Pengelola Data dan Arsip

Mengenai regulasi UU Kearsipan Nasional, tata laksana administrasi instansi pemerintah, struktur organisasi Tata Usaha UPT KKP, kode etik perlindungan informasi negara, serta pengenalan menyeluruh terhadap alur koordinasi kerja dan tugas pokok fungsi antar-divisi teknis di lingkungan balai.

Mengenai standar manajemen transformasi digital pemerintahan. Mencakup spesifikasi teknis resolusi pemindaian (scanning) dokumen negara agar tetap terbaca jelas, aspek hukum legalitas dokumen elektronik hasil alih media, aturan retensi file digital, serta pengenalan arsitektur basis data digital.

Menyimpan arsip sesuai klasifikasi, kode, dan prosedur penyimpanan yang benar.

Melakukan scanning, penamaan file, dan penyimpanan arsip digital sesuai standar.

Mempelajari proses pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip sesuai Jadwal Retensi Arsip.

Melaksanakan seluruh proses pengelolaan arsip mulai penerimaan hingga penyimpanan secara mandiri.

Mengelola dokumen kedinasan: menerima, menyortir, dan meregistrasi surat masuk ke buku agenda verbal harian; menerbitkan nomor urut surat keluar resmi balai; serta melakukan distribusi fisik maupun digital berkas kerja ke penanggung jawab divisi teknis tepat waktu sesuai instruksi lembar disposisi Kepala Balai.

Menggunakan mesin high-speed scanner untuk digitalisasi dokumen massal. Pekerjaan meliputi penyiapan dokumen, pemindaian sertifikat CPIB/CBIB pembudidaya, rekam hasil pengujian laboratorium kesehatan ikan/lingkungan, serta melakukan konversi format file menjadi PDF berkualitas optimal tanpa merusak dokumen fisik asli.Materi 3

Melaksanakan perawatan arsip agar terhindar dari kerusakan akibat debu, kelembaban, maupun hama.

Mengelola arsip elektronik termasuk folder, metadata, dan keamanan data.

Menyusun dokumen administrasi pemindahan maupun pemusnahan arsip.

Menangani permasalahan yang terjadi dalam pengelolaan arsip dengan pendampingan pembimbing.

Mengenai sistem penataan arsip berbasis kode subjek sektoral KKP. Fokus pada aturan pemisahan dan pengelompokan berkas substantif teknis budidaya perikanan , dokumen pengujian lab, berkas keuangan DIPA balai, surat pertanggungjawaban (SPJ), hingga dokumen kepegawaian internal.

Mengenai formula standarisasi penulisan nama file arsip elektronik (e-archiving). Mempelajari teknik penyusunan kode taksonomi berbasis tanggal, jenis surat, kode subjek kedinasan, dan nomor urut dokumen agar e-document seragam, terstruktur, mudah diindeks oleh sistem basis data, dan mempercepat pencarian data.

Melaksanakan pelayanan peminjaman, pengembalian, dan pengendalian arsip kepada pengguna.

Menyusun daftar arsip yang memasuki masa inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Melakukan pengecekan kesesuaian pengelolaan arsip terhadap standar operasional.

Menyusun laporan hasil kegiatan magang dan mempresentasikan capaian kompetensi.

Merapikan ruang arsip: melakukan proses pengindeksan dokumen cetak, pembuatan label punggung ordner, penataan fisik berkas ke dalam lemari/rak arsip menggunakan sistem kronologis dan alfa-numerik secara presisi, serta menjaga kebersihan sirkulasi udara ruang penyimpanan dokumen.

Merancang pohon struktur folder digital pada Google Drive/OneDrive kedinasan, mengunggah massal file PDF hasil pemindaian secara rapi sesuai klasifikasi subjek, serta melakukan konfigurasi pembatasan izin keamanan akses link (sharing permission viewer, commenter, atau editor).

Mengoperasikan aplikasi atau sistem informasi kearsipan untuk pencatatan dan pencarian arsip.

Melakukan pemeriksaan dan evaluasi ketertiban penyimpanan arsip pada unit kerja.

Memberikan pelayanan pencarian dan penyediaan arsip kepada pengguna sesuai prosedur.

Melaksanakan penilaian akhir kemampuan dalam mengelola arsip sesuai standar operasional instansi.