meliputi inventarisasi arsip, dokumen hasil digitalisasi, indeks dokumen, struktur penyimpanan, serta basis data atau katalog pencarian arsip digital. Peserta memastikan kelengkapan metadata, konsistensi penamaan berkas, keterhubungan informasi indeks dengan dokumen, serta kemudahan proses penelusuran kembali. Seluruh hasil pekerjaan kemudian disusun dalam bentuk laporan akhir, dokumentasi teknis, dan panduan penggunaan sistem arsip digital agar dapat dimanfaatkan oleh pegawai BPBPK Maluku Utara. Program diakhiri dengan presentasi hasil proyek dan penyerahan seluruh produk beserta berkas sumber kepada organisasi.