Admin Procurement Bengkel Passenger Car

Pengenalan layanan bengkel seperti preventive maintenance, corrective maintenance, body repair, dan fleet maintenance; alur kebutuhan barang dari teknisi/foreman atau bagian terkait hingga pengadaan; pengenalan kategori spare part dan bahan habis pakai, SOP, dokumen, etika komunikasi pemasok, serta batas kewenangan peserta magang.

Menerima dan mencatat permintaan barang berdasarkan formulir atau arahan PIC; memeriksa kelengkapan informasi seperti nama/kode barang, jumlah, spesifikasi, dan kebutuhan waktu; memperbarui daftar permintaan; melakukan pengecekan awal terhadap data stok yang tersedia bila diberi akses; mengklarifikasi data yang tidak lengkap kepada pembimbing.

Membantu meminta atau mengumpulkan quotation dari pemasok sesuai instruksi; mencatat harga, spesifikasi, ketersediaan, estimasi pengiriman, dan masa berlaku penawaran; menyusun perbandingan administratif dengan format yang disediakan; meneruskan hasil kepada PIC untuk evaluasi. Peserta tidak melakukan negosiasi atau menetapkan pemasok tanpa arahan.

Mengenali alur dan dokumen permintaan pembelian serta purchase order (PO); membantu menyiapkan draft atau menginput data sesuai otorisasi; memeriksa kesesuaian data dengan permintaan dan penawaran; mencatat status persetujuan dan estimasi kedatangan; melakukan follow-up administratif kepada pemasok berdasarkan arahan pembimbing.

Membantu mencatat penerimaan barang berdasarkan bukti penerimaan dan dokumen pemasok; mencocokkan data pesanan, jumlah, dan dokumen seperti surat jalan/invoice sesuai prosedur; mencatat selisih atau barang yang belum diterima untuk dilaporkan kepada PIC; membantu pengarsipan dokumen pembelian dan memperbarui tracker status pesanan.

Mengelola tracker permintaan dan pesanan, menyiapkan rekap status pengadaan, merapikan arsip penawaran/PO/bukti penerimaan, serta melakukan pemeriksaan kelengkapan administrasi dengan supervisi. Evaluasi akhir meliputi ketelitian input, kelengkapan dokumen, ketepatan follow-up, kerapian arsip, komunikasi, dan kepatuhan terhadap alur persetujuan.