Brand Activation Specialist (Retail)

Fokus: Memahami proses kerja Event & Community, karakter brand Bocorocco, alur koordinasi, serta administrasi dasar persiapan event. 1. Mempelajari struktur organisasi, fungsi divisi Branding, dan peran Event & Community dalam mendukung brand awareness, engagement, dan penjualan. 2. Mempelajari jenis kegiatan yang dijalankan perusahaan, seperti event boutique, bazaar, kolaborasi, dan aktivasi komunitas. 3. Mempelajari alur kerja event dari tahap pencarian ide, persiapan, pelaksanaan, hingga evaluasi berdasarkan arahan pembimbing. 4. Mengenali stakeholder internal dan eksternal yang terlibat, termasuk Brand Manager, tim Sales/Retail Ops, Creative, Procurement & GA, Distribution Center, vendor, venue, dan komunitas. 5. Mempelajari penggunaan Google Slides dan Google Sheets untuk menyusun presentasi, checklist, database, dan laporan progres. 6. Mengamati contoh brief event, rundown, layout/floorplan, checklist kebutuhan, laporan progres, dan laporan pasca-event. 7. Membantu memperbarui daftar kebutuhan event, daftar kontak stakeholder/vendor, serta dokumentasi dan pencatatan aset/perlengkapan event.

Fokus: Membangun keterampilan mengidentifikasi kebutuhan acara dan membantu koordinasi dengan stakeholder serta mitra kerja. 1. Membantu mengidentifikasi tujuan, tema, sasaran pengunjung, dan kebutuhan pendukung event berdasarkan brief serta arahan supervisor. 2. Menyusun dan memperbarui checklist kebutuhan event sebelum, selama, dan setelah acara. 3. Membantu menghubungi atau menindaklanjuti informasi dari stakeholder, vendor, venue, dan pihak terkait sesuai arahan pembimbing. 4. Mencatat kebutuhan teknis dan operasional, seperti booth, perlengkapan, furniture, produk, manpower, dokumentasi, dan kebutuhan pendukung lainnya. 5. Membantu membandingkan informasi penawaran atau kebutuhan vendor yang telah dikumpulkan, tanpa mengambil keputusan negosiasi atau persetujuan biaya secara mandiri. 6. Memperbarui timeline, daftar PIC, status kebutuhan, dan catatan tindak lanjut menggunakan Google Sheets. 7. Menyusun laporan progres persiapan event secara berkala dan menyampaikan kendala kepada supervisor.

Fokus: Mendukung riset tren/aktivasi, pencarian lokasi bazaar atau venue, dan pengembangan alternatif konsep yang relevan dengan brand dan target market. 1. Melakukan riset referensi event, tren aktivasi, bazaar, kolaborasi brand, serta kegiatan komunitas yang relevan dengan Bocorocco. 2. Mengumpulkan ide aktivitas berdasarkan tujuan acara, target pengunjung, karakter brand, kebutuhan boutique, dan potensi engagement. 3. Membantu mengembangkan beberapa alternatif konsep event atau aktivitas komunitas untuk ditinjau supervisor. 4. Mencari alternatif lokasi bazaar atau venue melalui sumber informasi yang tersedia dan mencatat kontak, lokasi, fasilitas, kapasitas, aksesibilitas, serta informasi biaya jika tersedia. 5. Membandingkan alternatif lokasi menggunakan kriteria yang disepakati, kemudian merangkum kelebihan, keterbatasan, dan kecocokannya dengan kebutuhan acara. 6. Membantu membuat draft presentasi konsep, referensi visual, layout awal, atau rekomendasi lokasi menggunakan Google Slides/Sheets dan tools yang tersedia. 7. Mempresentasikan hasil riset dan ide kepada supervisor untuk mendapatkan masukan dan revisi.

Fokus: Menerapkan hasil perencanaan ke dalam dokumen kerja dan membantu monitoring persiapan serta pelaksanaan event secara langsung. 1. Membantu menerjemahkan konsep yang telah disetujui menjadi daftar kebutuhan, timeline, rundown, pembagian PIC, dan checklist persiapan. 2. Membantu memastikan status kebutuhan venue, booth, perlengkapan, produk, materi kreatif, dokumentasi, dan manpower tercatat dan ditindaklanjuti. 3. Membantu koordinasi teknis dengan vendor, venue, tim internal, dan pihak terkait sesuai pembagian tugas serta arahan supervisor. 4. Membantu memeriksa kesiapan perlengkapan dan aset event, termasuk pencatatan jumlah, kondisi, kebutuhan perbaikan, serta proses pengambilan/pengembalian jika relevan. 5. Mendampingi proses loading-in dan penataan kebutuhan event sesuai instruksi serta prosedur keselamatan yang berlaku. 6. Saat event berlangsung, membantu memantau checklist, rundown, kesiapan area, kebutuhan pengunjung, dan progres tugas setiap PIC. 7. Mencatat perubahan rundown atau kendala operasional dan segera menginformasikannya kepada supervisor untuk arahan tindak lanjut. 8. Membantu mengumpulkan dokumentasi dan catatan pelaksanaan sebagai bahan laporan.

Fokus: Meningkatkan kemandirian dalam mendukung beberapa kegiatan, membantu ide kolaborasi/aktivasi komunitas, dan menjaga kualitas koordinasi serta pencatatan. 1. Membantu memantau lebih dari satu kebutuhan event atau aktivitas yang sedang berjalan dengan memperbarui timeline dan prioritas tugas. 2. Menyusun rekomendasi aktivitas atau kolaborasi komunitas yang sesuai dengan karakter brand, target market, dan tujuan event berdasarkan riset awal. 3. Membantu memetakan komunitas atau calon partner yang relevan serta mengumpulkan informasi dasar untuk ditinjau oleh supervisor. 4. Membantu menyiapkan materi presentasi, kebutuhan koordinasi, dan checklist untuk kegiatan kolaborasi komunitas atau aktivasi boutique. 5. Melakukan follow-up status kebutuhan kepada PIC/vendor sesuai arahan, mencatat respons, dan menandai kebutuhan yang berisiko terlambat. 6. Mendukung monitoring pelaksanaan event di lokasi, termasuk dokumentasi, catatan kendala, dan penyesuaian operasional yang diarahkan supervisor. 7. Membantu memastikan data aset/perlengkapan, dokumentasi, dan catatan kebutuhan setelah event diperbarui. 8. Mengumpulkan data awal terkait jumlah pengunjung, engagement, hasil penjualan jika tersedia dan diizinkan, serta umpan balik stakeholder.

Fokus: Menyusun laporan pasca-event, mengolah masukan dan data dasar, serta memberikan rekomendasi perbaikan untuk kegiatan berikutnya. 1. Mengumpulkan dokumen dan data pelaksanaan event, seperti brief, rundown, checklist, dokumentasi, catatan kendala, serta data pengunjung/penjualan yang tersedia. 2. Meminta atau menghimpun umpan balik dari stakeholder internal dan eksternal sesuai arahan supervisor. 3. Membandingkan rencana dengan realisasi pelaksanaan, termasuk ketepatan waktu, kelengkapan kebutuhan, kendala, dan tindak lanjut. 4. Membantu merangkum data engagement, respons pengunjung, hasil penjualan jika tersedia, dan temuan penting dari pelaksanaan event. 5. Menyusun draft laporan pasca-event menggunakan format yang ditentukan, meliputi ringkasan kegiatan, hasil, kendala, dokumentasi, dan rekomendasi perbaikan. 6. Menyampaikan hasil evaluasi dan usulan perbaikan kepada supervisor untuk ditinjau sebelum digunakan sebagai dasar kegiatan berikutnya. 7. Merapikan dan memperbarui arsip dokumen, data lokasi/vendor, referensi konsep, dan catatan aset agar dapat digunakan kembali. 8. Merefleksikan pencapaian kompetensi selama enam bulan bersama pembimbing dan menyusun daftar kemampuan yang sudah dikuasai serta area yang masih perlu ditingkatkan.