Digital Innovation & Optimization

- Memahami fungsi Control Tower, struktur perusahaan dalam grup, stakeholder, PIC/escalation matrix, jenis moda (air/sea), shipment lifecycle, serta ekspektasi layanan untuk setiap perusahaan. - Mengenali informasi penting pada booking confirmation, HAWB/MAWB, HBL/MBL, flight/vessel schedule, routing, port/airport of loading dan discharge, ETD/ATD, ETA/ATA, serta transit point.

- Melakukan pengecekan status sejak origin departure sampai destination arrival, termasuk setiap transit/transshipment. Membandingkan planned schedule dengan actual movement dan mencatat variance. - Memvalidasi update menggunakan sumber yang disetujui, misalnya carrier/airline tracking, origin/destination update, atau sistem operasional internal. Mencatat waktu pengecekan, sumber, dan remark yang relevan.

- Mengenali schedule change, carrier/vessel/flight change, missed connection, rolled cargo, delay, transshipment delay, cancellation, rerouting, dan risiko keterlambatan terhadap target customer. - Menyusun notifikasi yang memuat shipment reference, perubahan yang terjadi, dampak terhadap ETA, alasan bila tersedia, tindakan yang sedang dilakukan, PIC terkait, dan waktu update berikutnya. Mengikuti escalation matrix.

- Mulai memegang portofolio shipment beberapa perusahaan dengan supervisi ringan, mengatur prioritas berdasarkan urgency, milestone due, risiko, dan kebutuhan customer. - Melakukan pengecekan kelengkapan shipment, duplicate/missing data, mismatch antara sumber dengan monitoring sheet, serta memastikan ATD/ATA dan seluruh titik transit tercatat konsisten.

- Menyusun monthly report dengan tren ketepatan milestone, jenis exception dominan, recurring lane/carrier issue, shipment terdampak, lead-time variance, serta rekomendasi perbaikan berbasis data yang tersedia. - Mengidentifikasi aktivitas manual berulang, kolom yang membingungkan, sumber keterlambatan update, dan peluang standardisasi template atau reminder. Menyusun satu usulan perbaikan yang realistis.

Menangani portofolio yang disepakati secara end-to-end: monitoring, update milestone, exception detection, notification, follow-up, escalation, dan closure dengan supervisi minimum.

Memahami format monitoring sheet masing-masing perusahaan, sumber data resmi, aturan penamaan file, cut-off pembaruan, version control, dan prinsip akurasi data. Praktik dilakukan menggunakan data contoh dan kemudian shipment aktif dengan supervisi.

Memperbarui file tiap perusahaan sesuai template, frekuensi, kolom wajib, dan kebutuhan pengguna tanpa mencampurkan data antarperusahaan. Menjaga kerahasiaan dan ketertelusuran perubahan.

Menggunakan bahasa yang jelas, faktual, singkat, dan tidak spekulatif. Membedakan informasi terkonfirmasi, potensi risiko, dan hal yang masih menunggu konfirmasi.

Menyusun ringkasan mingguan berisi shipment volume yang dimonitor, on-track vs exception, daftar isu utama, aging/open issue, root cause awal, tindakan, owner, dan next update. Menggunakan visual sederhana dan executive summary.

Mengkoordinasikan klarifikasi dengan origin, destination, operation, customer service, atau pihak terkait melalui jalur komunikasi yang ditentukan, kemudian mencatat outcome dan komitmen tindak lanjut.

- Menghasilkan report final dengan kualitas siap pakai: executive summary, data akurat, visual mudah dipahami, isu dan dampak jelas, action owner tercantum, serta rekomendasi yang relevan. - Menyelesaikan mini-project berupa standardisasi monitoring sheet, dashboard sederhana, template notification, SOP/checklist, atau improvement lain yang disetujui supervisor dan dapat dipakai setelah masa magang.

Melakukan update shipment terpilih untuk departure, transit, dan arrival dengan pendampingan. KPI pembelajaran: data lengkap, sumber update tercatat, format konsisten, dan tidak ada perubahan data tanpa dasar yang jelas.

Menangani portofolio shipment terbatas dan menyampaikan daily exception list kepada supervisor. KPI pembelajaran: seluruh shipment due diperiksa sesuai jadwal dan exception diterangkan dengan status serta next action.

Mengelola minimal satu skenario perubahan vessel/airline atau simulasi disruption dari deteksi sampai closure. KPI pembelajaran: notifikasi dikirim segera setelah validasi, penerima tepat, dan tindak lanjut terdokumentasi.

Mempresentasikan weekly report secara singkat kepada supervisor/pengguna. KPI pembelajaran: report akurat, mudah dibaca, insight relevan, dan action item dapat ditindaklanjuti.

Menjalankan monitoring harian secara mandiri dengan quality check berbasis sampling oleh supervisor. KPI pembelajaran: prioritas tepat, exception tidak terlewat, komunikasi konsisten, dan file selalu up to date.

Demonstrasi pengelolaan shipment dari departure hingga arrival termasuk transit dan satu skenario disruption. Kriteria lulus: bekerja mandiri, data akurat dan traceable, komunikasi cepat dan tepat, report profesional, serta mampu menentukan prioritas dan escalation.