General Service Intern

onboarding MagangHub — company profile, struktur organisasi, peraturan perusahaan, Winning Principle (Act Fast and Practical, Be the Solution, Continuous Improvement), perkenalan dengan mentor teknikal dan mentor HR, serta setup laptop dan akun kerja (16 jam). Minggu 1–3: basic training soft skill dari tim Learning & Development (40 jam). Minggu 2: pembekalan fungsi (8 jam) — pengenalan general services, pengelolaan fasilitas kantor, administrasi aset dan inventaris, pengelolaan perlengkapan kantor, koordinasi vendor, serta prosedur keselamatan dan keamanan lingkungan kerja. Minggu 3–4: tugas awal terdampingi berupa pemeriksaan kondisi fasilitas kantor, pendataan perlengkapan dan inventaris, serta mempelajari alur permintaan layanan dan penanganan keluhan fasilitas. Peserta menyepakati rencana belajar 6 bulan dan KPI posisi dengan mentor: ketepatan waktu penyelesaian permintaan layanan; akurasi data inventaris dan aset kantor; serta kepatuhan terhadap jadwal pemeriksaan dan pemeliharaan fasilitas. Porsi teori dan simulasi ±64 jam (10–25% total durasi). Output: rencana belajar 6 bulan, hasil pendataan awal inventaris, dan laporan pemeriksaan fasilitas kantor. Penilaian: observasi, pemeriksaan hasil tugas, dan diskusi dengan mentor.

Peserta magang mulai terlibat dalam pengelolaan inventaris dan aset perusahaan, termasuk melakukan pencatatan barang masuk dan keluar, memperbarui data inventaris, memantau kondisi aset, serta mengidentifikasi kebutuhan pengadaan perlengkapan kantor. Peserta juga membantu memastikan ketersediaan kebutuhan operasional harian dan melakukan pengecekan berkala terhadap barang yang memerlukan penggantian atau penambahan stok. Seluruh aktivitas dilakukan dengan mengikuti prosedur pencatatan dan persetujuan yang berlaku. Output: Data inventaris yang diperbarui, laporan kondisi aset, serta rekap kebutuhan perlengkapan dan pengadaan. KPI/Target Bulanan: Minimal 95% akurasi data inventaris, 100% transaksi barang yang ditangani tercatat, serta pelaksanaan pengecekan inventaris sesuai jadwal yang ditetapkan.

Peserta magang mempelajari dan membantu proses koordinasi dengan vendor untuk kebutuhan pemeliharaan fasilitas, perbaikan sarana kantor, kebersihan, serta pengadaan barang dan jasa operasional. Peserta melakukan pencatatan permintaan perbaikan, memantau status penyelesaian pekerjaan, mengarsipkan dokumen pendukung, dan membantu melakukan tindak lanjut kepada pihak terkait. Selain itu, peserta mulai memahami cara memantau kualitas layanan vendor berdasarkan ketepatan waktu, kesesuaian pekerjaan, dan standar layanan perusahaan. Output: Rekap permintaan pemeliharaan dan perbaikan, dokumentasi koordinasi vendor, serta laporan status pekerjaan fasilitas. KPI/Target Bulanan: 100% permintaan perbaikan yang diterima tercatat, minimal 90% permintaan ditindaklanjuti sesuai SLA atau target waktu yang ditetapkan, serta kelengkapan dokumentasi vendor minimal 95%.

Peserta magang membantu menangani permintaan layanan General Service dari karyawan, seperti kebutuhan perlengkapan kantor, fasilitas kerja, pemindahan barang, dan dukungan operasional lainnya. Peserta melakukan pencatatan permintaan, menentukan prioritas berdasarkan urgensi, berkoordinasi dengan tim terkait, serta memantau penyelesaian permintaan hingga tuntas. Peserta juga mulai mengidentifikasi kendala yang sering muncul dalam operasional dan menyusun usulan perbaikan sederhana untuk meningkatkan efektivitas layanan serta efisiensi penggunaan sumber daya. Output: Rekap permintaan layanan, laporan penyelesaian permintaan, dan usulan perbaikan proses operasional. KPI/Target Bulanan: Minimal 90% permintaan layanan diselesaikan sesuai SLA yang berlaku, 100% permintaan yang ditangani terdokumentasi, serta menghasilkan minimal 1 usulan perbaikan operasional berdasarkan hasil evaluasi.

Peserta magang membantu melakukan monitoring kebutuhan dan biaya operasional General Service, termasuk merekap pengeluaran perlengkapan kantor, biaya pemeliharaan fasilitas, serta kebutuhan pengadaan barang dan jasa. Peserta memeriksa kelengkapan dokumen pendukung, membandingkan realisasi pengeluaran dengan data atau anggaran yang tersedia, dan membantu mengidentifikasi peluang efisiensi biaya tanpa mengurangi kualitas layanan. Peserta juga menyusun evaluasi sederhana terkait kondisi fasilitas, pemenuhan kebutuhan karyawan, dan kinerja layanan vendor untuk mendukung pengambilan keputusan oleh tim General Service. Output: Rekap biaya operasional, dokumentasi pendukung pengeluaran, dan laporan evaluasi layanan serta peluang efisiensi. KPI/Target Bulanan: Minimal 95% kelengkapan dokumen pengeluaran yang ditangani, akurasi rekap biaya minimal 95%, serta menghasilkan minimal 1 rekomendasi efisiensi atau peningkatan kualitas layanan.

Peserta magang melakukan evaluasi terhadap aktivitas General Service yang telah dilaksanakan selama masa magang, meliputi pengelolaan inventaris, pemenuhan permintaan layanan, koordinasi vendor, pemeliharaan fasilitas, serta pencatatan biaya operasional. Peserta menyusun laporan akhir yang merangkum pencapaian, kendala, hasil monitoring, dan rekomendasi peningkatan proses kerja. Peserta juga mempresentasikan hasil pekerjaan kepada supervisor serta memastikan seluruh data, dokumen, dan catatan operasional yang menjadi tanggung jawabnya telah diperbarui dan diserahkan dengan baik. Output: Laporan akhir kegiatan General Service, rekap pencapaian KPI, dokumentasi administrasi yang lengkap, dan rekomendasi perbaikan operasional. KPI/Target Bulanan: 100% laporan akhir dan dokumen yang menjadi tanggung jawab peserta diselesaikan sesuai tenggat waktu, minimal 95% kelengkapan data dan dokumentasi, serta minimal 1 rekomendasi perbaikan proses yang dapat dievaluasi lebih lanjut oleh tim General Service.