Finance Assistant

Sebagai Finance Assistant, peserta magang akan terlibat dalam mendukung pelaksanaan administrasi dan operasional keuangan di lingkungan Perkumpulan Keluarga Berencana Indonesia (PKBI). Peserta akan membantu memastikan proses pencatatan, pemeriksaan dokumen, pembayaran, pengelolaan kas, pelaporan, serta pengarsipan dokumen keuangan dilaksanakan secara tertib, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebijakan organisasi.

Peserta magang akan memperoleh pengalaman dalam melakukan administrasi keuangan, memeriksa kelengkapan dokumen transaksi, melakukan input data keuangan, membantu proses pembayaran, mengelola petty cash, melakukan rekonsiliasi kas dan rekening bank, serta mendukung penyusunan laporan keuangan. Dalam menjalankan tugasnya, peserta akan bekerja di bawah supervisi dan asistensi Bidang Keuangan serta berkoordinasi dengan unit program, operasional, administrasi, vendor, mitra, dan pihak terkait lainnya.

Tugas dan Tanggung Jawab Selama Magang

1. Mendukung Administrasi Keuangan

Membantu melaksanakan proses administrasi keuangan organisasi sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang berlaku di PKBI.

Membantu menyiapkan dan mengelola dokumen yang berkaitan dengan transaksi keuangan organisasi maupun program.

Membantu memastikan setiap transaksi keuangan memiliki dokumen pendukung yang sesuai.

Membantu melakukan pengecekan administratif terhadap dokumen sebelum diproses lebih lanjut.

Mendukung koordinasi dengan unit kerja terkait dalam penyelesaian kebutuhan administrasi keuangan.

2. Melakukan Pemeriksaan Kelengkapan Dokumen Keuangan

Memeriksa kelengkapan dokumen transaksi seperti invoice, kuitansi, bukti pembayaran, Surat Pertanggungjawaban (SPJ), dan dokumen pendukung lainnya.

Memastikan informasi dalam dokumen keuangan sesuai dengan transaksi yang dilakukan.

Membantu mengidentifikasi dokumen yang belum lengkap atau memerlukan perbaikan.

Melakukan koordinasi dengan pihak terkait apabila terdapat kekurangan atau ketidaksesuaian dokumen.

Membantu memastikan dokumen keuangan memenuhi ketentuan organisasi dan persyaratan donor.

3. Mendukung Pencatatan dan Input Transaksi Keuangan

Membantu melakukan input transaksi keuangan ke dalam sistem akuntansi atau aplikasi keuangan yang digunakan oleh organisasi.

Memasukkan data transaksi secara teliti berdasarkan dokumen sumber yang telah diverifikasi.

Membantu melakukan pengecekan kembali terhadap data yang telah diinput untuk mengurangi kesalahan pencatatan.

Membantu mengelompokkan transaksi sesuai dengan jenis dan kebutuhan pencatatan keuangan.

Menjaga kerapian dan keteraturan data keuangan yang telah dicatat dalam sistem.

4. Mendukung Proses Pembayaran

Membantu menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk proses pembayaran kepada vendor, mitra, maupun staf.

Memeriksa kelengkapan dokumen pembayaran sebelum diajukan untuk proses lebih lanjut.

Membantu memastikan pembayaran dilakukan berdasarkan prosedur dan otorisasi yang berlaku.

Membantu melakukan pencatatan atas pembayaran yang telah dilakukan.

Melakukan koordinasi dengan unit terkait apabila terdapat kendala atau informasi yang perlu dilengkapi dalam proses pembayaran.

5. Mengelola dan Mencatat Petty Cash

Membantu menyiapkan dan mengelola petty cash sesuai dengan kebutuhan operasional organisasi.

Melakukan pencatatan setiap penggunaan petty cash berdasarkan bukti transaksi yang tersedia.

Membantu melakukan pengecekan kesesuaian antara saldo kas fisik dengan catatan administrasi.

Membantu melakukan rekonsiliasi dan pengisian kembali petty cash sesuai prosedur organisasi.

Memastikan seluruh penggunaan petty cash memiliki bukti transaksi dan dokumentasi yang lengkap.

6. Mendukung Penyusunan Laporan Keuangan

Membantu mengumpulkan dan menyiapkan data yang diperlukan untuk penyusunan laporan keuangan.

Membantu proses penyusunan laporan keuangan secara berkala, baik bulanan, triwulanan, maupun tahunan.

Melakukan pengecekan terhadap data dan dokumen pendukung laporan sebelum disampaikan kepada supervisor.

Membantu mengidentifikasi adanya perbedaan atau ketidaksesuaian data yang ditemukan dalam proses penyusunan laporan.

Mendukung penyediaan data keuangan yang diperlukan oleh unit kerja atau program terkait.

7. Melakukan Pengarsipan Dokumen Keuangan

Mengelola dan mengarsipkan dokumen keuangan secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun digital.

Mengelompokkan dokumen berdasarkan jenis transaksi, periode, program, atau kategori lainnya sesuai dengan sistem pengarsipan organisasi.

Memastikan dokumen keuangan mudah ditemukan ketika diperlukan untuk keperluan administrasi, pelaporan, maupun audit.

Membantu melakukan penataan dan pemeliharaan arsip keuangan agar tetap rapi dan lengkap.

Menjaga keamanan dan kerahasiaan dokumen serta informasi keuangan sesuai dengan ketentuan organisasi.

8. Mendukung Rekonsiliasi Kas dan Rekening Bank

Membantu melakukan pencocokan antara catatan keuangan dengan saldo kas dan rekening bank.

Membantu mengidentifikasi perbedaan antara catatan transaksi dengan mutasi rekening bank.

Mengumpulkan dokumen pendukung yang diperlukan dalam proses rekonsiliasi.

Membantu mencatat dan menindaklanjuti adanya selisih atau transaksi yang belum tercatat.

Mendukung penyelesaian proses rekonsiliasi secara berkala sesuai dengan prosedur yang berlaku.

9. Mendukung Persiapan Audit

Membantu menyiapkan dokumen keuangan yang diperlukan untuk keperluan audit internal maupun eksternal.

Mengumpulkan dan menata dokumen berdasarkan permintaan auditor atau supervisor.

Membantu memastikan dokumen pendukung transaksi tersedia dan dapat ditelusuri dengan baik.

Membantu memberikan data dan dokumen yang diperlukan selama proses pemeriksaan.

Mendukung proses tindak lanjut atas permintaan kelengkapan dokumen atau informasi keuangan.

10. Berkoordinasi dengan Unit dan Program Terkait

Berkoordinasi dengan unit program, administrasi, operasional, dan unit kerja lainnya dalam pemenuhan dokumen keuangan.

Membantu mengingatkan pihak terkait mengenai dokumen pertanggungjawaban yang belum lengkap.

Membantu memastikan dokumen keuangan yang diterima dari unit atau program sesuai dengan kebutuhan administrasi dan pelaporan.

Membangun komunikasi kerja yang baik dengan pihak internal maupun eksternal yang berkaitan dengan proses administrasi keuangan.

Mendukung kelancaran alur administrasi keuangan antarunit di dalam organisasi.

11. Mendukung Kepatuhan terhadap Kebijakan Keuangan

Membantu memastikan transaksi dan dokumen keuangan diproses sesuai dengan kebijakan dan prosedur PKBI.

Memahami dan menerapkan ketentuan dasar yang berkaitan dengan standar akuntansi serta persyaratan donor.

Membantu memastikan transaksi memiliki dasar, bukti, dan otorisasi yang sesuai.

Membantu mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian dalam proses administrasi keuangan dan melaporkannya kepada supervisor.

Menjaga ketelitian, integritas, dan akuntabilitas dalam setiap proses administrasi keuangan yang dilakukan.

Kompetensi yang Diharapkan

Melalui kegiatan magang ini, peserta diharapkan dapat mengembangkan kemampuan dalam:

Melakukan administrasi dan pencatatan keuangan secara sistematis.

Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen keuangan.

Melakukan input dan pengelolaan data transaksi keuangan.

Memahami proses pembayaran kepada vendor, mitra, dan staf.

Mengelola serta melakukan pencatatan petty cash.

Memahami proses rekonsiliasi kas dan rekening bank.

Membantu penyusunan laporan keuangan secara berkala.

Melakukan pengarsipan dokumen keuangan secara tertib.

Memahami proses persiapan dokumen untuk kebutuhan audit.

Memahami penerapan kebijakan dan prosedur keuangan organisasi.

Melakukan koordinasi dengan berbagai unit kerja.

Bekerja secara teliti, sistematis, dan bertanggung jawab.

Menjaga kerahasiaan dan keamanan informasi keuangan.

Mengembangkan kemampuan menggunakan sistem atau aplikasi administrasi keuangan.

Hasil yang Diharapkan

Pada akhir masa magang, peserta diharapkan memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai proses pengelolaan keuangan dalam organisasi, mulai dari administrasi dan pemeriksaan dokumen, pencatatan transaksi, proses pembayaran, pengelolaan petty cash, rekonsiliasi kas dan bank, penyusunan laporan, pengarsipan, hingga persiapan kebutuhan audit.

Peserta juga diharapkan mampu memahami pentingnya ketelitian, akurasi, ketepatan waktu, kepatuhan terhadap prosedur, serta akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan organisasi. Selain memperoleh pengalaman teknis di bidang administrasi keuangan, peserta diharapkan mampu bekerja secara profesional dan kolaboratif dengan berbagai unit kerja untuk mendukung tata kelola keuangan PKBI yang transparan, tertib, dan efektif.