Administrator Intern

Pada bulan pertama, peserta mendalami aspek teoretis prinsip manajemen perkantoran, etika profesi administrator, regulasi keselamatan kerja kantor (K3 Perkantoran), serta jenis-jenis dokumen teknis & legalitas di industri konstruksi. Peserta mempelajari format korespondensi resmi Bahasa Indonesia dan Inggris, sistem klasifikasi kearsipan (abjad, subjek, nomor, kronologis), etika komunikasi telepon/email bisnis, serta pemetaan unit-unit kompetensi SKKNI Administrasi Perkantoran sebagai panduan kerja.

Peserta mempraktikkan pembuatan berbagai jenis surat resmi perusahaan (surat penawaran, surat jalan, surat tugas, memo internal, dan berita acara) sesuai standar format PT. Ahli Karya Indonesia. Peserta berlatih mengelola lalu lintas surat masuk/keluar (agenda book/e-mail handling), serta mempraktikkan etika komunikasi verbal dan tertulis kepada mitra bisnis dan tim lapangan.

Peserta mempraktikkan penataan dan pengarsipan berkas fisik maupun digital (e-filing) untuk dokumen penting proyek (seperti gambar kerja, kontrak kerja sama, sertifikat alat, dan laporan kemajuan proyek). Peserta menerapkan sistem penamaan file (file naming convention), pembuatan indeks arsip, kontrol akses dokumen, serta metode retensi dokumen agar mudah dan cepat ditemukan kembali (retrieval system).

Peserta mengaplikasikan perangkat lunak perkantoran (Microsoft Excel/Google Sheets) untuk mengolah data operasional harian, seperti logbook peralatan, rekapitulasi kebutuhan bahan/material kantor, dan data logistik proyek. Peserta berlatih menyusun draf laporan rekapitulasi mingguan dan bulanan yang rapi, akurat, dan siap disajikan kepada pimpinan/manajer proyek.

Peserta mempraktikkan pengelolaan kalender kegiatan pimpinan dan agenda koordinasi proyek. Praktek mencakup penyiapan sarana/prasarana rapat (ruang rapat, materi presentasi, dan konsumsi), penanganan reservasi perjalanan dinas tim teknis, serta mencatat dan menyusun risalah rapat (minutes of meeting / notula) resmi secara presisi dan tepat waktu.

Peserta melakukan audit mandiri terhadap kerapian arsip dan kelengkapan dokumen administrasi yang telah ditangani selama program magang. Di akhir bulan, peserta mengompilasi seluruh bukti kerja (work evidence)—seperti draf surat resmi, indeks arsip digital, risalah rapat (notula), dan rekapitulasi data spreadsheet—menjadi Buku Portofolio Administrasi Perkantoran yang disusun sesuai standar uji kompetensi Sertifikasi BNSP Administrative Assistant.