Internship - Dep. Pengadaan Jasa Bag. Pengadaan Jasa 1

Mempelajari fungsi pengadaan jasa, alur proses tender, pihak-pihak yang terlibat, serta tahapan pengadaan mulai dari persiapan hingga penetapan penyedia sesuai prosedur perusahaan.

Memahami prinsip penyusunan database pengadaan, struktur data, konsistensi pencatatan, serta pentingnya akurasi dan pembaruan informasi dalam mendukung monitoring tender.

Mempelajari cara memantau perkembangan tender berdasarkan tahapan, jadwal, status dokumen, dan informasi tindak lanjut, termasuk mengenali potensi keterlambatan proses.

Memahami cara memeriksa kesesuaian data tender dengan dokumen pendukung, mengidentifikasi data yang tidak lengkap atau tidak konsisten, serta menerapkan prinsip ketertiban administrasi dan kerahasiaan dokumen.

Mengolah database menjadi laporan monitoring yang memuat jumlah dan status tender, progres tahapan, serta daftar proses yang membutuhkan tindak lanjut. Data dapat disajikan dalam bentuk tabel atau grafik sederhana sesuai kebutuhan tim.

Meninjau data progres tender untuk mengidentifikasi status yang belum diperbarui, dokumen yang masih perlu dilengkapi, serta proses yang berpotensi mengalami keterlambatan. Hasil evaluasi dirangkum sebagai bahan koordinasi dan tindak lanjut bersama pembimbing.

Mengenali jenis dokumen yang digunakan dalam proses tender, memahami fungsi setiap dokumen, serta mempelajari tata cara pengarsipan dan penamaan file agar dokumen mudah ditelusuri.

Melakukan input dan pembaruan data tender ke dalam database menggunakan spreadsheet atau aplikasi internal, mengelompokkan data berdasarkan kategori yang ditentukan, serta memeriksa kelengkapan informasi yang dicatat.

Membantu memperbarui status tender berdasarkan informasi yang tersedia, mencatat perkembangan setiap tahapan, serta menyusun rekapitulasi progres untuk memudahkan pemantauan oleh tim Pengadaan Jasa 1.

Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian data tender dengan dokumen sumber, mengidentifikasi duplikasi atau kesalahan pencatatan, serta melakukan koreksi dan pembaruan berdasarkan hasil verifikasi pembimbing.

Melakukan pemeriksaan akhir terhadap database yang dikelola, memastikan data tersusun secara sistematis, serta menyusun laporan yang merangkum kegiatan monitoring tender, pengelolaan database, hasil pekerjaan, dan rekomendasi perbaikan sederhana berdasarkan pengalaman magang.