Admin Operasional

Memahami profil PT. Sangati Soerya Sejahtera, layanan penyediaan dan pengelolaan tenaga kerja, struktur organisasi, fungsi kantor/site, serta alur koordinasi operasional. Informasi perusahaan mengacu pada situs resmi Sangati

Membantu memperbarui daftar personel, jabatan, departemen, status penugasan, dan roster berdasarkan informasi resmi dari PIC terkait

Membantu menyiapkan dan memantau checklist administrasi personel yang akan masuk atau selesai bertugas di site, berdasarkan persyaratan dan arahan perusahaan/klien

Membantu pencatatan permintaan dan distribusi kebutuhan operasional, perlengkapan kerja, atau barang pendukung sesuai proses dan kewenangan yang berlaku

Memelihara daftar monitoring absensi, roster, dokumen personel, kebutuhan operasional, dan tindak lanjut yang memiliki tenggat waktu

Melaksanakan simulasi proses administrasi mulai dari pembaruan data personel, rekap absensi/timesheet, checklist dokumen, monitoring kebutuhan site, koordinasi tindak lanjut, hingga penyusunan laporan dan pengarsipan

Mempelajari prosedur administrasi site, alur komunikasi dan persetujuan, pembagian tanggung jawab, tata tertib, etika kerja, serta pelaporan kepada pembimbing

Mengumpulkan dan merekap data absensi/timesheet, memeriksa kelengkapan pengisian, serta menandai perbedaan data untuk dikonfirmasi kepada atasan atau PIC yang berwenang

Membantu memantau kelengkapan dan masa berlaku dokumen yang dipersyaratkan, seperti identitas, sertifikat kompetensi, hasil pemeriksaan kesehatan, atau dokumen akses site jika berlaku

Membantu pencatatan kebutuhan akomodasi, jadwal perjalanan, atau transportasi personel jika menjadi bagian dari administrasi site, serta mengonfirmasi data dengan PIC terkait

Memeriksa kesesuaian data antar dokumen, mengidentifikasi informasi kosong atau tidak konsisten, serta mengeskalasi temuan kepada pembimbing tanpa mengubah data sumber tanpa persetujuan

Menyelesaikan studi kasus seperti data absensi tidak sesuai, dokumen personel belum lengkap, perubahan roster, atau kebutuhan logistik yang belum tercatat, dengan arahan pembimbing

Mengenali dokumen yang mungkin digunakan di site, seperti roster, absensi/timesheet, daftar personel, formulir permintaan, dokumen mobilisasi, checklist, dan laporan operasional sesuai praktik perusahaan

Membantu pencatatan surat masuk/keluar, pengelolaan formulir, distribusi dokumen, dan pemantauan status tindak lanjut

Melatih komunikasi profesional untuk meminta data, mengonfirmasi informasi yang belum lengkap, menyampaikan status administrasi, dan menindaklanjuti kebutuhan dengan PIC terkait

Mengelola daftar dokumen, bukti serah terima, formulir penerimaan/pengeluaran barang, dan pembaruan status administrasi sesuai penugasan

Menyusun laporan atau rekap berkala sesuai format yang ditetapkan, memastikan sumber data tercatat, dan menyiapkan dokumen pendukung untuk pemeriksaan pembimbing

Menyusun laporan hasil magang, rangkuman tugas, contoh rekap atau alat monitoring yang dibuat, kendala dan pembelajaran, serta mempresentasikan hasil kepada pembimbing

Memahami pengamanan data personel dan operasional, penamaan file, penyimpanan dokumen fisik/digital, pengendalian versi, serta tata cara penelusuran arsip

Menyusun rekap rutin berdasarkan data yang telah diterima dan memeriksa konsistensi informasi sebelum disampaikan kepada pembimbing

Menggunakan Excel untuk input data, tabel, filter, sort, rumus dasar seperti SUM dan IF, serta membuat rekap administrasi site