Purchasing Intern

Mempelajari dasar-dasar proses purchasing dan procurement di perusahaan, meliputi pengenalan fungsi dan tanggung jawab departemen purchasing Peserta magang juga mempelajari jenis-jenis dokumen pembelian, cara membaca dan memahami informasi pada formulir permintaan barang, serta pentingnya memeriksa kelengkapan dan kesesuaian dokumen. Selain itu, peserta mempelajari dasar administrasi pengadaan, pengenalan invoice dan nota pembelian, tata cara pengelompokan dokumen berdasarkan tanggal, supplier, dan jenis transaksi, serta prinsip pengarsipan dokumen secara sistematis

Peserta magang mempraktikkan cara menghubungi supplier atau vendor melalui telepon dan email untuk meminta penawaran harga (quotation) sesuai kebutuhan perusahaan. Selain itu, peserta belajar menyampaikan permintaan informasi produk, harga, dan estimasi waktu pengiriman secara profesional, serta mengumpulkan dan memperbarui data kontak vendor baru ke dalam database supplier perusahaan.

Peserta magang mempraktikkan penginputan dan penyusunan data penawaran harga (quotation) dari beberapa vendor ke dalam Microsoft Excel untuk membandingkan harga, kualitas barang, dan biaya pengiriman. Selain itu, peserta mempelajari dasar-dasar negosiasi dengan vendor untuk memperoleh potongan harga maupun biaya pengiriman yang lebih efisien sesuai kebutuhan perusahaan.

Peserta magang mempraktikkan pembuatan dokumen Purchase Order (PO) berdasarkan vendor yang telah dipilih dan disetujui. Peserta belajar mengisi informasi nama barang, jumlah, harga, total biaya, serta tanggal pengiriman secara teliti, sekaligus memeriksa kesesuaian data dan kelengkapan dokumen sebelum PO dikirimkan kepada vendor.

Peserta magang mempraktikkan pemeriksaan kesesuaian antara barang yang diterima, surat jalan, Purchase Order (PO), dan invoice dari vendor untuk memastikan jumlah serta harga sesuai dengan dokumen pembelian. Selain itu, peserta belajar menginput dan merekap data invoice ke Microsoft Excel.

Praktik merangkum semua data pembelian, total pengeluaran kantor, dan status pembayaran vendor yang sudah dilakukan selama sebulan. Data diinput ke dalam tabel Excel yang simpel agar rapi dan siap dicek oleh atasan.