Procurement & Asset Inventory Intern

• Mengenal perusahaan, struktur organisasi, dan unit terkait (Pengadaan, Gudang, Finance, pengguna barang). • Mempelajari alur permintaan sampai pembayaran dan siklus hidup aset. • Mengikuti pengenalan K3, aturan kerahasiaan data, dan batas wewenang peserta. • Pelatihan dasar spreadsheet yang dipakai di departemen.

• Menyusun register PR/PO dan memperbarui status pesanan. • Merapikan dokumen quotation, PO, dan bukti penerimaan. • Membuat matriks perbandingan penawaran vendor (sebagai bahan mentor, bukan penentu pemenang). • Menyusun database vendor dan memeriksa data ganda.

• Menyusun master item consumable (kode, satuan, kategori) dan kartu stok. • Menghitung dan memperbarui batas minimum berdasarkan histori pemakaian, bersama mentor. • Membuat laporan stok kritis dan usulan restock untuk disetujui mentor. • Melakukan stock opname dan mencatat selisih stok beserta penyebab yang ditemukan.

• Membuat register tagihan: nomor PO, vendor, tanggal barang diterima, tanggal invoice, tanggal diserahkan ke Finance, status. • Memeriksa kelengkapan paket tagihan dan kesesuaian PO, bukti penerimaan, dan invoice; mencatat ketidaksesuaian untuk ditindaklanjuti mentor. • Memantau umur tagihan dan mengingatkan tindak lanjut dokumen yang kurang. • Mengolah histori pembelian (harga, frekuensi, lead time) sebagai indikator awal penilaian vendor.

• Memperbarui register aset baru dengan format standar dan menghubungkannya dengan dokumen pendukung. • Mencatat mutasi aset (lokasi/pengguna) dan memantau kelengkapan form dan persetujuannya. • Memantau usulan penghapusan aset dari tahap usulan sampai berita acara dan pembaruan register. • Melakukan pengecekan fisik dan pelabelan aset di Gresik yang datanya sudah valid, dengan izin, APD, dan pendamping; mencatat status label dan foto bukti.

• Menetapkan kriteria, bobot, dan skala nilai (ketepatan kirim, kesesuaian spesifikasi, kelengkapan dokumen tagihan, respons, harga). • Menyusun draft SOP, form penilaian, template skor, dan dashboard sederhana. • Uji coba pada minimal 3 vendor memakai data riil dari register peserta. • Menyusun laporan uji coba, presentasi ke manajemen, dan evaluasi akhir program.