Pengadministrasi Perkantoran

Pengenalan struktur organisasi, tata tertib, dan SOP administrasi kesekretariatan instansi. Mempelajari Peraturan Menteri mengenai Tata Naskah Dinas (aturan penggunaan logo, jenis surat, ukuran fon, dan margin resmi). Membantu pengelolaan surat masuk dan surat keluar (pencatatan, penomoran sesuai kode klasifikasi, dan pembuatan lembar disposisi). Pengenalan aplikasi arsip dinas terintegrasi (seperti Aplikasi Srikandi).

Melakukan klasifikasi arsip berdasarkan sistem abjad, nomor, atau kronologis kedinasan. Proses alih media (digitalisasi): Memindai (scanning) dokumen fisik menjadi draf elektronik (searchable PDF) untuk disimpan di cloud storage instansi. Mempelajari dan menerapkan JAD (Jadwal Retensi Arsip) untuk memilah arsip aktif, inaktif, atau dokumen yang siap dimusnahkan.

Mengolah data administratif (seperti data inventaris barang kantor, daftar hadir pegawai, atau rekapitulasi surat) menggunakan Microsoft Excel tingkat lanjut (VLOOKUP, IF, Pivot Table). Membuat draf dokumen otomatis menggunakan fitur Mail Merge untuk kebutuhan pembuatan surat undangan masal atau sertifikat kegiatan. Mengelola kalender digital instansi/pimpinan untuk penjadwalan rapat dan koordinasi internal.

Menyiapkan administrasi rapat: Membuat surat undangan, menyusun daftar hadir, dan menyiapkan dokumen bahan rapat (working papers). Bertindak sebagai Notulis: Mencatat jalannya rapat dinas dan menyusun draf Notula Rapat (Minutes of Meeting) yang berstruktur resmi. Menerima tamu dinas, melayani telepon masuk dengan etika komunikasi birokrasi yang profesional (telephone courtesy).

Mengelola administrasi ATK (Alat Tulis Kantor): Mencatat stok keluar-masuk barang dan menyusun draf usulan pengadaan bulanan. Membantu pengawasan berkala terhadap kelayakan fasilitas ruang kerja (AC, proyektor, printer, ruang rapat). Membantu administrasi keuangan dan operasional

Menyusun Laporan capaian output atau draf laporan bulanan internal tim Kerja