BUILDING ADMINISTRATION

- Mempelajari denah gedung, SOP operasional building management, serta peraturan penggunaan fasilitas gedung. - Membantu pemutakhiran data penyewa (tenant) atau penghuni, data kontak darurat, serta data aset gedung. - Mengelola pengarsipan dokumen administrasi (kontrak sewa, sertifikat kelaikan, dokumen perizinan gedung, dan asuransi). - Mempelajari alur pencatatan dan penanganan keluhan (complaint log) dari penghuni atau pengguna gedung.

- Membantu pencatatan harian dan rekapitulasi bulanan meteran utilitas gedung (listrik, air, dan gas). - Membantu pemantauan operasional serta kebersihan area publik (common area) bersama tim housekeeping. - Membantu koordinasi administrasi dengan tim keamanan (security), seperti pendaftaran kartu akses (access card) dan izin keluar-masuk barang (work permit/fit-out). - Memeriksa dan merekap formulir keluhan harian penghuni gedung serta memastikan keluhan tersebut ditindaklanjuti.

- Membantu penjadwalan dan pendataan pemeliharaan berkala fasilitas gedung (AC sentral, lift, genset, sistem pemadam kebakaran/APAR, dan pompa air). - Membantu penyiapan dokumen kerja sama dan pencatatan jadwal kerja vendor pihak ketiga (vendor pest control, kebersihan luar gedung, atau perawatan lift). - Melakukan verifikasi nota, faktur, dan berita acara penyelesaian pekerjaan (work completion form) dari vendor sebelum diajukan ke tim keuangan. - Mengelola inventarisasi stok perlengkapan operasional gedung (lampu, alat kebersihan, dan suku cadang dasar).

- Membantu penyusunan draft lembar tagihan bulanan (billing statement) untuk penyewa, seperti biaya sewa, service charge, dan penggunaan utilitas. - Membantu pengelolaan dan pencatatan pengeluaran kas kecil (petty cash) untuk kebutuhan operasional harian gedung. - Membantu rekapitulasi dokumen pemeriksaan K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja) serta kesiapan tanggap darurat gedung. - Menyiapkan materi atau pengumuman edaran resmi dari building management kepada seluruh penghuni gedung.

- Membantu pengawasan administrasi terkait proses renovasi atau fit-out unit (memeriksa dokumen deposit, jadwal kerja, dan kepatuhan aturan kerja). - Menyebarkan dan mengolah data kuesioner kepuasan penghuni (tenant satisfaction survey) terhadap pelayanan pengelolaan gedung. - Membantu koordinasi persiapan simulasi tanggap darurat (seperti simulasi evakuasi kebakaran atau fire drill). - Menyusun laporan bulanan perbandingan biaya operasional dan penggunaan utilitas gedung.

- Melakukan audit fisik dan rekapitulasi akhir seluruh aset serta fasilitas gedung (building asset audit). - Merapikan seluruh arsip digital dan fisik gedung (kontrak vendor, riwayat servis mesin, dan riwayat tagihan) agar terorganisir dengan rapi. - Mengerjakan proyek akhir magang (seperti pembuatan digital complaint form, perbaikan alur pengajuan work permit, atau pembuatan checklist inspeksi harian). - Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan magang bulanan dan melakukan presentasi evaluasi hasil kerja akhir.