Purchasing Intern

Peserta mengenal profil perusahaan, struktur organisasi, produk yang dihasilkan, proses bisnis, visi dan misi, serta peraturan dasar perusahaan. Peserta juga diperkenalkan dengan budaya kerja, tata tertib, jam kerja, dan etika berkomunikasi di lingkungan profesional.

Peserta mempelajari alur pengadaan barang dan jasa mulai dari Purchase Request (PR), permintaan penawaran, evaluasi penawaran, Purchase Order (PO), hingga penerimaan barang. Peserta juga mengenal kategori barang dan jasa yang dibeli serta peran Purchasing dalam hubungannya dengan departemen pengguna, gudang, dan keuangan.

Peserta menganalisis data harga dan riwayat transaksi pemasok, kemudian menyusun penilaian kinerja berdasarkan ketepatan pengiriman, kesesuaian kualitas, dan responsivitas. Hasil analisis dipresentasikan kepada pembimbing.

Peserta mengerjakan satu proyek yang disepakati dengan pembimbing, misalnya analisis perbandingan pemasok untuk satu kategori material atau perapian tracker pembelian. Hasil proyek disusun dalam bentuk laporan singkat.

Peserta mempelajari dasar-dasar K3, penggunaan alat pelindung diri (APD), identifikasi potensi bahaya, prosedur keadaan darurat, serta tata cara melaporkan kondisi tidak aman. Untuk peserta yang ditempatkan di area produksi atau laboratorium, materi dilanjutkan dengan pengenalan bahaya sesuai area kerja dan prosedur keselamatan yang berlaku.

Peserta mempelajari SOP pengadaan, batas kewenangan persetujuan pembelian, standar kualitas barang, serta ketentuan dokumen yang harus dipenuhi dalam setiap transaksi. Pembimbing menjelaskan contoh penerapannya pada pembelian yang sedang berjalan.

Peserta memantau status PO yang berjalan, menghubungi pemasok untuk konfirmasi jadwal kirim, dan memperbarui informasi pengiriman pada tracker. Peserta juga berkoordinasi dengan gudang untuk memastikan barang yang datang sesuai dengan pesanan.

Peserta mempelajari isi perjanjian atau kontrak pengadaan, memeriksa kelengkapan dokumen pemasok sesuai ketentuan perusahaan, dan mencatat masa berlaku kontrak serta syarat yang harus dipenuhi kedua pihak.

Peserta mencari alternatif pemasok untuk material tertentu dan menyiapkan bahan pendukung negosiasi, seperti perbandingan harga dan riwayat transaksi. Peserta mengamati proses negosiasi yang dilakukan pembimbing.

Peserta menjalankan tugas rutin Purchasing dengan tingkat pengawasan yang lebih ringan, mencakup pemrosesan PR, pemantauan pesanan, koordinasi dengan departemen terkait, dan pencatatan data pembelian.

Peserta diperkenalkan dengan prosedur administrasi, pengelolaan dokumen, pengisian formulir, penyimpanan data, serta aplikasi kerja yang digunakan perusahaan. Materi disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing departemen, termasuk penggunaan Microsoft Excel, email, dan sistem informasi internal apabila tersedia.

Peserta mengenal dokumen yang digunakan dalam proses pembelian seperti PR, PO, surat jalan, berita acara penerimaan, dan invoice, serta istilah dasar seperti lead time, minimum order, dan term of payment. Peserta berlatih memeriksa kelengkapan dan kesesuaian isi dokumen dengan arahan pembimbing.

Peserta mempelajari cara membandingkan harga pemasok, perhitungan total biaya pembelian, serta kriteria evaluasi pemasok seperti harga, kualitas, ketepatan waktu pengiriman, dan responsivitas.

Peserta belajar mengenali dan menangani kendala dalam proses pembelian seperti keterlambatan pengiriman, barang tidak sesuai, perubahan PR, atau retur. Peserta mencatat kronologi kendala dan mengeskalasikannya kepada pembimbing sesuai alur yang berlaku.

Peserta memperbarui daftar kontrak pengadaan, memantau masa berlaku dan pemenuhan syarat kontrak, serta menyampaikan temuan yang perlu ditindaklanjuti kepada pembimbing.

Peserta merapikan arsip dan data yang dikerjakan selama magang, menyusun catatan alur kerja yang dipelajari, serta menyerahkan pekerjaan yang masih berjalan kepada pembimbing atau karyawan terkait.

Peserta mencatat data pembelian ke dalam tracker atau sistem yang digunakan, mengarsipkan dokumen pembelian secara tertib, dan memastikan data yang dicatat sesuai dengan dokumen sumbernya.

Pembimbing meninjau capaian peserta pada bulan ini, memberikan umpan balik, dan menyepakati fokus pembelajaran bulan berikutnya.

Peserta berkoordinasi dengan departemen pengguna, gudang, dan keuangan untuk memastikan kebutuhan material terpenuhi tepat waktu, serta menindaklanjuti kelengkapan dokumen yang dibutuhkan untuk proses penerimaan barang dan pembayaran.

Peserta menyusun laporan pembelian periodik, seperti rekap PO, status PO yang masih berjalan, dan realisasi pembelian terhadap permintaan. Peserta memastikan data lengkap dan akurat melalui pengecekan terhadap dokumen sumber.

Peserta mempresentasikan hasil proyek dan pembelajaran selama magang, kemudian mengikuti sesi evaluasi bersama pembimbing untuk menerima masukan atas kinerja dan area pengembangan.

Pembimbing meninjau capaian peserta pada bulan ini, memberikan umpan balik, dan menyepakati fokus pembelajaran bulan berikutnya.