Procurement & General Affairs Intern

Bulan pertama adalah fase kalibrasi konseptual. Peserta mempelajari karakteristik material konstruksi (baja, beton, arsitektural) dan perbedaan antara pengadaan barang, jasa pemborongan, serta jasa konsultansi. Materi mencakup pemahaman siklus Procure-to-Pay, hierarki dokumen Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO), serta regulasi perpajakan dasar terkait pengadaan (PPN & PPh). Untuk area General Affairs (GA), peserta mempelajari prinsip manajemen aset, inventarisasi, pengelolaan fasilitas kantor (HSE Perkantoran), serta regulasi perizinan dasar operasional perusahaan.

Peserta mulai mempraktikkan tahapan awal pengadaan. Tugas berfokus pada pencarian pemasok (market sounding / sourcing), melakukan uji tuntas administrasi dan legalitas calon subkontraktor/vendor (SIUJK, NIB, NPWP), serta memproses pendaftaran vendor baru ke dalam Approved Vendor List (AVL) perusahaan. Peserta juga dilibatkan dalam persiapan dokumen permintaan penawaran (Request for Quotation / RFQ) berdasarkan Bill of Quantities (BoQ) dari tim Engineering.

Peserta mempraktikkan proses eksekusi pembelian. Praktik mencakup penyusunan Bid Comparison Sheet (tabel perbandingan harga, spesifikasi teknis, dan term of payment dari minimal 3 vendor). Peserta mendampingi Senior Buyer dalam sesi klarifikasi teknis dan negosiasi harga. Setelah disetujui manajemen, peserta mempraktikkan penerbitan Purchase Order (PO) atau Surat Perintah Kerja (SPK) di dalam sistem/ERP perusahaan.

Fokus bergeser pada pemantauan distribusi (expediting). Peserta bertugas memastikan material konstruksi yang telah dipesan tiba di proyek tepat waktu (JIT - Just in Time) untuk menghindari keterlambatan jadwal pengecoran atau instalasi. Peserta berkoordinasi erat dengan vendor logistik dan admin gudang proyek (Site Warehouse) untuk memverifikasi kesesuaian Surat Jalan/DO dengan fisik barang, serta memproses administrasi retur barang jika ditemukan cacat mutu (defect).

Peserta berfokus penuh pada operasional harian pendukung (General Affairs). Praktik meliputi fleet management (pemantauan jadwal servis kendaraan operasional proyek/direksi, pengelolaan voucher BBM), pengelolaan aset kantor (pencatatan kode inventaris laptop, furniture, alat ukur proyek), serta pengelolaan fasilitas gedung (kebersihan, utilitas, ATK, dan keamanan/security). Peserta juga mempraktikkan proses perpanjangan dokumen legalitas umum perusahaan.

Bulan terakhir mensimulasikan tugas manajerial dan kepatuhan strategis. Peserta mempraktikkan penyusunan Vendor Performance Evaluation berdasarkan indikator ketepatan waktu pengiriman, kualitas material, dan fleksibilitas pembayaran. Peserta membantu penyiapan dokumen untuk keperluan audit internal/eksternal (memastikan three-way matching antara PO, DO, dan Invoice). Program ditutup dengan kompilasi portofolio hasil negosiasi/pengadaan dan tryout sertifikasi sesuai instrumen BNSP.