Procurement Planning, Control & Vendor Management - KPS

Fokus: Memahami peta rantai pasok (supply chain map), regulasi perusahaan, dan struktur data vendor yang ada. Aktivitas: o Mempelajari siklus perencanaan pengadaan (procurement cycle) dan klasifikasi kategori barang/jasa utama perusahaan. o Membantu merapikan dan memverifikasi data profil vendor di dalam sistem (legalitas, NPWP, bidang keahlian, dan riwayat kerja sama). o Memahami prosedur standar evaluasi penawaran harga dan kriteria seleksi penyedia. Target: Menguasai pemetaan basis data vendor yang aktif dan memahami alur dasar penyusunan perencanaan pengadaan

Fokus: Terlibat dalam sinkronisasi jadwal kebutuhan material dan pemantauan lini masa pengadaan. Aktivitas: o Membantu membandingkan antara rencana kebutuhan (Procurement Plan) dengan realisasi permintaan pembelian harian/bulanan (Purchase Requisition). o Menggunakan alat bantu pelacakan (seperti spreadsheet terstruktur atau Microsoft Lists) untuk memantau tenggat waktu tahapan pengadaan agar tidak terjadi hambatan operasional. o Berkoordinasi dengan tim operasional internal untuk mendata perkiraan kebutuhan mendesak (urgent request). Target: Mampu mengidentifikasi potensi keterlambatan jadwal pengadaan dan menyusun laporan status pengendalian mingguan secara rutin

Fokus: Menilai performa mitra bisnis dan meninjau efisiensi pengeluaran dasar. Aktivitas: o Mengumpulkan data kinerja vendor dari berbagai proyek/unit kerja (mencakup ketepatan waktu, kualitas barang, dan responsivitas). o Membantu menyusun laporan Vendor Performance Evaluation triwulanan berdasarkan indikator kinerja utama (KPI) yang berlaku. o Menganalisis data pengeluaran historis untuk melihat kategori pengadaan yang menyerap anggaran paling besar. Target: Tersusunnya rekapitulasi penilaian kinerja vendor dan laporan analisis varians biaya sederhana untuk evaluasi manajemen.

Fokus: Meningkatkan efisiensi proses perencanaan dan pengendalian melalui perbaikan templat atau alat bantu kerja. Aktivitas: o Mengembangkan templat atau dasbor analitik berbasis formula lanjutan/otomasi untuk memproyeksikan kebutuhan stok dan jadwal pengadaan secara lebih prediktif. o Meninjau ulang alur koordinasi antara bagian perencanaan dengan tim procurement operation guna memangkas celah miskomunikasi. o Membantu menyusun draf penyesuaian prosedur pengadaan berkala berdasarkan temuan hambatan di bulan-bulan sebelumnya. Target: Implementasi alat bantu kontrol berbasis digital yang mempermudah pemantauan anggaran dan jadwal secara real-time.

Fokus: Meninjau kepatuhan dokumen mitra bisnis dan mitigasi risiko operasional pengadaan. Aktivitas: o Melakukan audit administratif terhadap kelengkapan dokumen legal, kontrak kerja sama, dan sertifikasi vendor yang akan diperbarui masa berlakunya. o Mengidentifikasi risiko ketergantungan pada vendor tunggal (single supplier) dan membantu mencari alternatif referensi vendor baru (market research sederhana). o Mempersiapkan data pendukung untuk persiapan audit internal atau peninjauan akhir tahun anggaran unit. Target: Dokumen legalitas seluruh vendor utama terverifikasi lengkap dan tersimpan rapi, serta terpetakannya mitigasi risiko untuk pengadaan strategis

Fokus: Rangkuman hasil kerja, penyerahan dokumentasi sistem, dan evaluasi program magang. Aktivitas: o Menyusun laporan akhir magang yang merangkum kontribusi di bidang perencanaan, dasbor pengendalian, serta portofolio evaluasi vendor. o Melakukan serah terima (handover) instrumen kontrol dan basis data vendor yang telah dioptimalkan kepada tim tetap perusahaan. o Mengikuti evaluasi penutupan masa magang bersama mentor pembimbing dan evaluator dari Magang Hub Kemenaker. Target: Presentasi laporan akhir yang komprehensif, penyelesaian seluruh administrasi penutupan magang, dan perolehan rekomendasi profesional