Event Planning & Project Coordinator Intern

Memahami karakteristik industri event dan MICE, tahapan penyelenggaraan acara, struktur tim, serta peran koordinator proyek dalam mendukung kegiatan PT Mahardika Anak Bangsa.

Membuat jadwal persiapan, timeline proyek, checklist pekerjaan, dan rundown acara agar setiap tahapan kegiatan dapat berjalan sesuai rencana.

Mempelajari pembagian tanggung jawab, penyusunan daftar tugas, koordinasi antarbagian, pencatatan progres pekerjaan, serta tindak lanjut hasil rapat persiapan acara.

Menyusun daftar kebutuhan perlengkapan, tata panggung, audio visual, dekorasi, konsumsi, registrasi, dan logistik berdasarkan jenis acara yang akan diselenggarakan.

Memantau penyelesaian tugas, membandingkan progres aktual dengan jadwal, mencatat keterlambatan, dan membantu menindaklanjuti pekerjaan yang belum selesai.

Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan yang mencakup realisasi jadwal, penggunaan anggaran, dokumentasi, jumlah peserta, kendala, dan hasil kegiatan.

Mempelajari identifikasi kebutuhan klien, penentuan tujuan acara, penentuan target peserta, penyusunan tema, dan pengembangan konsep kegiatan sesuai kebutuhan penyelenggaraan.

Mempelajari penyusunan estimasi biaya, pengelompokan kebutuhan acara, pencatatan anggaran, serta perbandingan rencana biaya dengan penawaran penyedia barang dan jasa.

Membantu mengidentifikasi kebutuhan vendor, mengumpulkan penawaran, membandingkan spesifikasi dan biaya, serta memantau konfirmasi pemesanan sesuai persetujuan perusahaan.

Mengidentifikasi potensi kendala dalam pelaksanaan acara, menyusun daftar risiko, mempelajari prosedur keadaan darurat, serta memahami koordinasi keselamatan dan keamanan kegiatan.

Mempelajari pendataan peserta, pengelolaan daftar undangan, persiapan registrasi, penyampaian informasi acara, serta rekapitulasi kehadiran dan kebutuhan layanan peserta.

Menganalisis hasil evaluasi dan menyusun rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan efektivitas perencanaan, koordinasi, pelayanan peserta, dan efisiensi pelaksanaan acara berikutnya.

Menyusun proposal kegiatan, kerangka acuan kerja (terms of reference), gambaran pelaksanaan acara, kebutuhan sumber daya, dan dokumen awal perencanaan proyek.

Mengelola dokumen perencanaan, daftar kebutuhan, catatan rapat, jadwal kerja, serta arsip komunikasi dan administrasi proyek secara terstruktur.

Mempelajari survei lokasi, pencatatan kapasitas dan fasilitas, penyusunan denah sederhana, serta identifikasi kebutuhan teknis dan aksesibilitas lokasi acara.

Mempelajari pemantauan kesiapan sebelum acara, koordinasi antartim, pengecekan kebutuhan teknis, dan pencatatan perubahan jadwal atau kendala selama pelaksanaan kegiatan.

Membandingkan realisasi kegiatan dan biaya dengan rencana awal, mengumpulkan umpan balik peserta, mencatat kendala, serta mengidentifikasi aspek yang perlu diperbaiki.

Menyelesaikan proyek akhir berupa rancangan perencanaan acara secara menyeluruh, mempresentasikan dokumen dan alur pelaksanaannya, serta mengevaluasi pencapaian kompetensi bersama mentor.