Customer Service

• Mengenal profil, visi-misi, struktur organisasi, dan budaya kerja Central CCTV. • Mempelajari SOP kantor: jam kerja, absensi, seragam, penggunaan alat kantor, dan tata tertib. • Mengenal alur kerja antar divisi: Customer Service, Teknisi, Finance, dan Gudang. • Mengenal lini produk: kamera (analog, IP, PTZ, wireless), DVR/NVR, hard disk, kabel, power supply, dan aksesori. • Mengenal jenis layanan: penjualan, pemasangan (instalasi), servis/perbaikan, maintenance, dan garansi. • Pengenalan aplikasi kerja yang dipakai (pencatatan order, WhatsApp Business, spreadsheet, dan sistem kasir/invoice).

• Cara kerja sistem CCTV dari kamera, kabel, DVR/NVR, hard disk, sampai monitor dan akses remote. • Perbedaan kamera analog (AHD/TVI/CVI) dan IP camera, resolusi (2MP, 5MP, dst.), serta kapan tiap jenis dipakai. • Memahami kebutuhan lokasi: indoor/outdoor, siang/malam, jangkauan, jumlah titik, dan kapasitas penyimpanan. • Dasar jaringan: IP address, router, kabel UTP, PoE, dan akses melalui aplikasi HP. • Gambaran proses instalasi dan survei lokasi agar dapat menjelaskannya ke pelanggan dengan bahasa awam. • Masalah umum dan penyebabnya: gambar buram/hitam, tidak ada rekaman, tidak bisa remote, dan HDD penuh/rusak.

• Menyambut pelanggan yang datang, mengidentifikasi keperluan (beli, konsultasi, servis, klaim garansi, ambil barang, bayar). • Mengarahkan pelanggan ke bagian yang tepat dan memastikan tidak ada pelanggan menunggu tanpa informasi. • Mencatat data kunjungan: nama, kontak, keperluan, dan tindak lanjut pada buku/form tamu. • Menerima unit servis: cek kelengkapan, mencatat keluhan, memberi tanda terima, dan estimasi waktu. • Menangani pelanggan dengan karakter berbeda (terburu-buru, bingung, kecewa) secara tenang dan sopan. • Dilakukan bertahap: mendampingi senior (minggu 1), praktik dengan pengawasan (minggu 2).

• Memahami alur: order masuk, survei, penawaran disetujui, jadwal pasang, pengerjaan, serah terima. • Membuat Surat Perintah Kerja (work order) yang jelas: alamat, kontak, jenis pekerjaan, barang yang dibawa, dan catatan khusus. • Berkomunikasi dengan teknisi untuk menentukan jadwal sesuai ketersediaan, jarak, dan estimasi lama pekerjaan. • Menyusun jadwal teknisi harian/mingguan agar tidak bentrok dan efisien (pengelompokan area). • Mengonfirmasi jadwal ke pelanggan, lalu menginformasikan perubahan jadwal bila ada kendala. • Menerima laporan hasil pekerjaan dari teknisi dan memperbarui status order.

• Memahami alur keuangan: DP, pelunasan, invoice, kuitansi, dan faktur/nota. • Merekap pekerjaan yang sudah selesai (berdasarkan laporan teknisi dan berita acara) secara rutin dan akurat. • Menyampaikan daftar pengerjaan selesai ke Finance (harian/mingguan) lengkap dengan nama pelanggan, nilai, dan status pembayaran. • Mencocokkan data pekerjaan dengan invoice dan memastikan tidak ada pekerjaan yang terlewat ditagih. • Menindaklanjuti pelanggan yang belum membayar secara sopan sesuai arahan Finance. • Menjaga kerahasiaan data keuangan perusahaan dan pelanggan.

• Menjalankan seluruh alur secara mandiri: sambut pelanggan, konsultasi, penawaran, work order, jadwal teknisi, rekap, dan serah ke Finance. • Mengelola agenda prioritas harian sendiri dengan pendampingan minimal. • Menyelesaikan minimal 1 kasus komplain secara tuntas dari awal sampai akhir. • Memberikan usulan perbaikan proses (misalnya format work order, alur komunikasi, atau FAQ).

• Prinsip pelayanan prima: ramah, cepat, tepat, dan solutif. • Etika komunikasi tatap muka, telepon, dan chat (WhatsApp) dengan pelanggan. • Penampilan, bahasa tubuh, dan sikap profesional di area front office. • Teknik mendengarkan aktif dan mengajukan pertanyaan yang tepat. • Menjaga kerahasiaan data pelanggan dan lokasi pemasangan CCTV.

• Mempelajari metode prioritas (mendesak-penting, urutan SLA) untuk menentukan urutan pekerjaan. • Membuat Agenda Kerja Prioritas setiap pagi: pelanggan datang, order baru, jadwal teknisi, follow-up komplain, dan tagihan. • Memperbarui agenda di tengah hari dan menutupnya di sore hari dengan catatan realisasi. • Dokumentasi: Agenda Kerja Harian dikumpulkan ke pembimbing setiap akhir hari. • Output: 6 hari berturut-turut agenda harian terisi lengkap. Penugasan bulan ini: Tugas 1 (Agenda Kerja Prioritas Harian) mulai dikerjakan secara rutin dan dievaluasi mingguan.

• Menggali kebutuhan pelanggan: jenis tempat, jumlah titik, tujuan pengawasan, dan anggaran. • Merekomendasikan paket CCTV yang sesuai sesuai daftar produk dan harga resmi perusahaan. • Menyusun penawaran (quotation) berisi rincian barang, jasa pasang, garansi, dan syarat pembayaran. • Menjelaskan perbedaan paket hemat dan paket lengkap tanpa melebih-lebihkan.

• Langkah menangani komplain: dengarkan, mohon maaf, catat, cari solusi, tindak lanjut. • Memahami syarat dan ketentuan garansi barang dan garansi pemasangan. • Mengelompokkan komplain: teknis, pengiriman, harga, dan sikap pelayanan, serta menentukan eskalasi. • Studi kasus dan simulasi (role-play) komplain nyata dari arsip perusahaan.

• Melakukan follow-up setelah pemasangan: kepuasan, cara pakai, dan potensi kendala. • Mengelola database pelanggan (kontak, tanggal pasang, masa garansi) di spreadsheet atau CRM sederhana. • Mengingatkan jadwal maintenance dan penggantian HDD/aksesori kepada pelanggan. • Membuat survei kepuasan singkat dan merangkum hasilnya.

• Ujian pengetahuan produk, SOP, dan studi kasus pelayanan. • Penilaian praktik langsung oleh pembimbing dan perwakilan Teknisi serta Finance. • Presentasi hasil magang di hadapan Direktur dan pembimbing: pencapaian, kendala, dan saran. • Sesi umpan balik dan penentuan rekomendasi: sertifikat magang dan peluang menjadi karyawan. Penugasan bulan ini: Seluruh tugas dikerjakan secara mandiri dan dinilai sebagai bagian evaluasi akhir.