Staf Pengelola Arsip

1. Mempelajari dasar-dasar pengelolaan arsip dinamis dan administrasi kearsipan di lingkungan BKAT. 2. Mengenali jenis arsip, siklus hidup arsip, serta fungsi arsip aktif dan inaktif. 3. Mempelajari tata naskah dinas, prosedur penerimaan, pencatatan, pendistribusian, dan penyimpanan dokumen. 4. Memahami tata tertib, etika kerja, dan ketentuan kerahasiaan dokumen kedinasan.

1. Melakukan pemilahan arsip berdasarkan jenis, fungsi, unit kerja, dan klasifikasi arsip yang berlaku. 2. Mengelompokkan arsip aktif dan inaktif sesuai ketentuan pengelolaan arsip. 3. Melakukan penataan dokumen berdasarkan kode klasifikasi, tanggal, nomor, atau indeks yang ditetapkan. 4. Memberikan label pada map, folder, ordner, dan tempat penyimpanan arsip. 5. Memastikan dokumen tersusun secara sistematis dan mudah ditemukan kembali.

1. Melakukan inventarisasi arsip fisik berdasarkan klasifikasi dan unit pencipta arsip. 2. Menginput data arsip ke dalam daftar inventaris menggunakan Microsoft Excel. 3. Mencatat informasi arsip, meliputi nomor, tanggal, uraian, kode klasifikasi, lokasi penyimpanan, dan keterangan. 4. Melakukan pemeriksaan kesesuaian antara dokumen fisik dan data inventaris. 5. Menyusun rekapitulasi dan laporan hasil inventarisasi arsip.

1. Melakukan pemindaian dokumen fisik menjadi arsip digital menggunakan perangkat pemindai. 2. Memeriksa kualitas hasil pemindaian, kelengkapan halaman, dan keterbacaan dokumen. 3. Memberikan nama file secara konsisten berdasarkan pedoman penamaan dokumen. 4. Mengelompokkan dan menyimpan file digital ke dalam folder atau sistem pengelolaan dokumen yang ditetapkan. 5. Melakukan pencocokan dokumen digital dengan arsip fisik serta menjaga keamanan akses dokumen.

1. Melakukan penataan dan penyimpanan arsip pada sarana penyimpanan sesuai klasifikasi dan lokasi yang ditetapkan. 2. Memeriksa kondisi fisik arsip dan membantu menjaga kebersihan serta kerapian ruang penyimpanan. 3. Membantu pemantauan peminjaman, penggunaan, dan pengembalian arsip. 4. Melakukan pembaruan data lokasi penyimpanan dan status arsip. 5. Mempelajari Jadwal Retensi Arsip (JRA) dan prosedur pemindahan arsip sesuai ketentuan yang berlaku. 6. Menjaga kerahasiaan dokumen dan menerapkan pembatasan akses sesuai kewenangan.

1. Melakukan pemeriksaan akhir terhadap penataan arsip fisik dan digital yang telah dikelola. 2. Memverifikasi kelengkapan daftar inventaris dan kesesuaian data arsip. 3. Membantu mengidentifikasi dokumen yang belum tertata, belum terdigitalisasi, atau memerlukan perbaikan data. 4. Menyusun rekapitulasi hasil kegiatan pengelolaan arsip selama magang. 5. Membuat laporan akhir yang mencakup pekerjaan, hasil, kendala, dan rekomendasi perbaikan pengelolaan arsip. 6. Mempresentasikan hasil magang dan mengikuti evaluasi kompetensi bersama pembimbing.