Procurement Contract Intern

Peserta mempelajari pemantauan masa berlaku kontrak, milestone, dan pemenuhan kewajiban kontraktual vendor (jadwal, jaminan, garansi, asuransi, pembayaran, dan retensi), eskalasi keterlambatan atau ketidaksesuaian, penutupan kontrak, serta kepatuhan terhadap prosedur perusahaan dan ketentuan yang berlaku. Peserta menyiapkan laporan status kontrak dan dokumen pendukung untuk kebutuhan audit menggunakan Microsoft Excel (conditional formatting, pivot table, dan dashboard sederhana) dan PowerPoint.

Peserta mengenal profil perusahaan, struktur organisasi SCM, serta alur end-to-end pengadaan mulai dari purchase requisition, RFQ, evaluasi penawaran, negosiasi, hingga penerbitan kontrak/PO, pengiriman, dan pembayaran. Peserta mempelajari peran Procurement, Legal, Project, Finance, dan vendor dalam proses kontrak, prosedur K3 yang relevan di kantor dan saat kunjungan proyek atau workshop, aturan kerahasiaan dokumen, serta penggunaan Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) untuk penomoran, penamaan file, dan pengelolaan dokumen.

Peserta mempelajari dasar hukum perjanjian dalam KUHPerdata (syarat sah perjanjian, asas kebebasan berkontrak, wanprestasi, dan keadaan memaksa/force majeure), ketentuan terkait jasa konstruksi, bea meterai, tanda tangan elektronik, dan penyelesaian sengketa (negosiasi, mediasi, pengadilan, arbitrase), serta pengantar ketentuan pengadaan pemerintah/BUMN bila relevan dengan proyek. Peserta juga mempelajari prosedur pengadaan internal, kewenangan persetujuan (delegation of authority), dan jenis dokumen kontrak (Purchase Order, kontrak barang, kontrak jasa/subkontrak, lump sum, unit price, SPK, dan LOA).

Peserta berlatih menyusun draft kontrak pengadaan barang dan jasa, SPK, serta LOA menggunakan template perusahaan di Microsoft Word, meliputi para pihak, ruang lingkup dan spesifikasi, harga dan mata uang, syarat pembayaran, jadwal dan lokasi penyerahan, Incoterms, garansi, jaminan (performance bond, advance payment guarantee, retensi), denda keterlambatan, force majeure, terminasi, dan penyelesaian sengketa. Peserta menggunakan styles, numbering, cross-reference, track changes, dan compare document agar draft konsisten dan mudah direview.

Peserta mempelajari cara memeriksa kesesuaian draft kontrak dengan minutes of meeting negosiasi, penawaran vendor (harga, lingkup, dan syarat komersial), purchase requisition/spesifikasi, serta kebutuhan proyek, termasuk memeriksa kelengkapan dokumen dan ketentuan komersial menggunakan checklist dan Microsoft Excel. Peserta berlatih berkoordinasi dengan Legal, Project, Finance, dan vendor, mengelola komentar revisi, serta menyiapkan paket dokumen untuk review, approval, dan penandatanganan, termasuk kelengkapan lampiran, meterai, dan tanda tangan elektronik.

Peserta mempelajari pengelolaan administrasi dan dokumentasi kontrak secara sistematis, meliputi penomoran, contract register, struktur arsip digital dan fisik, kontrol versi, serta kerahasiaan dokumen. Peserta memahami proses perubahan kontrak, addendum, dan VO, mulai dari identifikasi dasar perubahan, dampak biaya dan waktu, kelengkapan justifikasi dan persetujuan, hingga penerbitan dokumen perubahan.