Procurement Staff

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari alur standar pengajuan sistem BPM (Business Process Management) untuk persetujuan pembayaran yang berkaitan dengan Formulir Penggantian Biaya Pengeluaran dan Aset Tetap (Expense and Fixed Asset Reimbursement Form). 2. Memahami prosedur, kelengkapan dokumen, dan perbedaan antara pembayaran di muka (Advance Payment) dengan skema pembayaran bertahap atau Partial Payment (misalnya skema DP 30% dan Pelunasan/ Final Payment 70%). 3. Mempelajari alur administrasi untuk pembayaran biaya logistik (Logistic Expenses payment), khususnya cara memproses dan memverifikasi faktur (Invoice) dari pihak Forwarder untuk entitas Hulane Grup. 4. Mengenal klasifikasi dan persyaratan dokumen pendukung untuk pembayaran pengeluaran khusus pengadaan (Expenses Payment Procurement) agar sesuai dengan prosedur anggaran perusahaan. 5. Memahami regulasi, limitasi, dan prosedur pencatatan untuk penggunaan dana kas kecil (Petty Cash Payment) dalam transaksi operasional pengadaan skala kecil. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menjelaskan dengan tepat alur persetujuan BPM untuk berbagai jenis skema pembayaran (seperti Advance, Partial, hingga Petty Cash). 2. Peserta dapat mengidentifikasi syarat kelengkapan dokumen invoice dari forwarder logistik untuk berbagai entitas perusahaan tanpa ada yang terlewat. 3. Peserta memahami perbedaan syarat administratif antara pengajuan Expense Payment Procurement reguler dengan Fixed Asset Reimbursement.

Rincian Aktivitas: 1. Mempelajari prosedur pengajuan proses BPM untuk Formulir Peminjaman Mobil Kantor (Office Car Borrowing Form) yang diperuntukkan bagi tim procurement saat melakukan kunjungan atau audit ke pihak supplier. 2. Memahami alur dan tata cara pengajuan pemesanan ruangan (Room Booking Request) guna memfasilitasi kebutuhan rapat pengadaan, baik untuk rapat internal tim maupun rapat eksternal bersama vendor. 3. Mempelajari standar pengajuan BPM untuk permintaan pembuatan Nomor Material (Material Number) baru ke dalam pangkalan data (master data) perusahaan. 4. Mengkaji alur administratif pengajuan BPM yang diperlukan ketika terjadi perubahan proses operasional (process change) di dalam lingkup kerja pengadaan. 5. Mengenal hierarki persetujuan (approval routing) dan standar kepatuhan operasional untuk memastikan setiap penggunaan fasilitas perusahaan dan modifikasi data material sesuai dengan SOP Procurement. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menjelaskan dengan runtut alur persetujuan peminjaman kendaraan operasional dan pemesanan ruangan untuk kebutuhan meeting atau audit vendor. 2. Peserta memahami kriteria teknis dan administratif mengenai kapan sebuah Material Number baru harus diajukan melalui sistem BPM. 3. Peserta dapat mengidentifikasi pihak-pihak mana saja yang berwenang memberikan persetujuan terkait dokumentasi perubahan proses (process change) di departemen procurement.

Rincian Aktivitas: 1. Mengeksekusi pembuatan draf Surat Kuasa (Letters of Authorization) yang ditujukan kepada pihak forwarder atau PPJK (Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan) untuk pengurusan pengeluaran kontainer dari pelabuhan. 2. Menyusun dan memproses Surat Perjanjian Peminjaman Kontainer (Container Loan Agreements) sesuai dengan persyaratan dari pihak agen pelayaran (shipping line). 3. Menyiapkan dokumen deklarasi pabean, yang meliputi Surat Pernyataan Isi Barang (Declarations of Cargo Contents) dan Surat Pernyataan Fungsi Barang (Statements regarding the function of the goods) secara detail dan akurat. 4. Merumuskan dokumen penjaminan legalitas impor, seperti Surat Pernyataan Dokumen Asli (Declarations regarding original documents) dan Surat Pernyataan Keaslian Invoice (Invoice authenticity statements). 5. Mengelola, mengklasifikasikan, dan memvalidasi seluruh dokumen pengeluaran barang tersebut agar sesuai dengan identitas entitas perusahaan penerima yang tepat, baik itu untuk lingkup Hulane Group. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menyusun satu set lengkap dokumen pengeluaran barang dari pelabuhan (port clearance) secara mandiri tanpa ada dokumen wajib yang terlewat. 2. Peserta dapat memastikan seluruh surat deklarasi (seperti fungsi barang dan isi kargo) diisi dengan deskripsi yang akurat dan sesuai dengan kondisi fisik barang impor. 3. Peserta menunjukkan tingkat ketelitian 100% dalam mencantumkan nama entitas perusahaan yang benar (Hulane Group) pada setiap dokumen legalitas yang diterbitkan.

Rincian Aktivitas: 1. Mengeksekusi peninjauan dan verifikasi kelayakan dokumen Permintaan Pembelian (Purchase Requisitions / PR) yang diajukan oleh tim Warehouse dan Produksi. 2. Memproses penerbitan dokumen Pesanan Pembelian (Purchase Orders / PO) kepada pihak supplier secara akurat sesuai dengan spesifikasi, kuantitas, dan harga yang telah disepakati. 3. Melakukan pemantauan (monitoring) secara intensif terhadap jadwal pengiriman barang (delivery schedules) dari supplier guna memastikan tidak ada keterlambatan yang dapat menghambat operasional pabrik. 4. Mengelola alur pemenuhan khusus untuk kebutuhan material operasional tim pengemasan (Packing) dan Gudang (Warehouse), mencakup item-item seperti kardus karton (cartons), label, pita (ribbons), dan kantong plastik (plastic bags). 5. Menangani pengadaan material pelindung dan paletisasi, termasuk busa pelindung (foam), bobbins (kode: 235247), kertas pelapis lokal (local interlayer paper), bahan pembungkus (wrapping materials), hingga penyediaan palet kayu/plastik. Indikator Keberhasilan: 6. Peserta magang mampu mengonversi dokumen Purchase Requisition menjadi Purchase Order secara mandiri dengan tingkat akurasi 100% (bebas dari kesalahan ketik spesifikasi maupun harga). 7. Peserta berhasil mempertahankan jadwal pengiriman material packaging dari supplier agar tepat waktu (On-Time Delivery), tanpa menimbulkan status kekosongan stok (stock out) di gudang. 8. Peserta menunjukkan ketelitian tinggi dalam membedakan spesifikasi teknis berbagai kebutuhan material kemasan (seperti perbedaan jenis karton, ketebalan plastik, atau standar palet).

Rincian Aktivitas: 1. Melakukan verifikasi keabsahan dan keakuratan faktur pembayaran (payment invoices) dari pihak supplier dengan mencocokkannya terhadap dokumen Purchase Order (PO) dan bukti penerimaan barang. 2. Mengoperasikan sistem ERP perusahaan untuk melakukan entri data tagihan, secara khusus menggunakan modul SAP dengan kode transaksi MIR7 (Park Invoice / Logistics Invoice Verification). 3. Memindai (scanning) setiap lembar dokumen invoice beserta lampirannya secara individual dengan standar resolusi yang jelas untuk keperluan pengarsipan digital. 4. Mengunggah dokumen invoice yang telah dipindai dan memasukkannya ke dalam alur proses sistem BPM (Business Process Management) guna mengajukan persetujuan pembayaran ke departemen Keuangan. 5. Memastikan seluruh proses verifikasi dan administrasi tagihan ini berjalan lancar untuk menyokong kebutuhan kelanjutan stok tim Packing dan Warehouse, yang meliputi item kardus karton, label, pita, kantong plastik, busa pelindung, bobbins (235247), kertas pelapis lokal, bahan pembungkus, dan palet. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu mengeksekusi proses pencocokan dokumen tagihan (3-way matching) tanpa ada selisih nilai antara invoice, PO, dan surat jalan. 2. Peserta dapat mengoperasikan T-Code MIR7 pada sistem SAP secara mandiri, akurat, dan terhindar dari kesalahan input nominal atau tanggal pajak. 3. Peserta menunjukkan tingkat kedisiplinan 100% dalam memindai dan mendistribusikan dokumen penagihan ke dalam alur BPM, sehingga tidak ada keterlambatan pembayaran (overdue) kepada supplier.

Rincian Aktivitas: 1. Menerima, meninjau, dan memverifikasi dokumen Pemberitahuan Kedatangan Barang Impor (Import Goods Notification) untuk setiap kontainer yang tiba di pelabuhan. 2. Mengeksekusi proses entri data tarif atau biaya-biaya terkait impor (inputting rates) ke dalam sistem SAP perusahaan menggunakan kode transaksi MIR7 secara teliti dan presisi. 3. Mengintegrasikan dokumen tagihan impor yang telah di-input di SAP ke dalam alur persetujuan sistem BPM (BPM flow) untuk divalidasi oleh departemen terkait (seperti Keuangan). 4. Melakukan validasi klasifikasi dokumen untuk memastikan tagihan kedatangan kontainer selaras dengan entitas pengirim/penerima yang tepat, mencakup jaringan Hulane Group. 5. Berkoordinasi secara aktif untuk memantau progres persetujuan di BPM guna memastikan pembayaran selesai tepat waktu, sehingga terhindar dari denda penumpukan kontainer (demurrage atau detention) di pelabuhan. Indikator Keberhasilan: 1. Peserta magang mampu menginput tarif dan biaya kedatangan impor ke dalam modul SAP (MIR7) dengan tingkat akurasi nominal 100% tanpa panduan intensif. 2. Peserta berhasil mengawal alur persetujuan dokumen di sistem BPM secara efisien dan tepat waktu untuk mencegah penahanan pengeluaran barang dari pelabuhan. 3. Peserta menunjukkan pemahaman dan ketelitian tingkat tinggi dalam mengklasifikasikan administrasi penagihan berdasarkan nama entitas perusahaan afiliasi.