Document Controller Proyek Konstruksi

Pengenalan profil PT Alam Anggun Sejahtera, struktur organisasi, dan tata tertib kerja. Pengenalan alur dokumen proyek dari surat dan gambar masuk, distribusi, dan persetujuan sampai berkas serah terima pekerjaan. Penerapan prosedur keselamatan dan kesehatan kerja di kantor proyek dan ruang arsip: tumpukan berkas, kabel listrik peralatan kantor, ergonomi kerja di depan komputer, alat pelindung diri, dan jalur evakuasi. Pengenalan sistem Magang Hub, pengisian laporan harian, dan alur evaluasi.

Mencatat setiap surat, gambar, dan dokumen teknis yang masuk dan keluar ke dalam register dokumen: nomor, tanggal, pengirim, penerima, dan status. Hasil pencatatan diperiksa mentor setiap akhir minggu.

Mencatat revisi gambar dan dokumen teknis, menarik salinan lama dari peredaran, dan menandainya sebagai tidak berlaku. Langkah ini dilakukan agar tim lapangan tidak bekerja dengan gambar yang sudah diganti.

Tahapan persetujuan dokumen teknis: diajukan, diperiksa, disetujui dengan catatan, atau dikembalikan, beserta batas waktu tanggapan. Kelengkapan berkas serah terima pekerjaan pertama dan akhir pada kontrak jasa konstruksi sebagai dasar tugas Bulan 4 sampai 6.

Peserta produktif penuh, menghimpun dan memeriksa kelengkapan dokumen serah terima pekerjaan seperti gambar terlaksana, berita acara uji, dan dokumentasi foto secara berkala, lalu menyampaikan hasilnya kepada mentor untuk diputuskan.

Merekap register dokumen selama program, menyusun laporan status dokumen proyek, dan menyusun usulan perbaikan untuk dibahas bersama mentor.

Jenis dokumen proyek konstruksi: kontrak, gambar, spesifikasi, surat, berita acara, dan laporan. Prinsip pengendalian dokumen menurut persyaratan ISO 9001: sistem penomoran, register, status revisi, dan distribusi terkendali. Alur persetujuan dokumen antara kontraktor, konsultan pengawas, dan pemberi kerja sebagai dasar Unit Kompetensi Inti 1.

Menyiapkan transmittal untuk pengiriman dokumen kepada pemberi kerja, konsultan pengawas, dan tim lapangan, lalu mencatat tanda terima dan tanggal distribusi di register dokumen.

Peserta menyusun register dokumen satu paket pekerjaan secara mandiri dengan pengawasan mentor, dari pencatatan dokumen masuk dan keluar sampai status revisi, lengkap dengan transmittal dan tanda terima.

Volume dan kompleksitas ditingkatkan. Memantau status persetujuan dokumen dari pemberi kerja dan konsultan pengawas, menandai dokumen yang melewati batas waktu tanggapan, dan menyusun daftar tindak lanjut untuk diperiksa mentor.

Penilaian kinerja peserta pada tahap produksi penuh, diukur terhadap KPI yang ditetapkan mentor di awal program: jumlah keluaran utama per bulan, ketepatan waktu penyelesaian tugas, tingkat kehadiran, dan kualitas hasil sesuai standar unit.

Merapikan arsip arsip digital dan cetak dokumen proyek agar dapat ditelusuri kembali per paket pekerjaan dan jenis dokumen, serta menyusun portofolio hasil kerja selama program.

Latihan terbimbing memakai lembar kerja register dokumen, formulir transmittal, dan folder penyimpanan berkas digital perusahaan. Penamaan berkas mengikuti kode proyek, jenis dokumen, nomor urut, dan nomor revisi.

Penilaian mentor atas kehadiran dan disiplin, sikap dan perilaku, kemampuan komunikasi, inisiatif dan tanggung jawab, kemampuan adaptasi, serta penguasaan teknis. Hasil dicatat pada format evaluasi bulanan dan dibahas bersama peserta sebagai dasar perbaikan.

Penilaian berkala atas komponen evaluasi bulanan dengan penekanan pada kenaikan volume dan kompleksitas tugas. Umpan balik mentor diberikan langsung atas hasil kerja, disertai rencana perbaikan untuk bulan berikutnya.

Rekapitulasi penilaian Bulan I sampai Bulan VI. Presentasi hasil kerja peserta di hadapan mentor dan perwakilan perusahaan. Penyusunan ringkasan capaian kompetensi, nilai akhir, catatan pengembangan, dan rekomendasi kelulusan sebagai dasar penerbitan sertifikat.