Pengadministrasi Ketatausahaan - Subbagian Tata Usaha, Direktorat Sistem dan Strategi Pembangunan Perumahan Perkotaan

Mempelajari tugas dan fungsi direktorat, proses bisnis ketatausahaan, serta prosedur pengelolaan administrasi perkantoran. Membantu menginventarisasi, mencatat, mengelompokkan, dan menata dokumen administrasi, serta mempelajari mekanisme pengarsipan dan penyediaan dokumen untuk mendukung kelancaran kegiatan tata usaha direktorat.

Membantu pengelolaan administrasi perkantoran, meliputi pencatatan, pengolahan, penataan, dan pengarsipan dokumen administrasi. Membantu menyusun rekapitulasi data administrasi, memperbarui daftar dokumen, menyiapkan kebutuhan administrasi pegawai dan kegiatan, serta mendukung pengelolaan dokumen secara tertib, sistematis, dan akuntabel.

Membantu menyiapkan kelengkapan administrasi pelaksanaan kegiatan dan rapat, meliputi penyusunan agenda, jadwal, surat undangan, daftar hadir, bahan paparan, dan dokumen pendukung lainnya. Membantu pelaksanaan administrasi rapat, pencatatan hasil pembahasan, penyusunan notula, serta pengelolaan dokumentasi kegiatan sesuai arahan pembimbing.

Membantu mengumpulkan, mengolah, dan merekapitulasi data serta dokumentasi hasil pelaksanaan kegiatan direktorat. Membantu menyusun konsep laporan kegiatan, rekapitulasi hasil rapat, matriks tindak lanjut, dan dokumen administrasi pendukung pelaporan, serta melakukan pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian data untuk mendukung penyusunan laporan secara akurat dan tepat waktu.

Membantu pelaksanaan administrasi umum yang mendukung kegiatan tata usaha direktorat, meliputi penyiapan kebutuhan administrasi operasional, pendataan dan rekapitulasi kebutuhan perlengkapan kantor, pengelolaan jadwal kegiatan, serta koordinasi penyiapan sarana dan dokumen pendukung kegiatan. Membantu memastikan kelengkapan administrasi dan kesiapan kebutuhan operasional perkantoran.

Membantu mengonsolidasikan dokumen administrasi perkantoran, administrasi kegiatan, laporan, bahan rapat, dan dokumen pendukung operasional ketatausahaan. Membantu memeriksa kelengkapan serta keteraturan dokumen, mengidentifikasi kendala pelaksanaan administrasi, dan menyusun bahan laporan hasil kegiatan serta rekomendasi perbaikan tata kelola administrasi untuk mendukung peningkatan efektivitas pelayanan ketatausahaan direktorat.