Administration & Operations Intern

Pada bulan pertama, peserta pemagangan akan mendapatkan pengenalan mengenai lingkungan kerja perusahaan, struktur organisasi, fungsi dan tanggung jawab bagian administrasi, budaya kerja profesional, serta standar operasional prosedur yang diterapkan dalam kegiatan administrasi perkantoran. Peserta akan mempelajari alur kerja administrasi, sistem pencatatan dokumen, tata cara pengelolaan informasi, pengorganisasian pekerjaan, serta penggunaan perangkat dan aplikasi perkantoran seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs, dan Google Sheets. Pembelajaran dilaksanakan melalui pengenalan prosedur, observasi aktivitas administrasi, pendampingan mentor, serta praktik langsung dalam menyusun dokumen sederhana, melakukan pencatatan data, mengorganisasikan berkas, dan membantu aktivitas administrasi harian. Peserta juga akan dibimbing dalam menerapkan etika komunikasi, kedisiplinan, manajemen waktu, ketelitian, serta tanggung jawab terhadap pekerjaan. Pada akhir bulan pertama, peserta diharapkan mampu memahami proses administrasi perusahaan dan menjalankan tugas administratif dasar sesuai arahan mentor dan prosedur yang berlaku.

Pada bulan kedua, peserta akan mempelajari dan mempraktikkan pengelolaan dokumen administrasi perusahaan secara sistematis, mulai dari penerimaan, pencatatan, penyusunan, pemeriksaan, pendistribusian, penyimpanan, hingga penelusuran kembali dokumen. Materi mencakup tata cara penyusunan surat resmi, surat undangan, surat pemberitahuan, memorandum, berita acara, formulir administrasi, serta dokumen pendukung operasional perusahaan sesuai kebutuhan unit kerja. Peserta akan dilibatkan dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar, pemberian nomor dan klasifikasi dokumen, penyusunan daftar arsip, pengelolaan folder digital, serta penerapan sistem pengarsipan fisik dan elektronik. Peserta juga akan mempelajari penggunaan penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive untuk mendukung aksesibilitas dan keteraturan dokumen dengan tetap memperhatikan hak akses dan kerahasiaan informasi perusahaan. Melalui praktik dan pendampingan mentor, peserta diharapkan mampu menghasilkan dokumen administrasi yang tertata, akurat, mudah ditelusuri, dan sesuai standar perusahaan.

Pada bulan ketiga, peserta akan mengembangkan keterampilan dalam penginputan, pengolahan, pemeriksaan, pembaruan, serta pengorganisasian data administrasi perusahaan menggunakan perangkat lunak perkantoran dan sistem informasi yang tersedia. Materi pembelajaran mencakup penggunaan Microsoft Excel dan Google Sheets untuk membuat tabel administrasi, melakukan pengelompokan data, menerapkan rumus dasar, melakukan penyaringan dan pengurutan informasi, serta menyusun rekapitulasi data secara sistematis. Peserta akan mempraktikkan pengelolaan database sederhana, pencatatan informasi kegiatan, pembaruan daftar dokumen, pemeriksaan kesesuaian data, identifikasi kesalahan input, serta penyusunan laporan rekapitulasi berdasarkan kebutuhan unit kerja. Selain itu, peserta akan mempelajari prinsip ketepatan, konsistensi, keamanan, dan kerahasiaan data, termasuk pengaturan akses terhadap dokumen digital. Dalam pelaksanaannya, peserta akan memperoleh penugasan administratif nyata dengan pengawasan mentor. Pada akhir pembelajaran, peserta diharapkan mampu mengelola data secara akurat, menyusun rekapitulasi informasi, serta mendukung peningkatan efisiensi proses administrasi berbasis digital.

Pada bulan keempat, peserta akan mempelajari proses administrasi kegiatan dan koordinasi operasional yang berkaitan dengan penyelenggaraan rapat, pengaturan jadwal kerja, penyusunan agenda, komunikasi internal, serta pengelolaan kebutuhan administratif kegiatan perusahaan. Peserta akan memperoleh pengalaman langsung dalam membuat jadwal rapat, menyiapkan undangan, menyusun daftar hadir, mempersiapkan dokumen pendukung, membuat notulensi, dan mengelola dokumentasi kegiatan. Peserta juga akan mempelajari tata cara komunikasi profesional melalui email, telepon, aplikasi komunikasi kerja, serta koordinasi dengan berbagai unit atau bagian perusahaan. Kegiatan praktik mencakup penggunaan kalender digital, pengorganisasian agenda, pencatatan hasil rapat, penyusunan daftar tindak lanjut, serta pemantauan penyelesaian tugas administratif. Melalui penugasan dan pendampingan mentor, peserta diharapkan mampu mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan perusahaan, menjaga ketertiban administrasi rapat, serta meningkatkan kemampuan komunikasi, koordinasi, manajemen waktu, dan kerja sama tim.

Pada bulan kelima, peserta akan dilibatkan dalam pengelolaan administrasi operasional perusahaan yang mencakup pencatatan kebutuhan perlengkapan kantor, pendataan inventaris, penyusunan daftar kebutuhan operasional, pengelolaan dokumen pendukung kegiatan, serta koordinasi administratif antarunit kerja. Peserta akan mempelajari prosedur permintaan dan pencatatan barang, pemeriksaan kelengkapan dokumen, penyusunan daftar inventaris, serta pembuatan rekapitulasi penggunaan perlengkapan kantor sesuai ketentuan perusahaan. Dalam pelaksanaannya, peserta akan membantu proses administrasi pengadaan dan kebutuhan operasional pada tahap pencatatan, pengumpulan dokumen, pengarsipan bukti transaksi, serta penyusunan laporan sederhana tanpa mengambil alih kewenangan persetujuan atau keputusan keuangan perusahaan. Peserta juga akan memperoleh pengalaman dalam mengidentifikasi kebutuhan administrasi, mengatur prioritas pekerjaan, serta berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan kelancaran aktivitas operasional. Pada akhir bulan kelima, peserta diharapkan mampu melaksanakan tugas dukungan administrasi operasional secara tertib, teliti, efisien, dan bertanggung jawab.

Pada bulan keenam, peserta akan mempelajari dan mempraktikkan proses penyusunan laporan administrasi, pengumpulan dan rekapitulasi data kegiatan, evaluasi kelengkapan dokumen, serta identifikasi peluang peningkatan efektivitas pengelolaan administrasi perusahaan. Peserta akan dibimbing dalam menyusun laporan kegiatan harian, mingguan, dan bulanan, melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian data dengan dokumen pendukung, serta menyajikan informasi dalam bentuk tabel, rekapitulasi, dan ringkasan laporan yang mudah dipahami. Selain penyusunan laporan, peserta akan melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas administrasi selama masa pemagangan, mengidentifikasi kendala dalam pengelolaan dokumen maupun data, serta menyusun rekomendasi sederhana untuk meningkatkan ketertiban dan efisiensi proses kerja. Peserta juga akan melaksanakan penugasan akhir berupa penyusunan laporan hasil pemagangan dan dokumentasi pekerjaan yang telah dilaksanakan. Evaluasi dilakukan bersama mentor dengan mempertimbangkan ketelitian, kedisiplinan, kemampuan komunikasi, penguasaan aplikasi perkantoran, kualitas hasil pekerjaan, dan tanggung jawab profesional. Pada akhir program, peserta diharapkan memiliki kompetensi administrasi yang lebih mandiri, sistematis, dan siap diterapkan dalam lingkungan kerja profesional.