Arsiparis

Pengelolaan arsip inaktif meliputi pemindahan arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dari unit kerja ke pusat arsip (record center), penataan (manuver, deskripsi, dan pelabelan boks), pemeliharaan dan penyimpanan yang aman, hingga penyusutan arsip untuk dimusnahkan atau diserahkan ke arsip nasional.Secara rinci, tahapan kegiatan pengelolaan arsip inaktif adalah sebagai berikut:1. Pemindahan dan Penerimaan ArsipMemindahkan arsip yang sudah jarang dipakai dari unit pengolah ke Unit Kearsipan (Pusat Arsip) agar ruang kerja tidak penuh. Proses ini disertai dengan Berita Acara dan Daftar Arsip yang dipindahkan.2. Penataan Arsip (Pengolahan)Identifikasi & Klasifikasi: Memilah dan mengelompokkan arsip sesuai dengan skema klasifikasi masalah atau struktur organisasi.Deskripsi & Manuver: Mencatat informasi penting (isi ringkas, nomor surat, kurun waktu) ke dalam kartu deskripsi.Pemberkasan & Pelabelan: Menyusun arsip ke dalam folder, memasukkannya ke dalam boks arsip (box file), dan memberikan label nomor urut.3. Pemeliharaan dan Perawatan Menyimpan boks arsip di ruang penyimpanan khusus yang memenuhi standar. Ruangan ini harus dipelihara kebersihannya, suhunya, serta keamanannya dari kerusakan fisik (seperti rayap, kelembapan) dan kehilangan informasi.4. Pelayanan dan Temu KembaliMengelola sistem pinjam-balik (layanan arsip) apabila sewaktu-waktu unit kerja atau pihak yang berwenang membutuhkan dokumen tersebut untuk keperluan audit, hukum, atau referensi.5. Penyusutan Arsip. Kegiatan akhir untuk mengurangi jumlah arsip dengan cara:Memusnahkan arsip yang masa retensinya (Jadwal Retensi Arsip) sudah habis dan tidak memiliki nilai guna.Menyerahkan arsip yang bernilai sejarah (arsip statis) kepada Lembaga Kearsipan

rancangan daftar arsip inaktif dan simulasi penyusutan arsip berdasarkan JRA serta prosedur yang berlaku

laporan evaluasi pengelolaan arsip di Balai Bahasa Provinsi NTB beserta rekomendasi perbaikan dan rencana tindak lanjut.

ringkasan regulasi kearsipan dan identifikasi kondisi penyelenggaraan kearsipan di Balai Bahasa Provinsi NTB.

praktik pemberkasan dan penataan arsip dinamis beserta daftar berkas yang dapat digunakan dalam kegiatan administrasi unit kerja.

enyusunan dan penerapan klasifikasi arsip. Pengenalan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penerapan tata naskah dinas dalam penciptaan dan pengelolaan arsip. Penyusunan daftar arsip aktif dan daftar arsip inaktif.