REKAM MEDIS (DISTRIBUSI DAN ARSIP)

Deskripsi materi Peserta mempelajari seluruh teori dan prosedur kerja pengarsipan serta pendistribusian rekam medis, meliputi sistem penyimpanan, penomoran, penjajaran, pencarian, pengambilan, distribusi, penerimaan kembali, pengembalian, peminjaman, pengelolaan arsip aktif dan inaktif, serta pengendalian dokumen rekam medis. Target kemampuan: 1. Memahami sistem penyimpanan dan penjajaran rekam medis. 2. Memahami prosedur pengarsipan dan penataan dokumen rekam medis. 3. Memahami alur pencarian dan pengambilan dokumen dari rak penyimpanan. 4. Memahami prosedur pendistribusian rekam medis ke unit pelayanan. 5. Memahami prosedur pencatatan dan pengendalian dokumen yang didistribusikan. 6. Memahami prosedur penerimaan dan pengembalian dokumen rekam medis. 7. Memahami pengelolaan arsip rekam medis aktif dan inaktif. 8. Memahami prosedur peminjaman dan penelusuran dokumen rekam medis. 9. Memahami pemeliharaan, keamanan, dan kerahasiaan arsip rekam medis. 10. Memahami SOP pengarsipan dan pendistribusian yang berlaku di rumah sakit. Indikator keberhasilan: Peserta mampu menjelaskan seluruh alur pengarsipan dan pendistribusian rekam medis serta memahami prosedur kerja yang akan diterapkan pada kegiatan praktik.

Deskripsi materi Peserta melaksanakan praktik dasar pengarsipan rekam medis, mulai dari penerimaan dokumen, pemeriksaan identitas, pengelompokan, penjajaran, penyimpanan, hingga penataan dokumen pada rak filing sesuai sistem penyimpanan rumah sakit. Target kemampuan: 1. Melaksanakan penerimaan dokumen rekam medis yang akan disimpan. 2. Memeriksa kesesuaian nomor dan identitas rekam medis. 3. Mengelompokkan dokumen berdasarkan sistem penomoran. 4. Melaksanakan penjajaran dokumen menggunakan sistem Terminal Digit Filing. 5. Melakukan penyimpanan dokumen sesuai nomor dan lokasi rak. 6. Melaksanakan penataan dokumen pada rak penyimpanan. 7. Mengidentifikasi kesalahan penempatan dokumen atau missfile. 8. Menjaga kerapian dan keteraturan ruang penyimpanan. Indikator keberhasilan: Peserta mampu melakukan proses pengarsipan, penjajaran, dan penyimpanan rekam medis secara tepat serta sesuai dengan sistem filing yang digunakan rumah sakit.

Deskripsi materi Peserta melaksanakan praktik pendistribusian rekam medis kepada unit pelayanan, mulai dari penerimaan permintaan, pencarian nomor rekam medis, pengambilan dokumen, pencatatan, hingga penyerahan dokumen kepada unit yang membutuhkan. Target kemampuan: 1. Menerima permintaan dokumen rekam medis dari unit pelayanan. 2. Melakukan pencarian nomor rekam medis melalui SIMRS atau daftar indeks. 3. Mengambil dokumen dari rak penyimpanan sesuai nomor rekam medis. 4. Memastikan kesesuaian identitas dokumen sebelum didistribusikan. 5. Melakukan pencatatan dokumen yang keluar melalui buku ekspedisi atau sistem tracking. 6. Mendistribusikan dokumen ke unit rawat jalan, rawat inap, dan IGD. 7. Memastikan dokumen diterima oleh petugas yang berwenang. 8. Melakukan pencatatan apabila dokumen belum ditemukan. Indikator keberhasilan: Peserta mampu melaksanakan pendistribusian rekam medis secara tepat, tertib, dan sesuai tujuan pelayanan dengan memperhatikan ketepatan identitas serta waktu distribusi.

Deskripsi materi Peserta melaksanakan praktik pengelolaan arsip rekam medis aktif dan inaktif, meliputi identifikasi, pemilahan, pengelompokan, penataan, inventarisasi, serta penyimpanan dokumen berdasarkan sistem dan ketentuan retensi arsip rumah sakit. Target kemampuan: 1. Mengidentifikasi dokumen rekam medis aktif dan inaktif. 2. Melakukan pemilahan dokumen berdasarkan ketentuan retensi. 3. Mengelompokkan dokumen berdasarkan nomor dan periode penyimpanan. 4. Melaksanakan penataan arsip rekam medis inaktif. 5. Melakukan inventarisasi dokumen yang disimpan. 6. Melakukan pencatatan lokasi penyimpanan arsip. 7. Melaksanakan pemeliharaan kondisi fisik dokumen. 8. Menjaga keamanan dan keteraturan ruang penyimpanan arsip. Indikator keberhasilan: Peserta mampu melaksanakan pengelolaan dan penataan arsip rekam medis aktif maupun inaktif secara sistematis, serta mampu melakukan inventarisasi dan penelusuran lokasi dokumen.

Deskripsi materi Peserta melaksanakan praktik pengendalian pergerakan dokumen rekam medis melalui pencatatan distribusi, peminjaman, pengembalian, penelusuran dokumen, identifikasi missfile, serta monitoring keberadaan dokumen pada unit pelayanan dan ruang penyimpanan. Target kemampuan: 1. Melakukan pencatatan pergerakan dokumen rekam medis. 2. Melaksanakan monitoring dokumen yang sedang didistribusikan. 3. Melakukan pencatatan peminjaman dan pengembalian dokumen. 4. Menelusuri dokumen yang belum dikembalikan ke ruang filing. 5. Melakukan pencarian dokumen yang salah tempat atau mengalami missfile. 6. Melakukan pencocokan catatan distribusi dengan keberadaan fisik dokumen. 7. Melakukan koordinasi dengan unit pelayanan terkait dokumen yang belum kembali. 8. Memperbarui data status dan lokasi dokumen rekam medis. Indikator keberhasilan: Peserta mampu melakukan pengendalian dan penelusuran dokumen rekam medis, mengidentifikasi permasalahan distribusi dan penyimpanan, serta melaksanakan pencatatan sesuai prosedur.

Deskripsi materi Peserta mengintegrasikan kompetensi yang diperoleh selama lima bulan sebelumnya melalui praktik pengarsipan dan pendistribusian rekam medis secara menyeluruh, evaluasi hasil kerja, serta penyusunan laporan akhir magang. Target kemampuan: 1. Melaksanakan seluruh proses pengarsipan mulai dari penerimaan, pengelompokan, penjajaran, hingga penyimpanan dokumen. 2. Melaksanakan seluruh alur pendistribusian mulai dari permintaan, pencarian, pengambilan, pencatatan, hingga penyerahan dokumen. 3. Melaksanakan pengelolaan arsip aktif dan inaktif sesuai ketentuan penyimpanan. 4. Melakukan pencatatan dan pengendalian pergerakan dokumen rekam medis. 5. Melaksanakan penelusuran dokumen yang belum kembali atau tidak ditemukan. 6. Memastikan kesesuaian antara data administrasi dan keberadaan fisik dokumen. 7. Melakukan evaluasi ketepatan pengarsipan dan pendistribusian. 8. Menyusun rekapitulasi kegiatan pengarsipan dan pendistribusian. 9. Mengidentifikasi kendala dan memberikan usulan perbaikan kepada pembimbing. 10. Menyusun laporan akhir kegiatan magang dan capaian kompetensi. Indikator keberhasilan: Peserta mampu melaksanakan kegiatan pengarsipan dan pendistribusian rekam medis secara terintegrasi, menunjukkan ketelitian dan tanggung jawab dalam pengelolaan dokumen, serta menyusun laporan akhir sesuai hasil kegiatan praktik.

Deskripsi materi Peserta melaksanakan praktik dasar pengarsipan rekam medis, mulai dari penerimaan dokumen, pemeriksaan identitas, pengelompokan, penjajaran, penyimpanan, hingga penataan dokumen pada rak filing sesuai sistem penyimpanan rumah sakit. Target kemampuan: 1. Melaksanakan penerimaan dokumen rekam medis yang akan disimpan. 2. Memeriksa kesesuaian nomor dan identitas rekam medis. 3. Mengelompokkan dokumen berdasarkan sistem penomoran. 4. Melaksanakan penjajaran dokumen menggunakan sistem Terminal Digit Filing. 5. Melakukan penyimpanan dokumen sesuai nomor dan lokasi rak. 6. Melaksanakan penataan dokumen pada rak penyimpanan. 7. Mengidentifikasi kesalahan penempatan dokumen atau missfile. 8. Menjaga kerapian dan keteraturan ruang penyimpanan. Indikator keberhasilan: Peserta mampu melakukan proses pengarsipan, penjajaran, dan penyimpanan rekam medis secara tepat serta sesuai dengan sistem filing yang digunakan rumah sakit.