Event Coordinator

Memahami industri event, jenis-jenis event, fungsi Event Coordinator, alur kerja event, serta peran masing-masing divisi dalam sebuah event.

Mengenal kebutuhan produksi event seperti stage, backdrop, LED/videotron, sound system, lighting, furniture, signage, dan branding area.

Memahami komponen biaya event, budgeting, quotation, payment terms, serta perbedaan budget estimation dan actual cost.

Memahami penerapan identitas brand dalam event melalui backdrop, signage, stage, booth, merchandise, digital screen, dan berbagai touchpoint.

Memahami alur operasional saat event berlangsung, pembagian PIC, komunikasi antar-divisi, monitoring rundown, dan penyelesaian kendala.

Mempelajari potensi risiko seperti keterlambatan vendor, perubahan rundown, kendala talent, masalah teknis, cuaca, dan emergency situation.

Mempelajari tanggung jawab Event Coordinator mulai dari menerima brief, membuat timeline, koordinasi internal, vendor, hingga event selesai.

Membuat production checklist, production schedule, kebutuhan teknis, layout sederhana, serta berkoordinasi dengan tim produksi.

Membuat budget sederhana, melakukan perbandingan quotation vendor, menghitung kebutuhan biaya, dan melakukan monitoring pengeluaran.

Membuat brief untuk kebutuhan desain event berdasarkan konsep, ukuran, media placement, key visual, dan kebutuhan branding.

Melakukan simulasi event mulai dari setup, technical meeting, rehearsal, guest arrival, acara berlangsung, hingga closing.

Melakukan simulasi penyelesaian masalah secara cepat, terstruktur, dan tetap menjaga komunikasi dengan stakeholder.

Mengamati proses kerja event dari sisi persiapan, koordinasi tim, komunikasi, hingga pelaksanaan di lapangan.

Mempelajari proses site visit, pengecekan venue, akses loading, listrik, ukuran area, kapasitas, fasilitas, serta potensi kendala di lokasi.

Mempelajari pengelolaan dokumen seperti quotation, PO, invoice, vendor database, contact list, checklist, dan dokumen event lainnya.

Mempelajari proses pengelolaan undangan, RSVP, registrasi, seating arrangement, VIP handling, dan guest experience.

Peserta terlibat langsung dalam persiapan dan pelaksanaan event sebagai bagian dari event team dengan tanggung jawab yang ditentukan supervisor.

Mempelajari proses evaluasi event, membandingkan target dan hasil, mengidentifikasi kendala, serta membuat rekomendasi improvement.

Mempelajari cara membaca dan memahami brief dari klien/internal, objective event, target audience, key message, deliverables, dan kebutuhan produksi.

Memahami jenis vendor event dan proses pemilihan vendor berdasarkan kualitas, harga, kapasitas, dan kebutuhan event.

Membuat dan mengelola database vendor, talent, venue, crew, equipment, serta stakeholder event.

Melakukan koordinasi dengan MC, talent, speaker, performer, moderator, termasuk kebutuhan teknis, rundown, rehearsal, dan briefing.

Membuat laporan event yang berisi overview event, jumlah peserta, dokumentasi, vendor, hasil kegiatan, kendala, dan evaluasi.

Membuat konsep dasar event berdasarkan brief, termasuk tema, konsep aktivitas, kebutuhan venue, audience experience, dan estimasi kebutuhan produksi.

Membuat vendor brief, mengirim inquiry, membandingkan penawaran, melakukan follow-up, dan memastikan kebutuhan vendor sesuai brief.

Peserta diberikan brief event dan diminta menyusun konsep, timeline, checklist, budget sederhana, vendor plan, rundown, dan kebutuhan produksi.

Memahami penyusunan timeline event dari tahap pre-event, event day, hingga post-event.

Melakukan koordinasi progress vendor, deadline produksi, revisi, delivery, instalasi, hingga dismantle.

Mempresentasikan rancangan event secara menyeluruh dan menjelaskan alasan pemilihan konsep, timeline, budgeting, vendor, operational plan, serta contingency plan.

Membuat checklist kebutuhan event seperti venue, talent, vendor, equipment, merchandise, branding, rundown, dan dokumentasi.

Evaluasi kemampuan peserta selama 6 bulan, review hasil pekerjaan, pemberian feedback, dan penyusunan development plan.

Melatih komunikasi profesional dengan client, internal team, vendor, talent, venue, dan stakeholder lainnya.

Belajar mengikuti meeting, mencatat poin penting, membuat MOM, menentukan PIC, deadline, serta melakukan follow-up.