Admin Operasional

Memahami profil perusahaan, struktur organisasi, fungsi HR, HSE/Training, departemen pemohon, serta alur administrasi KIMPER

Mempelajari pencatatan permohonan dari atasan/departemen pemohon serta pemeriksaan awal formulir dan lampiran pengajuan

Membantu menyiapkan checklist verifikasi administrasi dan menandai dokumen yang belum lengkap untuk ditindaklanjuti kepada pemohon

Mengompilasi hasil pemeriksaan administrasi dan rekomendasi terkait untuk diteruskan kepada pejabat berwenang sesuai alur persetujuan

Memantau tanggal berakhir KIMPER melalui database dan menyiapkan daftar KIMPER yang perlu ditindaklanjuti untuk perpanjangan

Melakukan simulasi alur administrasi dari penerimaan pengajuan, pemeriksaan dokumen, pencatatan, koordinasi persetujuan, penerbitan, distribusi, hingga pengarsipan

Mempelajari tujuan, ruang lingkup, tahapan proses, tanggung jawab pihak terkait, serta ketentuan pembuatan dan pengelolaan KIMPER

Memeriksa identitas personel, status kepegawaian/penugasan, kelengkapan dokumen, masa berlaku SIM jika dipersyaratkan, jenis unit, dan rekomendasi atasan

Mengenali bukti induksi, pelatihan, evaluasi/uji kompetensi, serta dokumen keselamatan yang diverifikasi oleh HSE/Training

Membantu memeriksa kesesuaian data kartu, nomor identifikasi, jenis kendaraan/unit, tanggal penerbitan, dan masa berlaku sebelum distribusi

Membantu pencatatan pengajuan perpanjangan, perubahan data, penangguhan, atau pencabutan berdasarkan informasi dan keputusan pihak berwenang

Menyelesaikan studi kasus seperti dokumen tidak lengkap, SIM atau KIMPER mendekati kedaluwarsa, serta pembaruan status berdasarkan arahan pembimbing

Mengenali formulir pengajuan, identitas personel, SIM, bukti kompetensi/pelatihan, rekomendasi atasan, dan dokumen pendukung lainnya sesuai kebutuhan

Menginput dan memperbarui data pemohon pada database atau sistem administrasi yang digunakan perusahaan

Membantu menyiapkan dokumen untuk koordinasi dengan departemen terkait dan memantau kelengkapan rekomendasi tanpa mengambil alih kewenangan verifikasi

Mencatat penyerahan KIMPER kepada pemegang serta memperbarui database dan informasi status untuk departemen terkait

Mengarsipkan pengajuan, hasil verifikasi, bukti kompetensi, persetujuan, bukti penerbitan, serta menyusun rekap data untuk kebutuhan monitoring dan audit

Menyusun laporan hasil magang, rekap pekerjaan administrasi, kendala yang ditemui, dan mempresentasikan hasil pembelajaran

Memahami ketelitian, keamanan informasi personel, tata cara pengarsipan, dan penggunaan dokumen untuk kebutuhan administrasi perusahaan

Mempelajari pengolahan data menggunakan Excel, termasuk tabel, filter, pengurutan, rumus dasar, dan pencarian data untuk membantu administrasi KIMPER