Purchasing

Pengenalan profil perusahaan, alur pengadaan barang/jasa, kebijakan dan SOP Purchasing, etika pengadaan, alur persetujuan, serta kebutuhan khusus industri makanan seperti spesifikasi bahan baku/kemasan, higiene, mutu, dan ketertelusuran dokumen.

Memeriksa kelengkapan PR dari user, kesesuaian spesifikasi, kuantitas, tanggal kebutuhan dan anggaran; memahami alur approval, klasifikasi pembelian rutin/nonrutin, serta membuat dan memperbarui purchasing tracker.

Mencari vendor potensial, meminta quotation/RFQ, membandingkan harga, kualitas, lead time, syarat pembayaran dan layanan; membantu membuat comparison sheet serta memeriksa dokumen legal dan kelayakan vendor sesuai prosedur perusahaan.

Membantu menyiapkan PO berdasarkan PR dan penawaran yang disetujui; memastikan item, harga, jumlah, spesifikasi, alamat dan jadwal pengiriman benar; mempelajari dasar negosiasi profesional, approval matrix, serta pengarsipan PR, quotation, PO dan korespondensi.

Memantau status PO dan tanggal kedatangan barang, melakukan follow-up vendor atas keterlambatan, serta berkoordinasi dengan Warehouse/Receiving dan user untuk verifikasi penerimaan; membantu mencocokkan PO, surat jalan dan dokumen penerimaan serta mencatat ketidaksesuaian.

Membuat laporan status PR/PO, lead time pembelian, ketepatan pengiriman, penghematan harga dan kinerja vendor; menggunakan Excel untuk analisis sederhana; menjalankan mini project seperti vendor database, monitoring PO atau standardisasi perbandingan penawaran dan mempresentasikan hasil.