Penata Keprotokolan dan Humas

Peserta magang mempelajari materi keprotokolan yang mencakup tata tempat sesuai tingkatan jabatan berdasarkan Peraturan Presiden tentang Tata Tempat dan Tata Upacara, tata upacara (penghormatan, pembacaan doa, dan pengibaran bendera), serta tata cara penerimaan tamu negara/pejabat setingkat menteri, gubernur, dan duta besar. Mereka juga dilatih menyusun susunan acara yang rinci (running order), naskah MC dan doa, serta pengaturan fasilitas (sound system, lighting, tempat duduk, konsumsi, dan dokumentasi). Selain itu, mereka mempelajari klasifikasi acara (kenegaraan, resmi, atau internal) yang menentukan tingkat protokol yang diterapkan, sehingga mampu merencanakan, mengoordinasikan, dan melaksanakan kegiatan keprotokolan secara profesional, tertib, dan bermartabat sesuai standar DPD RI.

Peserta magang mempelajari materi kehumasan yang mencakup strategi komunikasi publik untuk membangun citra positif DPD RI, teknik pengelolaan media (monitoring pemberitaan, kliping pers, dan analisis isu), penyusunan konten humas (siaran pers, artikel website, konten media sosial, dan laporan tahunan), serta mekanisme pelayanan informasi publik sesuai UU KIP, termasuk penanganan pertanyaan/keluhan masyarakat melalui call center, email, dan media sosial. Mereka juga dilatih melakukan manajemen krisis/isu negatif, yaitu merespons cepat dengan klarifikasi resmi dan mengoordinasikan pernyataan dengan juru bicara DPD RI, serta menyusun laporan evaluasi kehumasan secara berkala untuk mengukur efektivitas komunikasi dan memberikan rekomendasi perbaikan, sehingga mampu menjalankan fungsi humas yang profesional, responsif, dan transparan dalam menjembatani DPD RI dengan publik.

Peserta magang mempelajari UU Nomor 9 Tahun 2010 yang menjadi landasan hukum penyelenggaraan keprotokolan di Indonesia, mencakup pengertian protokol sebagai serangkaian kegiatan yang mengatur tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan dalam acara kenegaraan/resmi, hak kehormatan, fasilitas, dan keamanan bagi pejabat negara sesuai tingkatan (Presiden, Wapres, Menteri, Duta Besar, dan pimpinan lembaga negara seperti Ketua DPD RI), serta perbedaan tingkatan acara (Kenegaraan, Resmi, dan Internal) yang menentukan standar protokoler yang diterapkan. Mereka juga mempelajari sanksi bagi pelanggaran protokol dan kewenangan Menteri dalam mengoordinasikan pelaksanaan protokol antar-instansi, sehingga mampu menerapkan aturan ini secara konsisten untuk menjaga martabat, ketertiban, dan kelancaran setiap kegiatan resmi di lingkungan DPD RI.

Peserta magang mempelajari praktik keprotokolan yang disesuaikan dengan jenis kegiatan anggota DPD RI, yaitu Kunker yang bersifat resmi/terjadwal dengan protokol lengkap (penyambutan, tata tempat sesuai tingkatan, pengawalan, dan koordinasi dengan Pemda/TNI/Polri) dan Reses yang lebih fleksibel untuk menyerap aspirasi langsung, tetap memperhatikan unsur protokol minimal seperti tata cara interaksi, kesetaraan duduk, serta penggunaan bahasa dan dokumentasi yang santun, namun tetap menjaga martabat dan keselamatan anggota. Mereka juga dilatih menyusun rencana operasional protokol untuk setiap titik kegiatan, mengelola logistik acara, berkoordinasi dengan perangkat daerah dan keamanan setempat, serta melakukan dokumentasi sebagai laporan resmi, sehingga setiap kunker dan/atau reses berjalan tertib, aman, dan efektif dalam menjalankan fungsi representasi anggota DPD RI.

Peserta magang mempelajari UU KIP yang menjadi landasan bagi humas DPD RI dalam menyediakan, menyampaikan, dan mengelola informasi publik secara terbuka, akurat, dan tepat waktu, dengan fokus pada hak publik untuk mengakses informasi (kecuali yang dikecualikan: rahasia negara, pribadi, dan komersial), kewajiban lembaga publik untuk menyediakan informasi secara proaktif (website, papan pengumuman, media sosial) dan reaktif (melayani permohonan informasi), serta peran Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) sebagai koordinator pelayanan informasi. Mereka juga dilatih menyusun Daftar Informasi Publik (DIP) yang diklasifikasikan menjadi periodik, serta-merta, dan setiap saat, serta menangani keberatan jika pemohon informasi tidak puas, sehingga humas DPD RI mampu menjalankan fungsi keterbukaan yang transparan, responsif, dan membangun kepercayaan publik.

Peserta magang mempelajari praktik kehumasan di Sekretariat Jenderal DPD RI yang mencakup pengelolaan hubungan dengan media (monitoring pemberitaan, kliping pers, dan konferensi pers), produksi konten kehumasan (siaran pers, artikel website, majalah internal, dan konten media sosial) yang terintegrasi dengan Divisi Media dan Pemberitaan, pelayanan informasi publik melalui PPID (melayani permohonan, menyusun Daftar Informasi Publik, dan menangani keberatan), serta penanganan krisis/isu negatif dengan menyiapkan pernyataan resmi dan klarifikasi cepat melalui juru bicara DPD RI. Mereka juga dilibatkan dalam penyusunan laporan kehumasan tahunan, evaluasi capaian media, dan koordinasi lintas biro untuk memastikan setiap kegiatan pimpinan terdokumentasi dan terpublikasi dengan baik, sehingga humas Setjen DPD RI berfungsi sebagai jembatan informasi yang transparan, akuntabel, dan mendukung pencitraan positif lembaga.