Relation officer Japanese Speaker

Memberikan pengetahuan mengenai property dan hotel product knowledge dan budaya kerja perusahaan dan Peraaturan Perusahaan

1. Salam & Kedatangan (Aisatsu)Saat tamu tiba, segera berikan hormat dengan membungkuk dan gunakan bahasa yang sopan.Tindakan: Sambut tamu dengan "いらっしゃいませ。お待ちしておりました。" (Irasshaimase. Omachi shite orimashita.) - Selamat datang, kami sudah menunggumu.Panduan: Sapa tamu dengan "お客様" (Okyaku-sama).2. Bantuan Bagasi (Nimotsu Taisou)Tawarkan untuk mengurus barang-barang mereka sebelum mereka melakukan proses check-in.Tindakan: Ucapkan, "お荷物をお預かりいたします。" (Oni-motsu o oazukari itashimasu.) - Kami akan mengurus barang bawaanmu.Proses: Berikan tag pengambilan bagasi kepada tamu dan jelaskan, "こちらのタグをお持ちください。" (Kochira no tagu o omochi kudasai.) - Harap simpan tag ini bersama Anda.3. Check-In & VerifikasiPastikan proses berjalan lancar, karena tamu Jepang menghargai instruksi yang jelas dan langkah demi langkah.Tindakan: Tanyakan nama reservasi dan paspor mereka. Katakan: "恐れ入りますが、パスポートをお預かりしてもよろしいでしょうか？" (Osoreirimasu ga, pasupooto o oazukari shite mo yoroshii deshou ka?) - Permisi, bolehkah saya minta paspor Anda?Proses: Arahkan mereka ke Panduan SOP Manajemen Hotel untuk prosedur check-in guna menjaga standardisasi.4. Penjelasan Ruangan (Annai)Saat memberikan kunci kamar, jelaskan waktu sarapan dan fasilitas hotel dengan sopan.Tindakan: Detailkan waktu makan dengan jelas. Gunakan "朝食は〇〇時から〇〇時までです。" (Choushoku wa 00-ji kara 00-ji made desu.) - Sarapan dimulai dari pukul 00 hingga 00.5. Check-Out & KeberangkatanSampaikan terima kasih atas kunjungan mereka dan tawarkan bantuan saat keberangkatan.Tindakan: Ucapkan "ご滞在いただき、誠にありがとうございました。" (Gotai-zai itadaki, makoto ni arigatou gozaimashita.) - Terima kasih banyak atas kunjungan Anda.Proses: Tanyakan, "タクシーをお呼びいたしましょうか？" (Takushii o oyobi itashimashou ka?) - Haruskah saya memanggilkan taksi untuk Anda?

Menangani tamu Jepang membutuhkan prioritas pada keramahan antisipatif (omotenashi) dan perhatian terhadap detail. Sediakan lingkungan yang sangat bersih, siapkan rencana perjalanan yang terperinci, hormati ruang pribadi, dan tawarkan waktu istirahat yang tenang dan nyaman. Hindari sentuhan fisik saat menyapa, dan perhatikan preferensi budaya mereka.1. Akomodasi & RumahSaat menjamu tamu Jepang di rumah atau penginapan tradisional, persiapan kecil sangat berarti dalam membuat mereka merasa nyaman dan dihargai.Lepaskan Sepatu: Selalu sediakan sandal rumah yang bersih, karena bertelanjang kaki atau mengenakan sepatu jalanan tidak diperbolehkan di dalam ruangan.Pengaturan Tempat Tidur: Jika mereka tidur di tempat tidur bergaya Barat, pastikan tempat tidur tersebut baru saja dirapikan dan handuk tertata rapi.Waktu istirahat: Berkomunikasi dalam bahasa asing sangat melelahkan secara mental. Berikan mereka waktu tenang dan ruang dalam jadwal harian mereka untuk mengisi kembali energi.2. Makan & HiburanStandar makanan Jepang terkenal tinggi; oleh karena itu, mengajak mereka mencicipi masakan lokal atau makanan khas daripada makanan Jepang standar sangat disarankan.Tata Krama di Meja Makan: Ucapkan itadakimasu sebelum makan dan tunggu tuan rumah atau tamu senior untuk memulai.Menuangkan Minuman: Saat minum bersama teman, tuangkan minuman untuk orang lain menggunakan kedua tangan. Tamu Anda kemungkinan akan membalas gestur tersebut.Keakraban Santai: Banyak pengunjung Jepang senang merasa menjadi bagian dari aktivitas keluarga normal (misalnya, barbekyu di halaman belakang atau berbelanja bersama di supermarket lokal) daripada terus-menerus makan di restoran.3. Interaksi Bisnis & FormalJika Anda menerima kunjungan tamu di kantor atau tempat kerja Anda, ketelitian dan organisasi adalah kunci keberhasilan pertemuan.Kartu Nama: Jika bertukar meishi (kartu nama), berikan dengan kedua tangan, menghadap penerima, dan terima kartu nama mereka dengan kedua tangan.Sediakan Agenda: Selalu sediakan agenda tertulis berisi poin-poin yang ingin Anda diskusikan, beserta map atau buku catatan yang berisi detail tentang perusahaan Anda.Ketepatan waktu: Bersikaplah tepat waktu. Jika Anda memperkirakan adanya penundaan atau perubahan pada rencana perjalanan, komunikasikan dan sampaikan permintaan maaf jauh-jauh hari sebelumnya.

Hosting a Japanese guest is all about omotenashi (the art of sincere, detail-oriented hospitality). Provide clean indoor slippers at the entryway, offer a warm towel (oshibori) upon arrival, and maintain a quiet, clutter-free environment so they can comfortably unwind after a long day.Creating a Comfortable EnvironmentThe Entryway (Genkan): Provide clear space for your guest to remove their shoes. Ensure house slippers are readily available, and provide a separate, distinct pair of slippers strictly for use in the bathroom.Downtime and Space: Communicating in a foreign language is mentally exhausting. Ensure your guest has ample private time and a quiet, comfortable space to retreat to rather than feeling pressured to be "on" all day.Decluttering: The Japanese approach to a tidy home focuses on intentionally empty surfaces and calm order. Keep countertops and tables clear to promote a tranquil atmosphere.Food, Dining, and SocializingCommunal Bathing: If you have a bathtub, be sure to explain that the tub is for soaking after thoroughly washing the body outside of it, as the bathwater may be shared.Dining Together: Instead of formal or heavy dining out, many Japanese guests prefer sharing normal, cozy family activities like cooking simple meals together or building meals at the table (like tacos or hotpot).Light Conversation: Socializing at home should be a chance to relax. Keep discussions light, positive, and focused on shared experiences, activities, or the weather, rather than intense topics like work or politics.Tipping: Tipping is not customary in Japan, and it does not play a role in standard home hospitality.

Listen (Dengarkan): Biarkan tamu menyampaikan keluhan sepenuhnya tanpa memotong pembicaraan.Empathize (Empati): Ucapkan permohonan maaf dengan tulus dan tunjukkan bahwa Anda memahami kekecewaan mereka.Apologize (Minta Maaf): Akui kesalahan atau ketidaknyamanan yang terjadi dengan sopan dan profesional.Resolve (Selesaikan): Berikan solusi konkret atau tawarkan kompensasi yang wajar (seperti upgrade kamar, diskon, atau layanan gratis).Notify (Laporkan): Catat keluhan ke dalam log dan laporkan kepada departemen terkait (seperti Housekeeping atau Engineering) agar masalah segera diperbaiki.

Menyusun Report Maganghub

Tanggung jawab pekerjaan harian yang spesifik biasanya meliputi:Resepsionis & Check-in: Membantu proses check-in dan check-out VIP, menangani pergerakan rombongan, dan melakukan kunjungan sebagai bentuk keramahan.Hubungan Tamu: Menyambut warga Jepang, menjelaskan fasilitas hotel, menangani keluhan dengan profesionalisme, dan menyediakan layanan pramutamu.Penerjemahan & Interpretasi: Menerjemahkan dokumen (seperti menu atau surat sambutan) dan memberikan dukungan interpretasi selama rapat atau acara.Administrasi Umum: Mengelola tugas-tugas kantor, menangani ringkasan cucian, dan berkoordinasi dengan departemen lain.Penjualan & Pemasaran (Opsional tergantung peran): Menawarkan layanan hotel tambahan, mengembangkan akun korporat, atau membantu dukungan penjualan dengan klien Jepang.